CORRESPONDENCIA

¿Qué es la correspondencia?

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. Entre ellas se tiene e cartas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

¿Qué es la correspondencia comercial?

Es el sistema de comunicación escrito que utilizan las empresas en sus diferentes actividades mercantiles, cuyo contenido está referido a agilizar las diversas transacciones que realizan comercios, industrias y toda institución empresarial.

¿Qué es la correspondencia personal?

Se denomina de esta manera al trato de una manera recíproco entre dos personas que se intercambian mutuamente y con carácter personal cartas, notas que se envían a través de un correo postal. Se la considera privada ya que solo está dirigida de una manera individual y particular a alguien y se refiere a un asunto específico aunque sea con carácter comercial y oficial; también se hallan dentro de este grupo las cartas familiares.

Como se clasifica la correspondencia comercial

Según el orden natural de las operaciones comerciales, la correspondencia se clasifica en:

1. Publicitaria

2. Compra-venta (Consulta, Cotización, Pedido, Remisión, Recepción)

3. Ajuste (Misiva de Reclamación, Misiva de Explicación, Misiva de Justificación)

4. Crédito (Solicitud, Concesión)

5. Cobranza (Aviso de Vencimiento, Invocatoria de Cobranza, Cobranza Enérgica, Carta de demanda)

6. Prórroga (Solicitud, Concesión, Denegación)

Cuáles son las características básicas de la carta comercial

• Buena organización: Cada carta comercial se dirige a un fin específico o una tarea. Podría ser una solicitud de información, la respuesta a una consulta o la presentación de una propuesta. El primer párrafo establece el propósito de la carta. Responde a las preguntas del periodista: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Los párrafos restantes apoyan este propósito con diferentes puntos (cualificaciones, atributos, características). El último párrafo reafirma este propósito y define claramente las expectativas del escritor. El escritor usa frases de transición apropiadas para asegurar que todas las partes de la carta fluyan juntas sin problemas.

• Claro y conciso: Una buena carta comercial ofrece toda la información pertinente de manera clara y concisa. El escritor usa un tono apropiado y lenguaje. Mantiene el vocabulario sencillo y evita el uso de lenguaje técnico o abstracto para impresionar al lector. Varía la longitud de las oraciones, dejando de la do las frases largas con demasiados detalles. Sin embargo, no se limita a frases cortas y entrecortadas. Siempre que sea posible, utiliza la voz activa en lugar de la voz pasiva.

• Bien estructurado: Cada carta comercial sigue el formato de la empresa y los requisitos de la fuente. En un formato de bloque, toda la carta está justificada a la izquierda y con espaciado sencillo, excepto por un doble espacio entre párrafos. El formato de bloque modificado sigue el estilo de bloque, pero posicionando la fecha y el cierre en el centro. La mayoría de las cartas de negocios incluyen la fecha, dentro de la dirección, saludo, el asunto, el cierre de cortesía, firma y recintos. Si la letra es más corta o más larga que el promedio, el escritor hace los ajustes necesarios en el espacio vertical.

• Libre de errores: Antes de enviar cualquier carta, el escritor lee el primer borrador en voz alta. Esta es una excelente manera de comprobar si hay un lenguaje que suene extraño o antinatural. Él usa un diccionario y libro de estilo de escritura para revisar la ortografía, gramática y puntuación.

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