La correspondencia

INTRODUCCIÓN:

La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.

Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito empresarial. El sobre y la redacción de la carta juegan un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la correspondencia.

La comunicación es fundamental para establecer buenas relaciones humanas, sin embargo, esta se ve afectada ya requiere el entendimiento mutuo del emisor. La comunicación es eficaz solo cuando el receptor entiende el mensaje del emisor, en los términos en que este ha querido darle su mensaje. Confabulan contra una buena comunicación factores tales como: Diferencias culturales, Métodos de Comunicación, Lenguaje, Diferencias de percepciones de cada persona.

Se logra una comunicación verdadera si estamos interesados en el lenguaje de la otra persona, de tal forma que esta se puede expresar libre y sinceramente, si escuchamos atentamente y observamos con conciencia y somos capaces de ponernos en el lugar del otro. Solo entonces estaremos estableciendo las bases de una buena comunicación.

CORRESPONDENCIA:

Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA:

Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

• Por el destino: Públicas y Privadas

 Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (radio, prensa, TV, Carteleras, pancartas.)

 Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

• Por su contenido: primera clase y segunda clase

 Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

 Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

• Por su tramitación: Postal y Telegráfica

 Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

 Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

 Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

 Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

• Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

 Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.

 Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación

 Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

• Por su extensión: Largas, medianas y cortas

 Largas: Cuando contienen más de doscientas palabras

 Medianas: Cuando contienen doscientas palabras

 Cortas: Cuando contienen cien palabras

• Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación.

ESTILO:

Es la forma externa con que se hacen sensibles las ideas y los sentimientos.

ELEMENTOS DEL ESTILO

Existen tres estilos de correspondencia: Estilo semibloque, bloque o bloque extremo.

 La forma tradicional de escribir cartas es en estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda, es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación) al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.

 El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada.

 Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales.

LA COMUNICACIÓN:

La comunicación es un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje y espera que esta última de una respuesta, sea una opinión, actitud o conducta. Es una manera

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