Comunicacion

LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

Imagínense que se encuentran en una sala de urgencia de un hospital, frente a un gran letrero que dice: “Los pacientes serán atendidos por estricto orden de llegada”. Ingresa un joven accidentado con leves raspaduras en sus rodillas por haberse caído de una bicicleta, y diez segundos después un caso grave de infarto de miocardio. Siguiendo las indicaciones del letrero, el médico de guardia le da prioridad y atiende al joven, haciendo esperar al infartado, solo por cumplir con las instrucciones del letrero. Parece todo muy insólito ¿no es cierto?

Sin embargo, ¿cuántas veces en nuestros negocios prestamos atención a las

“raspaduras de rodilla” y dejamos para más tarde ocuparnos de los “infartos”? ,

sólo por dedicarle más tiempo a lo fácil, a lo más leve, a lo más llevadero.

Y lo realmente importante y serio – en este caso sería el “infarto” – lo

postergamos porque resolverlo nos resulta una tarea fastidiosa, estresante

y a la cual hay que ponerle mucha atención y energía. Es decir, que con bastante frecuencia priorizamos aquello que es placentero o atractivo – o que nos resulta menos trabajoso – posponiendo lo efectivamente importante. Esa actitud la adoptamos a menudo inconscientemente, por no detenernos unos minutos a analizar la importancia de cada situación y otorgarle la prioridad que cada caso merece para el cumplimiento de nuestros objetivos.

Hay un viejo chiste publicado alguna vez en el “Chicago Tribune”, donde la

secretaria le lee al alto ejecutivo, a primera hora de la mañana, la agenda con

los compromisos del día:

De 9 a 10 h: Pensar y garabatear papeles

De 10 a 11 h: No entran llamadas

De 11 a 12 h; Organizar el escritorio

De 12 a 14 h: Almuerzo

De 14 a 15 h: Revolver papeles

De 15 a 16 h: Cavilar, meditar, pensar en el fin de semana

De 16 a 17 h: Mirar el reloj

A las 17 h: Irse a casa (¿agotado de tanto trabajo, tal vez?)

Quizá no sea exactamente lo que nos ocurre a nosotros, pero es probable que

haya alguna similitud. Evaluaremos unas simples soluciones para elaborar una

agenda efectiva. Si seguimos esa agenda, no tendremos que esforzarnos

tremendamente al fin del mes, para poner al día las labores postergadas.

Si logramos mantener la homogeneidad de nuestra tarea registrada en la agenda, el esfuerzo será bien distribuido a lo largo de la semana y del mes, y de tal forma nos ahorraremos sufrir el estrés de los apurones de los últimos días. Y es sabido que el estrés producido por las urgencias, denominado “síndrome de la falta de tiempo”, es una de las formas más comunes de dilapidarlo.

Primero: Hacer una lista por escrito de todas las actividades semanales

relacionadas con nuestra actividad: capacitaciones a tomar, llamadas telefónicas, reuniones con nuestro equipo, contactos con prospectos, seguimiento de los mismos, presentación de productos y del plan de negocios, visitas de posventa.

Segundo: Realizada la lista anterior, analizar dichas actividades programadas,

separándolas en diferentes columnas según la importancia y prioridad asignada, de la siguiente manera:

Análisis de la importancia:

• Muy importante: deben realizarse sin falta

• Importantes: deberían hacerse

• No tan importantes: son útiles pero no imprescindibles

• Sin importancia: pueden dejarse para más adelante

Análisis de la urgencia:

• Muy urgentes: deben hacerse ahora

• Urgentes: deben hacerse pronto

• No urgentes: pueden hacerse en el mediano plazo

• El tiempo no es factor: pueden hacerse cuando

estemos menos exigidos de tiempo

Análisis de la delegación de actividades:

• Debo hacerlo yo

• Puede delegarse en A: otro vendedor o distribuidor que esté

capacitado para la tarea.

• Puede delegarse en B: actividad de poca responsabilidad para

alguna persona nueva en el negocio que necesite aprender.

• Puede delegarse en C: tal vez alguna persona que esté detenida

por falta de motivación y requiera un estímulo.

Análisis de relaciones:

• Personas con quienes debo comunicarme todos los días: integrantes

de mi equipo de ventas, coordinadores zonales, clientes que requieren

atención, seguimiento a prospectos ya contactados anteriormente.

• Personas con quienes debo contactarme frecuentemente: usuarios o

clientes que requieren servicios, prospectos a quienes presenté el producto o el plan de negocios y les dejé material informativo de seguimiento.

• Personas con quienes debo comunicarme regularmente: entrenadores,

miembros de mi equipo que requieren ayuda técnica, miembros de mi

equipo que necesitan ser estimulados.

Tercero: Efectuada la lista semanal de actividades y analizadas según su

importancia, urgencia, factibilidad de delegar algunas tareas y las frecuencias

de los contactos con las relaciones habituales, se facilitará la elaboración de

una agenda homogénea y eficaz. De allí a componer la agenda mensual, hay tan solo un paso.

Es preciso tener cierto grado de flexibilidad en nuestras agendas, dejando

pequeños espacios de tiempo libre entre una y otra tarea o compromiso,

suficientes como para poder solventar cualquier imprevisto que se presente.

Un transporte que llega a destiempo, un prospecto que se atrasó a una cita, un

taxi que no se consigue rápidamente, una demora cualquiera puede hacer que la programación horaria se “caiga” en catarata y nuestra agenda se descalabre para todo el resto del día.

Creo que es fácil advertir que si hacemos una buena programación de cada semana, y la trasladamos a la programación mensual, toda nuestra tarea se verá enormemente facilitada.

Recuerde que el síndrome de la falta de tiempo que ya mencioné anteriormente, es – a menudo – uno de los factores que mayor tiempo nos hacer perder. Es la angustia que genera el hecho de correr todo el día y llegar siempre a destiempo, dejando de cumplir el 50% de las tareas previamente programadas.

Con este sencillo método podremos bajar sensiblemente nuestro nivel de estrés, podremos cumplir nuestros objetivos con mayor eficacia y seguramente

conseguiremos mejores resultados con menor esfuerzo y desgaste inútil de

energías. Finalmente, disfrutaremos de un tiempo extra para nosotros mismos:

recreación, lectura, esparcimiento, deporte, amigos.

Además priorizaremos lo importante y cumpliremos con lo urgente, siempre

enfocados y avanzando en el sentido de nuestros objetivos y metas de negocios.

El tiempo – no lo olvidemos – es la esencia de la vida. Es la materia prima de

nuestras existencias, y siempre tendrá una importancia singular, cualquiera fuese nuestra actividad. Veamos el siguiente ejercicio, muy conocido pero no por ello menos eficaz para valorar su significado:

• Si quieres saber el valor de un mes, pregúntaselo a una embarazada.

• Si quieres saber el valor de una semana, pregúntaselo a un productor

agropecuario que espera ansioso la lluvia, o se le pasó el tiempo de la

cosecha.

• Si quieres saber el valor de un día, pregúntaselo a un estudiante que

debe dar un examen.

• Si quieres saber el valor de un minuto, pregúntale a quien perdió un vuelo.

• Si quieres saber el valor de un segundo, pregúntaselo a un corredor

de Fórmula 1.

• Si quieres saber el valor de una décima de segundo, pregúntaselo

a un atleta que en los juegos olímpicos ganó la medalla de plata.

Y en cuanto a los postergadores, a quienes obsesivamente dejan todo para más adelante, no olviden que mañana es el día más ocupado de la semana, a pesar de que no conozco calendario alguno que contenga ese día: mañana.

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En algunas empresas, cuando las personas se retiran puntualmente, hay otras que preguntan - ¿qué pasa, hoy trabajas medio día?.

A pesar de la importancia que se le dan a los resultados todavía hoy existen Empresas donde se evalúa más el tiempo que la persona permanece en el escritorio que los logros que haya obtenido.

Este es otro de los factores que disminuyen la eficiencia en el trabajo. Los modernos modelos de gestión de los recursos humanos probaron que una persona tiene mejor desempeño cuando se siente libre de manejar sus tiempos y sus tareas. No cabe duda que existen prioridades que requieren la resolución rápida de temas. No obstante, la administración del tiempo debería ser una competencia desarrollada no sólo en los niveles gerenciales sino también en todos los integrantes de una empresa.

Salvo que el cumplimiento del horario esté relacionado con la línea de producción, por ejemplo el personal que atiende a clientes o una producción que requiere de la presencia del empleado para comenzar o continuar la misma, en general, el manejo de los tiempos y las tareas debería ser exclusiva responsabilidad del ocupante del puesto.

Síndrome de la falta de tiempo.

El malestar respecto a la propia organización

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