Control. Tipos de control

Control

• Significado

El control, del termino francés contrôle (significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención), es una de las principales actividades administrativas dentro de las organizaciones. Es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización. Usualmente implica una comparación entre un rendimiento esperado y un rendimiento observado, para verificar si se están cumpliendo los objetivos de forma eficiente y eficaz y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.

La función de control se relaciona con la función de planificación, porque el control busca que el desempeño se ajuste a los planes. El proceso administrativo, desde el punto de vista tradicional, es un proceso circular que se retroalimenta. Es por esto que en la gestión, el control permite tomar medidas correctivas.

También hay otras connotaciones para la palabra control:

• Comprobar o verificar
• Regular
• Comparar con un patrón
• Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar)
• Frenar o impedir.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

• Bases del control

Se podría decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades:

• Planear y organizar: Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
• Hacer: Poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.
• Evaluar: Es la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados, con la cual se puede tomar decisiones acerca de las medidas se deben ser tomadas.
• Mejorar: La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:

1. Establecimiento de los medios de control
2. Operaciones de recolección de datos
3. Interpretación y valoración de los resultados
4. Utilización de los mismos resultados

• Características del control

Se reconocen una serie de características que debe poseer el control, dividiendo estas en control tradicional y control moderno:

1. Control tradicional:

1. Los mecanismos de eficiencia son estables en el tiempo.
2. Las funciones de planificación y control se dan separadas
3. Orientando al pasado como control de gestión retrospectivo
4. Expresión de objetivos y resultados en términos financieros
5. La eficiencia productiva se identifica con la disminución de los costos
6. El costo global es equivalente al costo de un factor de producción dominante generalmente la mano de obra directa
7. El criterio de mejora del desempeño es con respecto a la propia empresa
8. Enfatiza las medidas de logro o resultados globales de la empresa
9. Orientado a las cifras, a la documentación como control de los resultados
10.  Tratamiento de la información manual con automatización de tareas aisladas
11.  Orientado al control y administración de recursos
12.  Centrado en la verificación y análisis de desviaciones
13.  Sistema de información orientado a las entidades exteriores
14.  Orientado a responsabilidades funcionales
15.  Saber concentrado en los directivos
16.  El control se orienta a la organización burocrática, centralizada y hacia la función

1. Control moderno:

1. Capacidad de diagnóstico para administrar el cambio y no la estabilidad
2. Tendencia a la integración de las funciones de planificación y control
3. Más orientado al futuro, vincula el presente con el futuro como control de gestión prospectivo
4. Utiliza indicadores financieros y no financieros, expresando objetivos y resultados de forma diversificada
5. Se administra no solo el costo sino el valor
6. El costo es generado por una combinación de factores que concurren en las actividades y procesos de la empresa
7. El criterio de mejora del desempeño es con respecto al cliente y a la competencia
8. Información operativa que articula los efectos de las decisiones locales con los logros o resultados globales de la empresa.
9. Proactivo: Orientado a la acción. Planteamiento de alternativas y cursos de acción
10.  Sistemas de gestión con apoyo de ordenadores.
11.  Orientado a cambios de comportamiento de las personas (al aprendizaje)
12.  Además de verificar, el control es beligerante enmarca puntos críticos e impulsa a la acción correspondiendo con la estrategia trazada
13.  Sistema de información orientado a las necesidades de dirección interna de la empresa
14.  Orientado a los procesos (de decisión sobre criterios globales de la compañía y singulares de cada proceso y función)
15.  Saber distribuido, apropiado y utilizado por todos
16.  El control se orienta a una organización estratégica, descentralizada y hacia el proceso de dirección.

• Tipos de control

Podemos encontrar 3 tipos básicos de control: preventivos o preliminar, concurrentes y de retroalimentación.

1. Control preventivo o preliminar: Se realizan antes de que se realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos  sean claros  que establezcan el rumbo adecuado y que estén disponibles lo recursos apropiados. Se encuentran en lo que sucede  durante el proceso  de trabajo llamados  a veces controles de dirección, monitorean las operaciones y actividades en curso para asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con lo planeado. Desde este punto de vista, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Siendo importante saber distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que la realización corresponde a la función de control.
2. Control concurrente: Son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. Por ejemplo, los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados. Otro ejemplo son con los sistemas computarizados que pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el error.
3. Control de retroalimentación: Estos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras. Estos también pueden ser implementados después de que el trabajo está terminado. Se concentran en la calidad de los resultados finales y no en las entradas y procesos. por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

También podemos encontrar otros tipos de control, como los siguientes:

1. Control de gestión: Se refiere a la evaluación de las actividades administrativas que se realizan en los distintos niveles. Se concentra en los niveles superiores y medios de la organización. Incluyendo elementos de largo plazo.
2. Control financiero: Tiene en cuenta información financiera y contable, como ciertos ratios financieros, para evaluar la capacidad de la organización de pagar sus deudas y disponer de fondos suficientes para financiar su actividad operativa.
3. Control de operaciones: Verifica que las actividades principales de la empresa se estén desarrollando de acuerdo a lo planeado. Se concentra en los niveles inferiores y medio de la organización, y en el corto plazo. Las observaciones o mediciones se realizan periódicamente, siendo estándar.
4. Control de calidad: Es un proceso integral que busca lograr que la actividad principal de la empresa cumpla con ciertos parámetros de calidad. Verificando la calidad del producto y controlando los procesos intermedios y las materias primas. Un aspecto importante del control de calidad es que tiene en cuenta a las personas involucradas en la producción, dado que elementos como la capacitación, entrenamiento y el ambiente de trabajo impactan en la calidad.

• Importancia del control

El control es de vital importancia dado que:

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