Tipos De Control

Tipos de Control.

El control es la última etapa del proceso administrativo, pero no por eso es la menos importante, esta va de la mano con la planeación y cabe destacar que si tenemos un plan organizacional impresionante pero no tenemos la situación real de la organización no sabremos si los objetivos se están llevando a cabo.

El control como lo dice su palabra ayuda a verificar si los objetivos se están realizando de acuerdo con la planeación, permite cuantificar y medir los resultados, en caso de que los objetivos no se estén logrando se revisan las diferencias de la ejecución y la planeación, y es posible corregir y prever el objeto del control.

Es importante mencionar que este tipo de sistema se aplica para cosas, personas y a los actos.

Para llevar a cabo un buen control primero, se debe tener un establecimiento de estándares, es decir, los objetivos definidos, como la aceptación del producto en el mercado, la productividad, la calidad, el desarrollo del personal (nivel gerencial) y una evaluación del trabajo, segundo, la comparación de los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones y reportarlas de inmediato, tercero, decidir un acción de corrección dependiendo si hay desviaciones y por último la retroalimentación, aquí la información tiene un papel importante para que se ajuste al sistema administrativo.

Es por eso que el control al igual que la planificación se relaciona con la organización en general. Se puede hablar de control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, según se relacione con actividades de producción, administración de personal, mercadeo y finanzas.

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto nivel genérico como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.

El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa:

• Área de mercadeo: es el control que examina la planificación de las ventas comparando las ventas previstas y las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado.

• Área financiera: Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los costos en relación a la producción de ventas.

• Área de producción: Es el control que examina si se han producido los artículos en la cantidad y calidad planificada, respetando los costos establecidos.

• Área de personal: Este control evalúa las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la aplicación de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral.

Se nombrarán a continuación las más usuales.

Control de producción: la función de control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área comprende cuatro funciones.

• Control de calidad: Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto, es decir la vigilancia que se debe hacer para comprobar una calidad especifica, tanto en las materias primas como en los productos terminados. Las normas o estándares deben admitir tolerancias; éstas a su vez deben ser específicas, razonables, comprensibles y accesibles.

• Control de inventarios: Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Estos permiten disponibilidad de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa, evita pérdidas fuertes en ventas, deterioro y obsolencia de productos, ó por exceso de material almacenado y reducir al máximo las interrupciones de la producción, así como reducción de costos. Las clases de inventarios son de materias primas, materiales en procesos y partes de la maquinaria y/o herramientas.

• Control de la producción: Se programa, coordina e implanta todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

• Control de compras: Esta relacionado con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades como la selección adecuada de los proveedores, evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante, control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material, determinación del punto de pedido y de reorden y comprobación de precios. Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar las compras innecesarias, excesivas y caras, la adquisición de materiales de baja calidad y retrasos en los programas de producción y otras áreas.

Control de mercadotecnia: Se refiere a la eficiencia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es importante para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. Sus áreas son de ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción.

Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas en donde se analiza si las metas mercadológicas se han cumplido o no. La evaluación en esta área, proporciona fundamentos para:

• Toma de decisiones de la organización en general, se ofrece información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.

• Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.

• Evaluación de la efectividad de los vendedores.

• Controla otras funciones relacionados con el área como: inventarios, tráfico, compras, finanzas, investigación y desarrollo, etc.

• Control de ventas: La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, un ejemplo es mejorar el servicio al cliente en

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