TIPO DE CONTROL

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsable

4. Definiciones y/o términos

5. Desarrollo

6. Anexos

Revisado por: Aprobado por:

Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha:

1. Objetivo

Establecer la metodología para el control de los documentos y registros del sistema de Gestión Integrado (SGI).

2. Alcance

El procedimiento para el control de los documentos y registros, aborda la identificación, elaboración, aprobación, distribución y cambios de los documentos del Sistema de Gestión Integrado (SGI).

3. Responsable

Es responsabilidad del representante de la dirección para el SGI, definir, controlar y hacer seguimiento a la documentación del Sistema.

4. Definiciones y/o términos

Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o sistematizado.

S.G.I. Sistema de Gestión Integrado.

Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el SGI.

Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

5. Desarrollo

5.1 Elaboración y aprobación

El responsable elabora el documento y lo firma en señal de conformidad en el campo de “elaborado por” en la primera página del documento.

Luego el jefe directo, el gerente y/o representante de la dirección lo aprueba firmando en el campo “aprobado por” en la primera página del documento.

5.2 . Distribución y control

Los documentos pueden ser distribuidos por medios físicos (papel) o por medios magnéticos (red, Intranet, etc.).

Las copias de los documentos distribuidas en papel son identificadas por el coordinador de HSEQ (representante de la dirección), con un timbre de “COPIA CONTROLADA” en color verde en la primera página.

La distribución magnética se realiza de forma tal que el usuario sólo pueda leer el documento en pantalla pero no pueda modificarlo (ni imprimirlo de ser posible).

Para el control de los documentos además se utiliza un Listado maestro de documentos y listado maestro de registros, indicando lo siguiente:

Listado maestro de documentos:

 Código

 Nombre del documento

 Versión

 Fecha de aprobación

 Estado del documento

 Ubicación del documento

Listado maestro de registros:

 Código

 Nombre del formato

 Versión

 Fecha de aprobación

 Retención

 Recuperación

 Disposición

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