FUNCIONES DEL ARCHIVISTA

1. FUNCIONES DEL ARCHIVÍSTICA

Funciones Archivísticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Para determinar las funciones archivísticas vamos a enunciar las diferentes actividades o procesos por el cual atraviesan los documentos entre los cuales encontramos:

ELABORACIÓN

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar, es en esta etapa en donde se determina los ciclos de tiempo que va a cumplir el documento en cada etapa de custodia ya sea en el archivo de gestión, central o si este amerita que pase a un archivo histórico.

CONSERVACIÓN PERMANENTE.

Esta etapa hace referencia a los documentos que son transferidos desde el archivo de gestión al archivo central son documentos cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y pueden ser objeto de consulta por las propias oficinas o por los particulares en general.

Aun cuando podemos encontrar que los documentos que pasan a la unidad de conservado permanente son aquellos tipos documentales que honran la memoria y crecimiento de cualquier organización pública o privada.

DISPOSICIÓN FINAL

Esta es una de las funciones archivísticas que en lo personal considero de vital importancia sin desconocer las anteriores puesto que en este proceso se debe ser muy cuidadoso y tener muy presente la tabla de retención documental (TRD) para poder definir sobre la eliminación de un documento

Teniendo en cuenta lo anterior para dar aplicabilidad a la eliminación de documentos es importante tener en cuenta que primero se debe hacer una clasificación y definir si el documento es necesario microfilmarlo digitarlo y luego si proceder a su eliminación, aunque en algunos casos no basta con microfilmar el documento este de todas formas pasa a su conservación permanente el cual debe quedar debidamente digitalizada la información con el fin facilitar su búsqueda en un requerimiento futuro.

2. ELIGE UN TIPO DOCUMENTAL QUE SE GENERE EN LA ENTIDAD DONDE LABORAS DEFÍNELO ESTABLECE SU CICLO VITAL Y ESPECIFICA.

Tipo Documental

Contratos

Este

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