La Comunicacion

COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL

La comunicación es esencial en nuestras vidas como seres sociales que somos, y es fundamental y decisiva en el ámbito laboral.

Según los aspectos que se quieran destacar se puede clasificar:

Teniendo en cuenta si la comunicación se efectúa dentro o fuera de la estructura jerárquica de la empresa, hablamos de:

Comunicación Formal: Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.

Comunicación formal:

Es la comunicación en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico superior, de un nivel inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.

Esta comunicación suele utilizar medios tales como los murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

• Las redes formales de pequeños grupos: tres redes comunes del grupo pequeño son: la cadena, la rueda y todo el canal.

• a) La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando.

• b) La rueda se apoya en el líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo.

• c) Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro.

La eficacia de cada red depende de la variable dependiente en la cual usted está interesado. Por ejemplo la estructura de la rueda facilita el surgimiento de un líder, la red de todo el canal es mejor si usted se interesa en tener una mayor satisfacción, y la cadena es mejor si la precisión es más importante, esto nos lleva a darnos cuenta de que ninguna red será mejor para toda ocasión.

Comunicación Informal: Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en ocasiones permite obtener información adicional.

Comunicación informal es la comunicación en donde el mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.

Un ejemplo de este tipo de comunicación es el “rumor”, el cual corre de persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza de su veracidad, se toma como una verdad.

El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente de tensión, expectativa y desasosiego entre el personal.

Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el personal, y surge el rumor de que podría haber despidos masivos, haciendo que todos se sientan preocupados por su futuro, creándose un clima de tensión.

La forma de evitar los efectos negativos de la comunicación informal, es aumentando la calidad de la comunicación formal, por ejemplo, haciendo que ésta última llegue cuando sea necesaria y en el momento oportuno.

Por ejemplo, en el caso anterior, la forma de evitar el rumor de un posible despido masivo, hubieses sido comunicando oportunamente las razones o motivos de los cambios en el personal.

Otra forma de hacer frente a la comunicación informal, es evitando que la comunicación formal sea tan autoritaria, al punto de no dejar cabida para la participación y las propuestas del personal.

Sin embargo, en ocasiones la comunicación informal puede resultar beneficiosa para la empresa, por ejemplo, cuando logramos complementarla con la comunicación formal, permitiendo que el mensaje que queremos enviar, fluya más rápido por la empresa (algo que permite en mayor medida la comunicación informal) logrando, de ese modo, una comunicación formal más eficaz.

• La red informal: en los sistemas informales la información fluye a lo largo del muy conocido chisme y pueden florecer los rumores.

El chisme tiene tres características principales: no está controlado por la gerencia, es percibido por la mayoría de los empleados como más creíble y confiable que las comunicaciones formales emitidas por la alta gerencia superior y se utiliza enormemente para servir a los propios intereses de las personas dentro de él.

Ejemplo: uno de los estudios más famosos sobre el chisme investigó el patrón de comunicación entre 67 empleados de la gerencia de una pequeña empresa de fabricación. El método básico utilizado consistió en comprender de cada uno de los receptores de la comunicación cómo recibía cierta información y luego seguirle la pista hasta su fuente. Se encontró que, mientras el chisme fue una fuente importante de información, sólo el 10% de los ejecutivos actuaron como canal de comunicación, pasó la información a por lo menos una persona.

Ejemplo: un intento de duplicar este estudio entre empleados en una oficina pequeña de gobierno encontró que sólo un menor porcentaje (10%) actúa como individuos de conexión. La duplicación contuvo un espectro más amplios de empleados. Sin embargo, el flujo de la información en la oficina gubernamental tomó lugar dentro, en lugar de entre los grupos funcionales, se propuso que esta discrepancia podía deberse a comparar una muestra de sólo ejecutivos contra una que también incluyera trabajadores de tropa. Los gerentes, podrían haber sentido una mayor presión para estar informados y por tanto cultivar a los demás fuera de su grupo inmediato funcional. En contraste con hallazgos del estudio original, la duplicación encontró que un grupo consistente de individuos actuó como conector al transmitir información en la oficina de gobierno.

¿Es precisa la información que fluye a largo del chisme? La evidencia indica que cerca de 75% de lo que transmite es preciso ¿Pero qué condiciones nutren la actividad de difundir chismes? ¿qué hace que el rumor continúe? Se asume con frecuencia que los rumores empiezan porque excitan el chismorreo. Esto es un caso raro. Los rumores tienen cuando menos cuatro propósitos:

• Estructurar y reducir la aprensión.

• Darle un sentido a la limitada o fragmentada.

• Servir

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