SISTEMA DE CARGO PARA ARCHIVOS FÍSICOS.

SISTEMA DE CARGO PARA ARCHIVOS FÍSICOS

Se utiliza cuando los documentos son en papel:

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Pasos

1. Llenar formulario de solicitud

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1. Cargar responsabilidad al solicitante

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1. La secretaria o encargado seguirá y controlará su devolución según la fecha o normas

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1. El encargado llenará y firmará el formulario en caso de urgencia.

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SISTEMA DE TRANSFERENCIA

Pasar los documentos de un lugar a otro, accesible según su uso.

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Es necesario:

• Planificar duración del período
• Fecha de transferencia
• Decidir utilidad del documento

COMPUTADOR

• Transferencia Inmediata: Cuando el computador esta lento necesitamos decidir que nos será útil y que podemos borrar. Lo útil lo trasladamos a un disco, USB, etc, controlando que tenemos y donde está.

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• Transferencia Sistemática o Periódica: Cuando trasladamos los datos del año anterior debe ser sistemáticamente y el disco debe estar identificado, siempre teniendo un respaldo.

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ARCHIVO FÍSICO

• Transferencia perpetua o inmediata: Aplicable en oficinas de abogados, aseguradoras, préstamos, al pagar un préstamo, al vencer una póliza que no se renueva y cuando un abogado termina un litio, se transfiere la carpeta o carpetas con estos documentos.

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• Transferencia periódica o sistemática: Puede ser cada año, cada semestre, cado dos años, ese tiempo es llamado período.

Activos: Documentos actuales

Semiactivos: Del año anterior

Inactivos: Los del año ante-anterior.

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