Sistema De Archivos

El sistema de archivo:

Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre, fecha, número, lugar geográfico o asunto. Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución.

Según los conceptos establecidos se procede a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda. Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente. La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo.

Sus principales funciones son la asignación de espacio a los archivos, la administración del espacio libre y del acceso a los datos resguardados.

•Sistema alfabético

Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de

una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.

Se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente Si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra siguiente, aplicando la misma regla. Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños.

Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localización de lo que se busca.

En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas, etc.

Reglas a seguir:

1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre. Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, Espíndola Reyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc.

2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge.

3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serafín, Corsetería Francesa, Ópticas Devlin, etc.

•ARCHIVO NUMÉRICO.

Los expedientes se ordenan por número progresivo. El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".

El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene diferentes usos en las oficinas.

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