Se Necesita Una Vida

Puntos clave para una comunicación efectiva en una organización.

Comunicarse efectivamente es un requisito básico para obtener la respuesta deseada de nuestro oyente. Muchos de los fracasos profesionales en nuestra relación con los demás tienen su origen en una mala transmisión del mensaje que queremos comunicar. Mejorar la comunicación es el primer paso hacia la excelencia, algo cada día más demandado.

Se puede considerar que una comunicación es efectiva cuando existe coherencia entre el lenguaje corporal y el verbal escogiendo el momento, las palabras y la actitud apropiada. Este tema lo abordaremos al hablar de la comunicación no verbal.

El mensaje que se desea comunicar ha de llegar a la persona (cliente) o grupos considerados apropiados para recibirlos y seguidamente se produzca el cambio de conducta esperado en el receptor.

La comunicación facilita la especialización, diferenciación y maduración del individuo y éste usa su sistema comunicativo para:

• Recibir y transmitir mensajes y obtener información.

• Operar con la información existente a fin de deducir nuevas conclusiones que no habían sido directamente percibidas, y para reconstruir y anticipar hechos futuros.

• Iniciar y modificar procesos fisiológicos dentro de su cuerpo.

• Influir y dirigir a otras personas y acontecimientos externos.

Los principales requisitos de la comunicación efectiva son los siguientes:

• Claridad: La comunicación debe ser clara. Para ello el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla deben ser accesibles para quien va dirigida.

• Integridad: La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la organización, tanto de forma interna como en relación con los clientes, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la consecución de los objetivos comunes centrados normalmente en la mejora del cliente.

• Aprovechamiento de la organización informal: La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información formal.

• Equilibrio: Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.

• Moderación: La comunicación ha de ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.

• Difusión: Preferentemente toda la comunicación formal de la organización empresarial debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando excesos innecesarios.

• Evaluación: Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

La comunicación en ocasiones resulta algo dificultosa que se lleve a cabo, debido a que existen inconvenientes que hacen que esta no llegue a ser totalmente eficaz. Las principales dificultades son psicológicas y físicas. En relación con laspsicológicas encontramos las emociones, los valores, hábitos de conducta o las percepciones, mientras que en el campo de las físicas descubrimos los ruidos, la semántica (símbolos con distintos significados: palabras, imágenes, acciones), interrupciones, cambios de tema, interpretaciones, etc.

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