Sistema informático administrativo

La empresa ha determinado la creación y diseño de jardines y paisajes como actividad principal; sin embargo, la demanda de este servicio no es suficiente para cumplir con las expectativas de ganancia esperadas.

La forma de operar es inadecuada. Se realizan trabajos de diseño sin anticipos y sólo se cobran si son del agrado del cliente. Existe una ausencia de procesos de control interno para tareas administrativas (administración del personal, compensaciones, etc.), de almacén (control de inventarios, etc.), de ventas (registros de mercancías vendidas), de compras, crédito y cobranza. Operar bajo este sistema únicamente provoca mayores pérdidas por los materiales utilizados, clientes no atendidos e inconformes y posteriormente serios problemas financieros.

Respecto a su distribución de la planta, el primer escenario con el que se encuentran los clientes son oficinas, herramientas, bodegas y áreas con árboles cubiertos. Si la empresa dedicada a diseños, no presenta una distribución atractiva a sus clientes con plantas grandes (listas para venta) y algunos arbustos diseñados, como parte de un muestrario, su probabilidad de ventas disminuirá. Por otra parte, el camino tiene un diseño irregular, lo que podría provocar retrasos de tiempo en la operación diaria.

Finalmente, en cuanto a la situación financiera son claros los problemas que presenta: Maneja altos niveles de inventario con una rotación lenta, su último flujo de efectivo disminuyó en un 21% respecto a su periodo anterior. Su margen de utilidad ha disminuido más de 2% en un periodo de dos años. Finalmente casi la mitad de los ingresos se destinan a sueldos y salarios, es necesaria una reestructura en ese punto.

PROPUESTAS

Controlar las operaciones: compra-venta

Operar bajo un sistema informático administrativo (como el SAE) que permita controlar todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes ,facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar. Contar con un sistema de estas características permite generar reportes, estadísticas, gráficas y consultas en tiempo real que colaboran para la toma de decisiones y desarrollo de estrategias comerciales.

Implementar un sistema para registrar las transacciones que se realicen día a día. Ya que el sistema registra montos, usuarios y salidas del inventario, los problemas como desvíos de efectivo, evasión de responsabilidades y salidas no registradas del inventario disminuirían significativamente.

Crear políticas de efectivo y manejo de mercancías, estableciendo un óptimo proceso de operación y estipulando medidas de seguridad y sanciones por no cumplirlas.

Rediseñar la distribución de la planta

La actual distribución de la planta no es la óptima y por lo tanto no tiene un desempeño adecuado. Bajo la primera perspectiva, se puede apreciar que para que un cliente logre ver la variedad de plantas con las que se cuenta, debe de atravesar los almacenes de herramientas, oficinas y el área de plantas y árboles cubiertos, esto además de disminuir la estética del lugar retrasa los procesos de venta. Por otro lado el diseño de los caminos debe cambiarse de tal forma que faciliten el acceso a cada una de las áreas al mismo tiempo que se reducen los tiempos por desplazamiento. Finalmente se podrían fusionar los dos estacionamientos y área de mantenimiento de vehículos (que actualmente se encuentran en zonas diferentes), esto evitaría duplicidad de actividades y un uso eficiente del espacio disponible.

En cuanto al mercado, se puede aprovechar la nueva distribución de la planta para una mayor atracción de clientes. Colocar las plantas listas para venta y algunas muestras de diseño a la vista del cliente generará un efecto de atención y curiosidad en él, esto significa que el

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