Sistema Informáticos Administrativos

Pauta descripción de Proceso de Negocios

Proceso: Pago a Proveedor HORUS

Objetivo: Realizar el Pago a Proveedor Externo

Rasgos Generales del Proceso

Área a la que pertenece el proceso

Administración

Entradas del proceso

Cotización de Solicitud de Productos.

Salidas del Proceso

Factura y Despacho de Productos

Procedimientos

Actividades del proceso

1. Se solicita una cotización de productos Amenities.

2. En el caso que los productos cotizados no tengan stock se requiere una nueva cotización con los productos sustitutos, de las mismas características.

3. Se aprueba la nueva cotización y se realiza la transferencia bancaria, en el caso que no se aprobara se da por terminado el proceso.

4. Posteriormente se recepciona la Factura y se reciben los productos.

5. En el almacenamiento se archiva el Pago (comprobante de transferencia bancaria) y la respectiva Factura.

Subprocesos  ( Nómbrelos )

No se identifican Subprocesos

Registros asociados al proceso

(Liste todos los registros que permiten recopilar y/o mostrar datos e información en el proceso.)

1. Datos del Proveedor:

- Teléfono de Contacto Vendedor Asignado por Empresa.

- Datos de Transferencia Bancaria: Banco, número de cuenta, tipo de cuenta, correo electrónico, Rut de la empresa.

2. Carpeta de Productos: Descripción y Precios de todos los productos ofertantes.

3. Factura

INFORMACIÓN PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Integrantes del proceso

(Definir quiénes son los participantes del proceso y explicar su nivel de responsabilidad en él)

Identificar Participantes del proceso:

1. Gerente General, es el participante de proceso en el nivel Process Owner, el que es miembro de alta Gerencia, donde su función es realizar el pago a los proveedores, revisando los montos que se entregan en los informes.

2. Administrativo, es el participante del proceso en el nivel Process Manager, es el miembro de Jerarquía Intermedia, quién reporta todos los montos, datos para que el Gerente realice los pagos respectivos a cada proveedor, además de gestionar los pedidos.

3. Encargado de Reservas, es el participante del proceso en el Nivel Process Analyst y Process Enginner, es el miembro que apoya al Gestor del Proceso, ya que él es quién entrega la información de cuando pedir los productos para la reposición del stock e implementa un sistema de advertencia para poder recibir la reposición en la fecha adecuada. Se encarga de llevar el stock diario.

4. Mucama, es el miembro del proceso en el Nivel Process Participant y Process Analyst, ya que ella registra de forma diaria cuántos productos se ocupan día a día, entregando esta información al Encargado de Reservas, previniendo en forma conjunta el stock disponible.

Reglas de Negocios

En este proceso no existe una regla de negocios, ya que en ocasiones no llegan los reportes al Administrativo, quedándose sin stock. Esto, también pasa en los pagos al proveedor, suelen atrasar la transferencia bancaria, dando paso a que los productos solicitados no estén disponibles, lo que puede incrementar costos al elegir otra línea de productos.

Según su análisis, ¿Es posible simplificar alguna actividad? ¿Cuál?

Fundamente.

Simplificar pedir una nueva cotización, ya que se podría consultar si hay stock antes de realizar el pedido con el Vendedor. Ya que se pierde mucho tiempo en volver a pedir una nueva cotización y hace que se rentalice el proceso y se pierde la oportunidad de buscar en ese tiempo de espera un nuevo proveedor.

¿Es posible eliminar alguna actividad? ¿Cuál?

Al simplificar la actividad anterior, se puede eliminar el solicitar una nueva cotización.

Pauta descripción de Proceso de Negocios

Proceso: Pago a Proveedor Aseo (Mucamas)

Objetivo: Garantizar la cancelación oportuna de servicio de aseo realizados por mucamas para cumplir con el objetivo de Empresa “Departamentos Serena”, que es el entregar un servicio de calidad a clientes.

Rasgos Generales del Proceso

Área a la que pertenece el proceso

Administración

Entradas del proceso

• Registro de asistencia de cada mucama.
• Registrar nombres y apellidos de cada mucama.
• Registrar número de cuenta corriente.
• Registrar Rut de cada mucama.
• Registrar correo electrónico de cada mucama.
• Registrar tipo de cuenta y banco que posee cada mucama para realizar transferencia electrónica por sus servicios.

Salidas del Proceso

Solo se procede a realizar transferencia bancaria a cada cuenta de mucama, por servicios prestados, no existe retiros personales, cancelaciones en cheques o cancelaciones en efectivo.

Procedimientos

Actividades del proceso

1. Calcular la totalidad del pago a mucamas.

2. Verificar que días trabajaron: distinguir si son días de semana, feriados y domingos ya que existen diferentes tarifas dependiendo del día trabajado.

3. Calcular en base a tarifas fijadas y entregadas por administración, como se indicó anteriormente, dependiendo del día trabajado.

4. En el almacenamiento que es de manera física, se procede a archivar los comprobantes de transferencias electrónicas por cancelaciones de servicios prestados en conjunto con registro de asistencia para respaldar cada transferencia a mucamas.

Subprocesos  ( Nómbrelos )

1. No existe subproceso.

Registros asociados al proceso

(Liste todos los registros que permiten recopilar y/o mostrar datos e información en el proceso.)

1. Registro de asistencia de mucamas.

2. Registro de tarifas actualizado, asignadas por área de administración, diferenciando valores según días de semana, domingos o festivos.

3. Archivador con registro de “pago a proveedores”

4. Registro con información de cada mucama, para realizar  transferencia electrónica (nombres, rut, cuenta, tipo de banco, teléfono, email, dirección, etc.).

INFORMACIÓN PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Integrantes del proceso

(Definir quiénes son los participantes del proceso y explicar su nivel de responsabilidad en él)

Identificar Participantes del proceso

1. Gerente General, es el participante del proceso a nivel Process Owner, miembro de alta gerencia, responsable de dar su visto bueno para realizar transferencias, revisando previamente que todos los montos entregados por administrativos posean sus respectivos respaldos.

2. Administrativo, persona que participa en el proceso a nivel Process Manager, es el miembro de la jerarquía intermedia. Posee la responsabilidad de reportar al gerente general la información para realizar las transferencias, es por ello que previamente debe analizar la  información  y corroboración de asistencia de mucamas, inspeccionar el aseo y realizar detalle de cancelación con registro de tarifas asignadas dependiendo del día trabajado por la mucama).

3. Encargado de Reservas, participante del proceso a nivel Process Analyst y Process Enginner, miembro de la empresa que apoya al gestor del proceso, ya que es él quien solicita al administrador el servicio de mucamas, cuando se concreta reserva (cliente realiza transferencia en garantía por una noche).

4. Mucamas, miembros del proceso en nivel Process Participant y Process Analyst, ya que se registra y firma  libro de asistencia cuando sus servicios son solicitados por la empresa.

Reglas de Negocios

1. Mucama debe registrar  su asistencia en libro de asistencia, así realizar control de servicios que prestará.

2. Administrador debe realizar supervisión de aseo, solicitando realizarlo de nuevo si encuentra que servicio no es el óptimo

3. Administrador primeramente antes de emitir informe sobre procesos de cancelación a cada mucama, debe verificar información de asistencia, versus solicitud de aseo a departamentos, verificando en calendario si son días normales, domingos o festivos y asi determinar el sueldo en base a tarifas asignadas dependiendo del día, además entregar información a gerencia con todos los respaldos para que pueda aprobar y realizar transferencia, procurando no cometer error para que así no se rechace la aprobación de pago a proveedor y por ende no tener problemas de corte de crédito de mucamas.

Al terminar transferencia, administrador debe archivar toda la transferencia, transparentando información de cancelación.

Según su análisis, ¿Es posible simplificar alguna actividad? ¿Cuál?

Fundamente.

Se sugiere realizar un llamado a  licitación a empresas para realizar  servicios de aseo, y así a poder generar un contrato anual con una empresa, lo cual se  simplificaría proceso de cancelación, ya que actualmente por cada servicio de cada mucama se debe generar una transferencia, además de que la misma empresa que se contrate debe poseer un supervisor para revisar el servicio de aseo, lo cual también beneficia en que el administrativo pueda tener más tiempo para poder realizar gestiones de arriendo y reserva de departamentos, simplificando más su trabajo y potenciando su valor hora para otro trabajo como es el de buscar nuevos clientes, sin tener que moverse de su oficina para ir a cada departamento realizando supervisiones de aseo o revisando registro asistencia de mucamas.

¿Es posible eliminar alguna actividad? ¿Cuál?

Como se indicó anteriormente, se puede eliminar realizar transferencias a varias mucamas, realizando solo una transferencia a una empresa especializada en servicios de aseo, Además se puede eliminar también a través de esto la supervisión, ya que la misma empresa entregaría supervisión por cada servicio.