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EFINICIÓN

•Esta Norma considera las posibilidades de descripción archivista aplicada en su totalidad a los archivos históricos para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo.

• Se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación teniendo en cuenta los principios básicos de la archivistica.

• La descripción se efectúa de una manera racional y jerárquica.

DIVISIONES DOCUMENTALES

FONDO, SUBFONDO, SECCIÓN, SUBSECCION, SERIE, SUBSERIE UNIDAD ARCHIVISTICA (Expediente), UNIDAD DOCUMENTAL (Pieza)

La ntc 4095 fue ratificada por el consejo directivo en 199/ 04 /16

para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación teniendo en cuenta los principios básicos de la archivistica: respeto a la procedencia y el orden de los documentos.

La descripción se realizara siguiendo un orden jerárquico de lo general a lo particular para lo cual se identifican todas las divisiones posibles las cuales representarían el acervo de un archivo histórico.

El orden seria: fondo, subfondo, sección, serie, subserie,unidad archivistica, unidad documental. Para esto es necesario tener claridad de todos los conceptos utilizados para esta labor.

Niveles de descripción: debe contemplar diversos niveles de acuerdo a ciertas áreas o zonas que se identifican con la estructura de los elementos a describir.

Documento de Referencia: este documento contiene todas las especificaciones de los documentos como el código de referencia, titulo, niveles de descripción, área de contenido y estructura entre otros datos.

Área de contenido y estructura:se debe registrar el contenido de la unidad de descripción la finalidad de que el usuario el interés potencial y utilidad de la información.

Área de condiciones y acceso de utilización: se señalaran aquellas legales o materiales que restrinjan o afecten el acceso a la unidad de descripción informara el periodo de restricción de su consulta y la fecha aproximada en la cual se pondrá nuevamente a su disposición.

Área de documentación asociada:si la unidad de descripción es una reproducción y alguna persona o entidad posee el original estos se deben mencionar aquí siempre y cuando esta información no sea confidencial.

Área de notas: aquí se proporcionara información adicional de importancia que no corresponda a ninguno de los niveles anteriores.

Norma Internacional General de Descripción Archivística Es una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brinda especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de archivo.

Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. Su intención es servir a la elaboración de una primera aproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto.

La norma tiene una aplicación preferente sobre conjuntos documentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos administrativos es cuestionable, aunque no puede descartarse. Debemos pensar que es una norma que pretende ser un punto de partida.

Finalidades

Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo.

Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales necesarios.

Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se mantengan a través del tiempo.

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