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EFINICIÓN

•Esta Norma considera las posibilidades de descripción archivista aplicada en su totalidad a los archivos históricos para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo.

• Se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación teniendo en cuenta los principios básicos de la archivistica.

• La descripción se efectúa de una manera racional y jerárquica.

DIVISIONES DOCUMENTALES

FONDO, SUBFONDO, SECCIÓN, SUBSECCION, SERIE, SUBSERIE UNIDAD ARCHIVISTICA (Expediente), UNIDAD DOCUMENTAL (Pieza)

La ntc 4095 fue ratificada por el consejo directivo en 199/ 04 /16

para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación teniendo en cuenta los principios básicos de la archivistica: respeto a la procedencia y el orden de los documentos.

La descripción se realizara siguiendo un orden jerárquico de lo general a lo particular para lo cual se identifican todas las divisiones posibles las cuales representarían el acervo de un archivo histórico.

El orden seria: fondo, subfondo, sección, serie, subserie,unidad archivistica, unidad documental. Para esto es necesario tener claridad de todos los conceptos utilizados para esta labor.

Niveles de descripción: debe contemplar diversos niveles de acuerdo a ciertas áreas o zonas que se identifican con la estructura de los elementos a describir.

Documento de Referencia: este documento contiene todas las especificaciones de los documentos como el código de referencia, titulo, niveles de descripción, área de contenido y estructura entre otros datos.

Área de contenido y estructura:se debe registrar el contenido de la unidad de descripción la finalidad de que el usuario el interés potencial y utilidad de la información.

Área de condiciones y acceso de utilización: se señalaran aquellas legales o materiales que restrinjan o afecten el acceso a la unidad de descripción informara el periodo de restricción de su consulta y la fecha aproximada en la cual se pondrá nuevamente a su disposición.

Área de documentación asociada:si la unidad de descripción es una reproducción y alguna persona o entidad posee el original estos se deben mencionar aquí siempre y cuando esta información no sea confidencial.

Área de notas: aquí se proporcionara información adicional de importancia que no corresponda a ninguno de los niveles anteriores.

Norma Internacional General de Descripción Archivística Es una herramienta de gestión

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