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CRITERIOS DE ORDENAMIENTO Y CODIFICACIONDE LA INFORMACION

La ordenación es la operación intelectual que consiste en el Establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional de un fondo

La ordenación siempre supone el establecimiento de clases, de familias, Agrupadas estructural o jerárquicamente dentro de un conjunto Existen dos sistemas de ordenamiento de información: 1. ordenación alfabética y2. Ordenación cronológica Ordenación alfabética: La información se dispone, dentro de las secciones, en función de la primera letra por la que comience la denominación de la serie. En cuanto al orden alfabético podemos decir que es el método desordenación más adecuado mientras no se codifiquen las series en el cuadro de clasificación siguiendo un sistema numérico correlativo, ya quela inclusión de nuevas series que vayan surgiendo dentro de una sección rompería el sistema alfabético en beneficio de la codificación numérica. Ordenación cronológica: La información se dispone siguiendo el orden de creación de las mismas La información se ordena e instala, los documentos de acuerdo con el cuadro de clasificación, y además, se establece un orden para las unidades que componen la información documental. Por lo tanto hay que abordar la ordenación bajo dos aspectos: 1. Orden establecido por el cuadro de clasificación2. Ordenación de las unidades documentales que forman la información. Orden establecido por el cuadro de clasificación: Partiendo del cuadro de clasificación las carpetas de archivo se disponen en estanterías o archivadores siguiendo el orden marcado por éste. Ordenación física de la información Podemos decir que la información está ordenada FÍSICAMENTE siguiéndola secuencia establecida por la clasificación. Para ello es imprescindible que el cuadro de clasificación esté codificado. Las carpetas o cajas de archivo pueden llevar la codificación escrita en el lomo de las carpetas de anillas o en la pestaña en el caso de carpetas colgantes o suspendidas.

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