El Brief De Un Evento

Un brief claro y preciso de tu evento permitirá al organizador saber lo que necesitás. El brief es esencial para que tu organizador haga un buen trabajo.

El brief es el primer elemento de comunicación con tu organizador. Es útil no sólo para explicarles lo que necesitás sino también para que vos mismo pienses muy bien lo que querés conseguir con tu evento (este es un paso vital, a menudo mal hecho). El brief será también un documento de referencia a todo lo largo del trabajo del organizador y de la relación entre ambos.

El brief lista toda la información esencial, los datos y detalles que se necesitan saber sobre tu evento. Aquí tenés una pequeña guía de lo que tiene que incluir:

1) Objetivos del evento

Ante todo, asegurate de que un evento es la manera adecuada de alcanzar tus objetivos. Pensá en qué consiste este evento, qué se quiere conseguir y de quién. Por ejemplo,

- una convención de ventas para explicar un nuevo producto a la fuerza de ventas de manera convincente y motivarlos sobre los ambiciosos objetivos de venta para este producto

- o una celebración del 50 aniversario de la empresa en que se comunica todo lo que la empresa ha logrado y se asegura presencia en prensa a través de un evento impactante (con la prensa invitada).

Intentá que tus objetivos sean lo más concretos posible (un incremento en las ventas de tal producto, la presencia en tales medios de prensa, etc.) para poder hacer un seguimiento después.

2) El público objetivo

¿A quién se dirige este evento? Comunicá al organizador los datos importantes de tu público:

- ¿Cuántos invitados?

- Cargos, edades, otros datos demográficos como sexo, países de origen…

- Necesidades especiales (por ej.: traducción para parte del público),

- Elementos "culturales" (gente seria, divertida, formal, creativa, etc.).

- Si asisten pagando una entrada

- ¿A qué eventos ha asistido tu público en el pasado, en general? Etc.

Esta información ayudará al organizador a asegurar que el evento se adapte a los perfiles de los asistentes y a evitar errores graves (por ej. plantear una animación muy incompatible con la cultura de parte del público).

3) Fecha, hora y lugar

Fecha: Indicá cuándo tiene que celebrarse el evento y si hay flexibilidad en cuanto a fechas.

Hora: A qué hora empieza y termina. Esto ayudará a definir el contenido posible (si hay tiempo para un coffee break, qué tipo de animaciones se pueden plantear, etc.) y el ritmo (cuánto puede durar cada sesión...) del programa.

Lugar: Si tenés preferencias en cuanto a tipo de lugar o de configuración, indicalas (por ej.: un lugar histórico, un ambiente medieval, una sala moderna con lo último para audiovisuales, etc.).

4) Presupuesto

¿Con qué presupuesto contás para el evento? Si lo podés desglosar en categorías según el tipo de servicio, ayudarás al organizador en su selección de proveedores (tanto para catering, tanto para animación, etc.)

Si no tenés una idea del presupuesto por servicio, dejá que el organizador lo calcule todo y gestioná un presupuesto total.

No olvidés indicar

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