Compulsa De Documentos

Compulsa de Documentos

La compulsa de documentos es el acto de cotejar una copia con el documento original para determinar su exactitud. El objetivo es evitar a los administrados el tener que desprenderse de documentos que puedan necesitar para otros fines, facilitándoles el cotejo de las copias, para que éstas surtan los efectos de los originales.

El artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJPA), en su apartado c) establece que los ciudadanos tienen derecho a obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento. Lo que significa que la compulsa de documentos se refiere a documentos que han de surtir efectos en la Administración municipal, por lo que el Ayuntamiento no está obligado a compulsar documentos que hayan de producir sus efectos en otras Administraciones.

Conviene resaltar que diferentes organismos están habilitados para realizar las compulsas, generalmente de forma gratuita, de los documentos que deban entregarse en los mismos (Seguridad Social, Junta de Galicia, Institutos de enseñanza, Policía, Hacienda, Universidad, Juzgado, Sergas).

Estarán exentos de la tasa la compulsa de documentos que habían sido solicitados por investigadores, estudiantes y organizaciones no gubernamentales sin afán de lucro, así como los servicios prestados para proveer a los interesados de documentación necesaria para tener acceso a prestaciones sociales. En el caso de investigadores se acreditará el interés, investigación o estudio a realizar.

Hay que aclarar en primer lugar que el legislador no utiliza el término compulsa sino “cotejo” (art. 38.5 de la LRJAP). Siendo el cotejo una acción más amplia que la compulsa o entendiendo la compulsa un resultado del cotejo: Según el Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia cotejar es «confrontar una cosa con otra u otras; compararlas, teniéndolas a la vista.» Y compulsar es «cotejar una copia con el documento original para determinar su exactitud».

Cotejo y compulsa de documentos: El cotejo y la compulsa de documentos es la técnica consistente en la comprobación de que una copia coincide con su original, que lleva a poder afirmar que la misma es exacta.

La copia cotejada o compulsada en ningún caso acredita la autenticidad del documento original.

Procedimiento:

• El ciudadano aportará, junto con el documento original, una copia del mismo, debiendo aceptarse en todo caso una copia auténtica si no se presentara el original.

• Las oficinas de registro o, en su caso, la unidad correspondiente, practicará el cotejo de los documentos y copias, comprobando la identidad de sus contenidos, y devolverá el original al ciudadano.

• La diligencia de cotejo debe contener:

- La leyenda de que “esta copia es conforme con el original”.

- La fecha en que se efectúa el cotejo.

- La identificación del órgano que la emite.

- La firma y el nombre de la persona (sea funcionario o laboral) que la expide.

• La diligencia de cotejo se realizará en todas y cada una de las páginas del documento, o, en su caso, en la primera, añadiendo en el texto de la diligencia los folios de que consta el mismo que, previamente, han de estar numerados y sellados.

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