Contabilidad

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO EN EL RUBRO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar representan todas las cuentas correspondientes a las deudas contraídas por las compras de mercaderías y comprendidas dentro del ciclo de compras, están vinculadas a las deudas con los proveedores de bienes y servicios, y son necesarios para el desarrollo de las actividades de las empresas.

OBJETIVOS.-

Los objetivos de un sólido Sistema de Control Interno de compras y cuentas por pagar, entre otros son los siguientes:

• Los bienes y/o servicios recibidos deben ser registrados contablemente. Asimismo, los créditos de proveedores corresponden a bienes o servicios recibidos.

• Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a las políticas de la empresa y registradas en forma apropiada, clasificadas a las cuentas

• correspondientes y reflejadas en el periodo a que corresponde.

• Las compras deben ser resumidas en forma correcta y trasladada al libro mayor de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptadas.

• El auditor debe tener en consideración que la evaluación de Control Interno de compras y cuentas por pagar está directamente relacionado con el área de caja egresos, por lo que debe confrontar selectivamente los egresos de caja con los documentos que sustentan las cuentas por pagar, con la finalidad de comprobar la existencia, la evidencia suficiente y competente que sustente los egresos.

Las compras generalmente siguen el sistema proceso:

Requisición.- Es un procedimiento de control administrativo que consiste en solicitar mercaderías o materias primas con el fin de reponer las existencias en el almacén o logística.

Orden de compra.- El departamento de compras se encarga de localizar los proveedores para efectuar las compras de acuerdo a la requisición.

Recepción.- El departamento de almacén se encarga de recepcionar y revisar la cantidad y calidad de las compras, donde el almacenero documenta dicha recepción con la orden de compra y nota de recepción para su posterior pago al proveedor, con aprobación del funcionario responsable.

Registro.- Las cuentas por pagar deben ser registradas en la cuenta apropiada en el período correspondiente de acuerdo a las facturas de los proveedores, de conformidad con la orden de compra y guías de remisión de las mercaderías como materias primas y/o insumos recibidos.

Cancelación.- Consiste en cancelar a los proveedores oportunamente para obtener al máximo los descuentos por pronto pago

PROCEDIMIENTOS.-

1. Segregación de funciones en la requisición o pedido, orden de compra, recepción, registro contable y cancelación, representan un elemento básico de control sobre las compras y cuentas por pagar.

2. El auditor debe verificar y establecer que personas distintas deben encargarse de las siguientes funciones:

Preparar las órdenes de compras.

 Aprobar las órdenes de compras.

 Emitir las notas de crédito a proveedores.

 Emitir y aprobar los partes de ingreso al almacén.

 Comparar las facturas de los proveedores con las órdenes de compras y los partes de ingreso al almacén.

 Revisar y aprobar las facturas de los proveedores.

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