4.4 Redimensionamiento Del Proceso Administrativo

4.4 Redimensionamiento del proceso administrativo

Reingeniería

Corriente del pensamiento administrativo, producto del posmodernismo industrial. Se inicia en Estados Unidos en la última década del siglo XX. Tiene como planteamiento fundamental superar los supuestos tradicionales sobre cómo hacer las cosas en las organizaciones, con énfasis en los negocios para encontrar mejoras espectaculares que les permitan a las empresas desarrollar ventajas competitivas difícilmente superables, o recuperarse ante las crisis económicas por falta de competitividad.

Hammer y Champy definen a la reingeniería de procesos como “La revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas del desempeño y contemporáneas de rendimiento, tales como en costos, calidad, servicio y rapidez”

La reingeniería busca rehacer el proceso, no reorganizarlo. La reorganización técnica de la administración tradicional, a través de la simplificación del trabajo. Las fases de la reingeniería son tres:

1. Descubrir visión. Definirla en términos de la modificación de procesos, considerando la nueva tecnología de la informática (intranets, Internet y extranets), y los impactos que tendrá en el futuro en un mundo globalizado y dentro del libre comercio.

2. Rediseño. Establecer los nuevos procesos por medio de la nueva tecnología y restructurar la empresa. Se apoya en el mapping “diagramación” de procesos y relaciones de la empresa con clientes en términos sencillos. Dos principios rigen el rediseño, el primero es la simplificación del negocio a su máxima expresión para poder hacer hojas, portales, ligas y dar la información al usuario en tiempos record para que pueda avanzar conforme a su necesidad en el proceso; el segundo es la difusión masiva. Así, simplificación y difusión rigen el rediseño de los procesos.

3. Puesta en marcha. Con estándares e indicadores rigurosos de productividad y calidad para potencializar el negocio.

Metodología esquemática de Reingeniería de Procesos

Como extremo ideal, se puede establecer una metodología de "papel en blanco", en la que se reinventa toda la estructura y funcionamiento del proceso o de la organización. Se mantienen los objetivos y estrategias básicas del negocio, pero se adopta una libertad total de ideas. Esta metodología se puede restringir aprovechando en mayor o menor medida los procesos ya existentes, haciéndose así un rediseño parcial del proceso.

En cualquiera de los casos, la reingeniería de procesos crea cambios directos y radicales que requieren unas circunstancias en la organización para adoptarse con éxito:

Sensibilización al cambio.

Planeación estratégica.

Automatización.

Gestión de Calidad Total.

Reestructuración Organizacional.

Mejora Continua.

Valores compartidos.

Perspectiva individual.

Comportamiento en el lugar de trabajo.

Resultados finales.

Outsourcing

La reingeniería analiza las posibilidades del outsourcing, que es la producción, comercialización o elaboración externa de actividades poco rentables y/o no sustantivas. También se define como:

La segregación de actividades y/o departamentos de la empresa a fuentes externas (proveedores, consultadores, despachos o comercilaizadores) para que realicen el trabajo bajo condiciones perfectamente especificadas en tiempo de entrega, calidad, costo, con garantías y/o penalizaciones en caso de icumplimiento. El termino significa out, fuera; sourcing, fuente.

Brian Rothery e Ian Robertson, lo definen como: “Servicio exterior a la empresa que actúa como extensión de los negocios de la misma y que responde a su propia administración, en tanto que le fija los estándares y todas las condiciones de operación”.

Según Brian Rothery, en su libro The Truth About Outsourcing, los principales pasos de un proyecto outsourcing son:

1. Compromiso. Ya que la decisión de outsourcing implica ciertas amenazas, incluso para los mismos ejecutivos que lo examinan; estas personas deben estar protegidas y seguras de cuál será su trabajo después del proyecto, y estar comprometidos con él.

2. Lider del proyecto. Entre los antecedentes útiles para elegirlo, se puede tomar en cuenta su experiencia en: reingeniería de procesos, desarrollo de estándares de desempeño, implementación de normas ISO 9000, ISO 14000, sistemas JIT, y especificaciones de compras, desarrollo de proveedores.

3. Metodología de operaciones del proceso productivo. Incluye la selección de indicadores de calidad y productividad en la fase del proceso, costeo de alternativas con utilidades potenciales, detección y evaluación de proveedores y riesgos, y posibles cancelaciones.

4. Elaboración del plan de proyecto. El outsourcing se rige por la norma ISO 9004-6 elementos de los sistemas de calidad.

5. Equipo del proyecto. El líder del proyecto deberá reportar al director ejecutivo. Es conveniente que los miembros del equipo cuenten con habilidades en informática.

6. Implementación y seguimiento del estudio. El líder del proyecto debe tener autorización desde el principio para darle continuidad y seguimiento al proyecto hasta la selección de proveedores, concursos y licitaciones.

7. Memoria del proceso de cambio de outsourcing. La bitácora debe ser redactada por alguien que tenga la habilidad para

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