ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Y GESTION DE LA INTEGRACION

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE APLICACIÓN DE ECM PARA  NUEVA EPS

Camilo Andrés Urrego Código. 2012010015

Harold David López Ospina ID: 2012010075

José Hilario Berrocal Atilano ID: 2012010225

Hebert Andrés Hernández Martínez Código 2012010120

Zulma Villalobos Hernández Código. 2012010227

Politécnico Grancolombiano.

   Bogotá D.C.

Gerencia de proyectos I

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Y GESTION DE LA INTEGRACION

25 DE JUNIO de 2020

TABLA DE CONTENIDO

1.        JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO        4

2.        ANTECEDENTES        5

3.        OBJETIVO GENERAL        7

4.        OBJETIVOS ESPECÍFICOS        7

5.        ALCANCE        8

6.        REQUISITOS        9

7.        ENTREGABLES DEFINIDOS        11

8.        RIESGOS        11

9.        FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO        12

10.        RESUMEN DE CRONOGRAMA DE HITOS        14

11.        RESUMEN DEL PRESUPUESTO        15

12.        REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO        17

13.        DIRECTOR DEL PROYECTO        17

14.        INTERESADOS HASTA EL MOMENTO        19

15.        PATROCINADOR        19

16.        DOCUMENTOS INSUMOS        20

17.        SUPUESTOS        21

18.        RESTRICCIONES        22

19.        CICLO DE VIDA DEL PROYECTO        23

20.        FASES DE CICLO DEL PROYECTO        24

21.        DEFINICIÓN GENERAL DE LOS PROCESOS, TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS        25

22.        GESTIÓN DEL CAMBIO        26

1. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La estrategia de la gestión de la información en una organización está intrínsecamente ligada al desarrollo, evolución y optimización de los procesos operativos. La posibilidad de gestionar los documentos de la empresa a través de un sistema automatizado que controle el flujo del proceso documental, tiene un efecto directo en la competitividad, productividad y crecimiento empresarial.

Las tasas insuficientes de respuesta e integridad de la correspondencia asociada pueden resultar en recurrentes casos de demandas judiciales, en las cuales Nueva EPS llegaría a pagar multas por montos significativos de cientos de millones de pesos colombianos. En algunos de estos casos, es posible que se haya cumplido con el procedimiento y los tiempos correctos, pero al no tener la capacidad de proporcionar evidencia de ello, los casos de demandas judiciales pueden resultar, de todas maneras, en multas financieras contra Nueva EPS.

Los dos factores determinantes que generan los problemas anteriormente mencionados en Nueva EPS son:

1. La falta de integración de la gestión de contenidos con los procesos de negocio que posibilite la toma de decisiones y la correspondiente gestión de manera oportuna.

2. La carencia de una funcionalidad de gestión de registros para rastrear y tramitar la documentación a lo largo de su ciclo de vida, así como para contar con evidencia y registro de las actividades de la Corporación.

Las posibilidades de mejora que traerá serán el Incremento de la productividad, Reducción de costos, Seguridad de la información, Mejorar la imagen corporativa, Rápido ROI, Oportunidad y eficiencia en trámites, Control y seguimiento al documento en los procesos, Control de registros y evidencia de actuaciones.

Estratégicamente a la organización se le contribuye con el logro de un modelo exitoso de gestión y se convierte en apoyo a los procesos que aseguran la sostenibilidad.

Vale la pena resaltar que dentro del proceso de Acreditación que actualmente adelanta Nueva EPS, la implementación del Gestor de Contenidos Empresariales contribuye al fortalecimiento de los procesos y apoya transversalmente todas las áreas para el cumplimiento eficiente de los estándares definidos.

1. ANTECEDENTES

Nueva EPS opera con su sede administrativa ubicada en Bogotá, donde se centraliza toda la información de los diferentes puntos de atención de todo el país. Se presentan inconvenientes en el momento en el cual se requiere tomar decisiones puesto que la información al interior de la Organización tiene estructuras documentales diferentes, ocasionando reprocesos en la realización de las diferentes tareas. La administración de documentos físicos ha ocasionado un gasto muy alto en la custodia de documentos con los proveedores lo cual ocasiona demoras a las diferentes áreas, en el momento de realizar una consulta para tramitar un proceso o actividad.

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