AUditoria de BULTORFER S.A.

Informe de Auditoría Interna

Sres. Propietarios de BULTORFER S.A.

Av. Pío X 208 y Av. General Savio y San Miguel

Río Tercero- Córdoba

Hemos realizado una auditoría interna al área de Tesorería, Recursos Humanos y a la única Sucursal de la empresa, en el período de Agosto a Noviembre de 2015, con el objetivo de evaluar el Sistema de Control Interno de la misma.

Por medio de este informe se exponen las debilidades que se presentan junto con las posibles soluciones y recomendaciones propuestas; además se incluirá una matriz de riesgo para cada área presentada en sus respectivos anexos.

El informe fue elaborado tras realizarse un relevamiento interno de las diversas áreas de la empresa y luego de un estudio exhaustivo de las mismas,  según lo disponen las normas de auditoría vigentes.

Los procedimientos utilizados para conocer la situación general de la empresa y determinar las condiciones actuales del sistema de control interno fueron: entrevista con los directores de la firma, con el responsable de tesorería, con el encargado de RRHH, con empleados e inspección ocular.

A continuación procedemos a mencionar las debilidades detectadas, y las recomendaciones para mejorar los procesos y lograr una mayor eficiencia.

Características generales de la empresa

Debilidades:

• Deficiencia en el organigrama, en el actual no expone la totalidad de las áreas que le corresponden a una empresa de esta envergadura, tampoco se incluye en ella la única sucursal con la que cuenta.
• Falta de un manual de procedimientos escrito que determine las funciones que deban llevarse a cabo por cada una de las personas que conformen la empresa identificándose las tareas y responsabilidades.

Riesgos:

• Al no contar con un organigrama acorde a la realidad es posible que se presenten confusiones en cuanto a la manera en la que se organizan las tareas, identificación de líneas de responsabilidad y control.
• Desconocimiento por parte de los empleados de las normas generales que guían el proceder de la empresa ajustado a los valores, misiones y visiones que posee, pudiendo cometer errores en su desempeño diario.

Recomendaciones:

• Es aconsejable que  la empresa adopte el organigrama que ha sido propuesto en el cual se incluye la figura del auditor interno y externo, contador externo y demás áreas imprescindibles de la casa central y sucursal.
• Confeccionar un Manual de Procedimiento en soporte papel en el que se detallen las distintas actividades que deban realizarse en la empresa, las funciones esenciales a cada puesto junto a las obligaciones y responsabilidades que representan.

Área de Tesorería

Debilidades:

• Una persona se encarga de cobrar, pagar y conciliar.
• Tardanza en la presentación de documentos ante el fisco.
• Excesivas personas autorizadas a firmar cheques.
• Contabilidad interna deficiente.
• No poseen manuales de procedimientos escritos.
• Se realiza un control de seguimiento limitado a las actividades que realiza el Contador Externo.
• Ausencia de comprobantes en la empresa que acrediten las compras.
• Ausencia de comprobantes y registros que acrediten el efectivo cobro de los créditos por ventas.

Riesgos

• Posible comisión de fraudes y errores que conlleven a variaciones en la contabilización.
• Multas, clausura, inhabilitación de la CUIT, decomiso, publicación del incumplimiento.
• Posible comisión de hurto o utilización de fondos distintos a los fines acordados. Posible malversación de fondos.
• Dificultad para sustentar diferencias contables en algunos aspectos con el contador externo.
• Actividades operativas y de gestión realizadas sin sustento formal, deja al libre albedrío de los trabajadores la ejecución de las tareas.
• Comisión de errores que puedan derivar en liquidación de impuestos erróneas. No responder en tiempo con la documentación exigida por organismos fiscales.
• Imposibilidad de  acreditar las compras efectuadas y posteriores reclamos. Potencial extravío en manos del contador.
• Planillas de clientes con saldos erróneos, imposibilidad de demostrar su derecho.

Recomendaciones

• Distribuir las tareas de cobranza, pago, conciliación y registro a personas totalmente independientes unas de otras.
• Exigir mayor prioridad al cumplimiento de requisitos fiscales.
• Reducir la cantidad de personas autorizadas y tratar que aquellas sean independientes entre sí.
• Mínimamente llevar a cabo un seguimiento paralelo de créditos por ventas, compras y pagos.
• Redacción de sencillos manuales de procedimientos que guíen el funcionamiento del área en cuestión.
• Prestar más atención a las actividades realizadas por el contador externo, hacer un mínimo seguimiento de sus actividades para cotejar con las actividades reales del ente.
• Antes de entregar originales al contador conservar copias digitales de las facturas de proveedores.
• Entregar en forma y en tiempo oportuno los comprobantes de recibo y proceder a su posterior registro tanto para el seguimiento interno del ente como para la contabilización en general.

Matriz de riesgos: (ANEXO I)

La evaluación de la matriz de la presente área arroja un resultado de 92. Mientras que el riesgo aceptado de la empresa es de 95. Se aconseja a los directores de la empresa que tomen precauciones por las debilidades nº 2 y 8 (puesto que representan los riesgos más altos) y apliquen las recomendaciones hechas previamente para no superar el riesgo aceptado.

Área de RRHH

Debilidades:

• Inexistencia de un área conformada como tal.
• Ausencia de manuales de procedimientos escritos.
• Los legajos no poseen un nivel de seguridad adecuado.
• Carencia de un sistema que evalúe el desempeño del personal.
• Carencia de un sistema de control que verifique la llegada, salida y permanencia en el lugar de trabajo.

Riesgos

• Imposibilidad de identificar un responsable del área. Tareas mal ejecutadas.
• Actividades  realizadas sin sustento formal, deja al libre albedrío de los trabajadores la ejecución de las tareas, desconocimiento de las funciones y responsabilidades de cada uno.
• Acceso ilimitado. Potencial alteración de los mismos. Extravío de documentos importantes.
• Mal desempeño en las funciones asignadas. Imposibilidad de corregir acciones a futuro.
• Posibilidad de no abonar horas no trabajadas por no poder constatar la presencia del empleado dentro de la empresa.

Recomendaciones

• Designar una persona con la capacidad idónea para responder, tomar decisiones, verificar y controlar las actividades del personal.
• Redacción de sencillos manuales de procedimientos que guíen el funcionamiento del área en cuestión.
• Informatizar mediante copias digitales la información. Colocar los archivos en lugares de mayor seguridad fuera del rango de acceso público.
• Instaurar periódicamente exámenes que revelen la eficacia, eficiencia y progreso con el tiempo.
• Instalar un sistema tal como marcador de tarjeta o huellas digitales. Realizar controles sorpresas a media mañana o tarde.

Matriz de riegos: (ANEXO II)

La evaluación de la matriz del área arroja un resultado de riesgo igual a 51, mientras que el nivel aceptado por la empresa es de 61. Si bien el riesgo no supera los niveles aceptados, la empresa debería empezar a concretar las recomendaciones para la debilidad nº 1, ya que representa el nivel más alto de ocurrencia y es esencial que exista un departamento de Recursos Humanos para poder tomar las decisiones, controlar las actividades del personal e identificar los responsables.

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