Administración 2. Entender la diferencia entre los conceptos urgente e importante

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1 INTRODUCCION

Entender la diferencia entre los conceptos urgente e importante es la clave en la gestión del tiempo. Por eso separando estos dos conceptos podemos dar más valor a la elección de nuestras tareas u objetivos. 

Cierto es que el tiempo está pasando y muchas veces nos da la sensación de correr a contrarreloj. Pero pienso que no es del todo así. Reflexionándolo bien, hoy no me encuentro en el mismo punto que el mismo día del año pasado. Si hay algo que todos tenemos es tiempo, el mismo todos. En cambio, seguro que conoces gente que parece que es capaz de sacarle mucho más partido al tiempo que otras personas. Por ejemplo, conozco gente que es capaz de estar dando charlas durante toda la mañana, y aun así tener tiempo para ir al gimnasio, socializar, organizar futuros eventos… mientras que otra gente cercana se ve abrumada con ir a su trabajo y volver a casa sin hacer nada más allá de eso. Todos tenemos opciones de elegir de como pasamos nuestro tiempo.

2 URGENTE

Lo urgente es aquello que requiere una atención inmediata. Cuando una tarea o un proyecto es urgente pasa a requerir toda nuestra atención y nos focalizamos en ello. Así, comprender que un proyecto es urgente es tomar una decisión para darle prioridad absoluta, y eso es lo que deberá ser transmitido a un equipo de trabajo.

 Algo urgente pero no importante

Un ejemplo práctico sobre esto, si estás trabajando en un proyecto de carrera que debes entregar dentro de 10 días y vas siguiendo un horario que tú mismo o misma te has definido, entonces estás haciendo algo que es importante para tu futuro. Si en ese momento, suena tu teléfono móvil o tu celular, ha aparecido una urgencia. Si no contestas el teléfono en los próximos 10 segundos o 15 muy posiblemente pierdas la llamada.

¿Eso significa que acabas de perder algo importante para tus planes de futuro? Seguramente no. Si, claro, puede ser una llamada de emergencia, pero seamos honestos ¿cuántas veces ocurre eso? Con toda seguridad era una llamada que puede esperar hasta que estés en un momento en el que puedas hablar tranquilamente después de acabar aquello que es realmente importante.

Saber distinguir entre aquello que es importante, y aquello que sólo lo parece ser porque tiene un límite en el tiempo mucho más próximo, es un engaño que debemos de empezar para tener en cuenta para decidir qué acciones hacer y cuales no a la hora de gestionar nuestro tiempo.

MEDIR LA URGENCIA

La urgencia, puede medirse con una fórmula y se expresaría del siguiente modo.

Urgencia = tiempo que consume la tarea / tiempo restante hasta la fecha límite

Teniendo en cuenta esta fórmula puedes determinar las prioridades en tu trabajo, sabiendo qué es urgente y qué no. Interpretando los resultados de esta fórmula, si la cifra resultante es cero, implicará que la tarea no es urgente. Si por el contrario es igual o superior a 1, implicará que esa tarea necesita de toda tu atención porque es urgente, de lo contrario, no se cumplirán con los plazos

 3 IMPORTANTE

Lo importante está relacionado con las tareas a largo plazo, aunque repercute y mucho en los objetivos. Saber diferenciar qué cosas son importantes y qué cosas no son importantes es lo que nos acerca al cumplimiento de los objetivos. Se trata de dejar tareas a un primer plano y tareas a un segundo plano.

Teniendo en cuenta estas definiciones de urgencia e importante, una tarea puede ser importante pero no urgente. Una tarea que ahora es importante, en un momento determinado puede pasar a ser urgente y tener que llevarse a cabo en un corto plazo prácticamente inmediato.

Definiendo cada tarea según su nivel de prioridad

Ahora pasemos al siguiente punto: ¿qué necesitamos tener en cuenta ante dos tareas que son importantes? ¿Qué haríamos? Sencillamente, determinar qué puede esperar y qué no puede esperar. Esto demuestra la necesidad de emplear herramientas de gestión de horarios y registros de jornada como es el caso de Sesame. Cuando dudamos sobre lo urgente y lo prioritario podemos observar a qué le hemos dedicado más tiempo y a qué le hemos dedicado menos tiempo. Con esta premisa en mente y valorando las fechas límites y las entregas, podemos salir de dudas.

• Lo importante, pero urgente: un titular para un evento que se celebrará de forma inmediata, una disculpa en redes sociales, unos archivos necesarios para una presentación.
• Lo importante pero no urgente: llevar a cabo un nuevo hábito, definir una estrategia.
• Lo que no es importante pero sí urgente: reuniones con un equipo de trabajo. Tareas que repercutan en la gestión del tiempo.
• Lo que no es importante y tampoco urgente: todo aquello que puede esperar.

3 DIFERENCIAS ENTRE URGENTE E IMPORTANTE

Las tareas urgentes son aquellas que exigen una atención inmediata y son las que ponen a prueba la capacidad de respuesta momentánea.

Las tareas importantes son las que nos llevan a cumplir el objetivo final de la empresa. Puede ser a corto o largo plazo y poner a prueba la capacidad de respuesta futura frente a los obstáculos que se van presentado.

Lo ideal sería una situación de equilibrio a la hora de afrontar las actividades importantes y urgentes.

La táctica más difundida en los cursos de gestión del tiempo para analizar qué ocupaciones pertenecer a cada tipo es la Matriz de Covey.

Stephen R. Covey, autor de Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, propone una table en la que clasifica flas actividades según sean Urgentes, No Urgentes, importantes o No Importantes. De modo que:

1. Si una tarea es Urgente e Importante habrá que solucionarla cuanto antes.
2. Si es Urgente y No importante habrá que delegarla en otros.
3. Si es No Urgente e Importante habrá que retrasarla.
4. Si es No Urgente y No Importante se deja para lo último o se olvida.

Matriz de Covey:

4 MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPO

Mitos: cosas irreales que si inventan para atrasar el trabajo. Enemigos: se controlan personalmente

MITOS DEL TIEMPO

El tiempo puede Administrarse. Resulta imposible realmente administrar el tiempo. El tiempo tampoco puede ahorrarse, almacenarse o multiplicarse. El tiempo fluye independientemente de todos nuestros esfuerzos por controlarlos. Todos somos bendecidos con 24 horas cada día, y somo nosotros quienes en definitiva decidimos como usarlas. La clave está en cómo decidimos usar nuestro tiempo. Podemos usarlo sabiamente, o podemos malgastarlo. Pero lo que nunca podremos hacer es ahorrarlo. Al final de cada uno de nuestros días, el tiempo que haya pasado se habrá ido para siempre.

1. La buena Administración del tiempo implica hacer más en menos tiempo. Este es un grandísimo error. ¿De qué valdría iniciar un largo viaje solo para darnos cuenta al llegar a nuestro destino que no era allí donde queríamos llegar? Es mucho más importante elegir el destino correcto que la velocidad con la que avanzamos. Muchas personas se justifican mentalmente pensando que han estado haciendo un montón de cosas durante el día. Pero no quieren darse cuenta de que todas esas cosas que han hecho no eran las realmente importantes, las que pueden producir un avance significativo hacia el logro de sus mayores objetivos. Lo importante no es hacer más coas, sino hacer las cosas adecuadas es mucho más efectivo terminar el día habiendo completado tres tareas verdaderamente importantes, que cincuenta que no te aporten nada.
2. Las “listas de cosas que hacer” son el elemento fundamental para una buena administración del tiempo. Te resultará muy difícil motivarte si solo trabajas con “listas de cosas para hacer”. Piensa por ejemplo en todas las tareas que tendrás que realizar a lo largo de eta semana. Esa lista incluirá cosas como ir al banco, recoger a los niños, hacer la compra, prepara un informe y así hasta completar una larga lista de tareas. Pensar en esas “listas” no suele motivar a nadie. Lo único que produce motivación, es pensar en los resultados que pretendemos conseguir. Si ves la tarea de “ir al banco” como una simple tarea de tu lista de cosas para hacer, logrará un efecto en tu motivación muy diferente a si la ves como parte del proceso de “Alcanzar mi independencia económica”. A la hora de planificar tu tiempo, piensa siempre en resultado nunca en tareas. Cuando tengas claro el resultado que deseas conseguir, traza un plan de acción asignando las tareas que sean necesarias para lograr ese objetivo. Siempre primero resultados y después tareas.
3. Es necesario un planificador o alguna herramienta de administración del tiempo para estar organizado. Las personas no están organizadas porque tengan un planificador o una agenda, sino que utilizan esas herramientas porque están organizadas. Esto que parece un juego de palabras es un factor crítico para conseguir grandes resultados con el uso de tu tiempo. Son muchas las personas, que por influjo de las modas, o simplemente por parecer organizadas, compran el mejor sistema de planificación disponible, a pensar de que jamás llegan a usar. La administración del tiempo efectiva es fruto de forjar hábitos de excelencia en nuestra actitud con respecto al tiempo. No tienen nada que ver con el uso de un sistema determinado. Hay personas que logran resultados increíbles de su tiempo utilizando como herramienta un simple cuaderno de notas. Y a pesar de que esa herramienta no es la más adecuada, como sus hábitos de gestión del tiempo si son los adecuados, producen increíbles resultados. Forja primero la mentalidad adecuada para administrar adecuadamente tu tiempo y solo después preocúpate de disponer del mejor planificador que puedas encontrar.
4. Ceñirse a un programa estricto de planificación es la mejor manera para producir resultados. No hay nada más frustrante cuando se trata de administrar con efectividad el tiempo, que fijarse un programa escrito de trabajo para verlo frustrado por interrupciones y acontecimientos inesperados. Pero da la casualidad de que eso es lo normal. Las interrupciones pueden reducirse, pero te garantizo que jamás las eliminarás por completo. Si pretendes ser efectivo solo si logras eliminar todas las interrupciones, te aseguro que jamás lo lograrás. En lugar de esta actitud, es mucho mejor adoptar el hábito de “Trabajar o pensar de las interrupciones”. Toma las interrupciones inevitables no como “ladrones de tiempo”, sino como oportunidades que llegan en el momento inadecuado. Ten la flexibilidad necesaria para adaptarte a las circunstancias de cada momento, y sigue manteniendo claro el rumbo hacia tus objetivos.
5. La clave para lograr resultados con el tiempo es planificar. La verdadera clave no es planificar, sino “comprometer” espacios de tiempo a las tareas que has decidido realizar. Hacer tu lista de tareas del día solo es el primer paso. El paso siguiente, que es muchísimo más importante, hade ser asignar momentos de tiempo específicos a lo largo del día en los que realizarás esas tareas. Las listad de tareas son intenciones, el compromiso de asignar un bloque de tiempo a una tarea comienza a convertí esa tarea en realidad.
6. Los mayores ladrones del tiempo incluyen las interrupciones telefónicas, visitas, reuniones y proyectos urgentes. A pesar de que estos factores pueden influir en mayor o menor medida en tu efectividad a la hora de administrar el tiempo, no son realmente ladrones del tiempo; son simplemente parte de tu trabajo. Los mayores ladrones del tiempo suelen ser auto impuestos por nosotros mismos; Postergación, falta de enfoque, exceso de perfeccionismo, perder el tiempo en tareas triviales, etc. Nosotros mismos somos nuestros peores enemigos. Administrar eficazmente el tiempo tiene que ver con saber administrase mejor uno mismo, no tratar de buscar excusas en las llamadas de teléfono que tenemos que atender.
7. Es más efectivo trabajar en una misma tarea hasta tenerla totalmente completada. Puede que sea más eficiente, pero no es más efectivo. Generalmente es mucho más efectivo dividir todo proyecto o tarea de envergadura en pequeños trozos de una o dos horas de duración que manejaremos en bloques. Los grandes proyectos se logran mejor a base de frecuentes y cortos “esprint” que son ocasionales “maratones”.
8. Debe tenerse un planificador para el trabajo y otro para los temas personales. La vida es un todo. Tu vida incluye tanto todos los temas de carácter profesional que desarrollas, como todas las facetas de tu vida personal. Hay que tener un único planificador. Planificar todas nuestras actividades en un único lugar nos ofrece una perspectiva mucho más adecuada para mantener equilibrada nuestra vida familiar, el desarrollo profesional y todos nuestros objetivos en su conjunto.
9. El tiempo es dinero. El tiempo es muchos más que dinero, el tiempo es la vida. Tú siempre podrás conseguir más dinero, pro jamás podrás conseguir más tiempo. El tiempo es un recurso más irreemplazable que este. Una vez que ha pasado ya no volverá jamás. Toma conciencia y comienza a valorar tu tiempo como la posición más preciosa que posees, porque todo lo demás es consecuencia de cómo uses tu recurso más valioso.

ENEMIGOS DEL TIEMPO:

1. Las Creencias: Son esos pensamientos que tenemos sobre nosotros mismos y sobre la vida. Las creencias negativas son el principal enemigo de nuestro tiempo, por eso es necesario derribarlas. La mejor forma de destruir una creencia es identificarla, piensa como te ha afectado esa creencia, que cosas no tienes el día de hoy a causa de esas creencias. Una vez sea consciente de todo lo que te ha perjudicado esas creencias, elige cambiarla.
2. La Excusas: Son fáciles de encontrar y siempre están a nuestro alcance, lo peor de todo es que al dar esa excusa nada cambiará en tu vida. Si de verdad quieres vivir un mejor estilo de vida, entonces asegúrate de eliminarles porque tu éxito no las necesita. La mejor forma de destruir las excusas es detenerte antes de darla, y piensa si dar esa excusa te acercará a dónde quieres ir. Una vez te des cuenta de que esa excusa no te acerca a tu objetivo, evitarás darla y te moverás para hacer lo que necesitas hacer.
3. El Postergar: Dejar todo para después es una de uno de los males que sufren la gran mayoría y muchas veces es combinada con las excusas. El postergar las cosas solo causa estrés, angustia, preocupación y frustración. Para destruir este enemigo, piensa en lo que estas posponiendo “Tus sueños, tus metas, tu cambio, tu crecimiento, tu transformación, etc.”.
4. La indisciplina: Este enemigo es mortal, poque no solo acaba con tus metas, sueños y proyecto de vida, destruye tu autoestima. Una de las dos causas de la indisciplina es el querer hacerlo todo a la vez y complacer a todo el mundo, no saber decir No. La mejor forma de destruir este enemigo es aprender a hacer una cosa a la vez, querer hacer varias cosas al mismo tiempo, es no hacer NADA. Y aprender a decir NO es aquellas cosas que te están alejando de tus metas. Decir No a alguien, no es ser egoísta, es decir SI a lo quete va a dar orgullo, satisfacción, libertad y prosperidad.

5. CONCLUSION

El tiempo es un recurso no renovable. Para mejorar la administración de tu tiempo y empieces descubriendo en qué y cómo lo has gastado actualmente, desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de administrarlo mal, el mejor generador de tiempo es la buena administración y los peores ladrones de tiempo son, la falta de planeación, desorden, indecisión, perder de vista los objetivos y desconcentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente; quien en realidad la persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo. Hay que emplear los últimos minutos laborables del día en planear por escrito lo que se hará el siguiente día, así nos ayudará a evaluar el uso que hacemos del tiempo que disponemos y la consecuencia serán los logros y establecer objetivos de mejora a corto plazo.

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