Administración General

Unidad 1: La Administración de las organizaciones

Significado de la Administración

Según Taylor: “la administración es una disciplina científica que consiste en ciertos principios generales cuyo principal objetivo es el de asegurar el máximo de prosperidad, tanto para el empleador como para el empleado”

Según Fayol: “prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”.

Es un conjunto de conocimientos aplicados que permiten investigar, explicar, comprender y predecir los porqués de todo tipo de organizaciones.

Status de la Administración

La administración es científica pero no es una ciencia porque, lejos de proponerse alcanzar conocimientos desinteresados, persigue conocer la mejor manera de controlar algo. Tiene por propósito aplicar resultados de investigaciones (propias o ajenas) mediante herramientas que permitan transformar y controlar una realidad (la organizacional) y que en ningún caso se queda con el conocimiento. Esto no impide que los administradores formulen modelos matemáticos y diseñen experimentos para poner a prueba la verdad de dichos modelos y la eficacia de los controles involucrados. Pero dichos modelos serán específicos o parciales antes que generales.

La importancia del administrador

Es el responsable de poner los conocimientos en acción dentro de las organizaciones, administrando recursos variados y por lo general escasos.

Son individuos con una función especial: la de guiar, promover y hacer surgir las habilidades latentes de otros seres humanos.

El gerente debe ser un artesano: su primera obligación es obtener que la organización realice la misión y el propósito que son su razón de ser.

El objeto de estudio de la Administración: Las organizaciones

“La organización como subsistema de la sociedad debe alcanzar sus objetivos dentro de las limitaciones que son parte integrante del suprasistema ambiental. La organización desempeña una función para la sociedad; para recibir insumos, debe adaptarse a las limitaciones y los requerimientos sociales. Al mismo tiempo, la organización influye sobre su suprasistema ambiental.” Kast y Rosenzweig

En todas las organizaciones encontramos elementos y características comunes:

1) el propósito por el cual fueron creadas: son unidades sociales con el propósito de satisfacer una necesidad de la sociedad;

2) un comportamiento que se orienta la satisfacción de la necesidad que los integrantes de la organización conocen;

3) realizan sus tareas con conocimientos en forma de técnicas, bajo el mando de otras personas y de manera estructurada;

4) la interrelación social supone la existencia de un sistema de naturaleza social (sistema complejo – teoría de los sistemas como herramienta).

Talcott Parsons: “las organizaciones son unidades sociales (o agrupaciones humanas) deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines específicos.”

Características y elementos de las organizaciones

Características

(Etzioni)

1) la división del trabajo, el poder y de las responsabilidades de las comunicaciones (deliberadamente planeadas para favorecer la realización de fines específicos)

2) la presencia de uno o más centros de poder (controlan y encaminan los esfuerzos de las personas hacia el logro de los objetivos organizacionales; diseñan y rediseñan la estructura y se encargan de todo aquello que se relacione a la búsqueda de la eficiencia)

3) la sustitución del personal (las personas que integran la organización pueden ser reemplazadas y las tareas asignadas a otros individuos)

(Weber)

4) conllevan relaciones sociales (los individuos interactúan dentro de la organización)

5) incluyen a una parte de la población y excluyen a otra

6) tienen una frontera o límites de diversa naturaleza: vinculados con el espacio físico y el espacio no físico: interno (interrelación de los miembros) y externo (aquel donde la organización ejerce influencia sobre la sociedad)

7) tienen un orden que se refleja en una estructura planeada.

Elementos

Los elementos son los recursos que las organizaciones pueden controlar, por medio de la propiedad de los mismos, y que son necesarios para llevar a cabo las actividades con eficiencia y para prestar los fines y cumplir sus objetivos con eficiencia en el medio en que les toca desenvolverse.

1) Recursos Humanos: son los elementos activos de la organización. (Dueños, accionistas, trabajadores. Estos últimos son el personal de tiempo completo que, por su fuerza de trabajo reciben a disposición de la organización, percibe una remuneración. Pueden ser jornalizados (participan en la transformación del producto) o mensualizados (tareas administrativas))

2) Recursos Materiales:

a) materias primas o semielaborados (insumos) que se transforman –mediante la realización de un proceso – en productos terminados;

b) las instalaciones (edificios, muebles) en que la actividades se lleva a cabo;

c) las maquinarias y herramientas afectadas al proceso productivo;

d) los muebles afectados al proceso productivo o a la labor administrativa;

e) el dinero necesario para llevar a cabo la actividad.

3) Recursos de la naturaleza: tierra, agua, aire, gas y la energía en todas sus formas

4) Recursos Cognitivos: ideas, conocimientos (know-how), información, originados en el avance científico-técnico

5) Recursos Tecnológicos: modos de obrar y hacer: métodos, técnicas y procedimientos que la organización utiliza

6) Recursos Intangibles: marcas, nombres, prestigio, necesarios para acceder y posicionarse en el mercado

Modelos y teorías aplicables al análisis organizacional

Tipologías

Según la función (fines) (de acuerdo a lo que contribuyen a la sociedad)

1) las organizaciones de producción (empresas) que son las encargadas de elaborar productos que serán consumidos por la sociedad.

2) las organizaciones orientadas a metas políticas (partidos políticos) que están dirigidas a asegurar que la sociedad alcance las metas que considera valiosas: son las que generan y distribuyen poder dentro de la sociedad.

3) las organizaciones integrativas (bomberos) son las que tienen como fin la solución de conflictos de la sociedad, la dirección de las motivaciones hacia el logro de las expectativas institucionalizadas, y asegurarse que las partes de la sociedad trabajen juntas.

4) las organizaciones para el mantenimiento de patrones (escuelas) son las que persiguen la continuidad de la sociedad por medio de actividades culturales, educativas y expresivas.

Según sus objetivos

1) las que se limitan a la coexistencia de sus miembros, a su actuación común y al contacto recíproco que esto exige (club). Los miembros se incorporan de manera voluntaria y quienes tienen la responsabilidad de dirigir son elegidos de manera voluntaria.

2) las que actúan de manera determinada sobre un grupo de personas que son admitidas para ese fin (hospitales, cárceles) en donde predomina el orden racional y la estructura burocrática.

3) las que tienen como objetivo el logro de cierto resultado o determinada acción hacia afuera (las empresas, los partidos políticos, las asociaciones benéficas).

Según quiénes son los destinatarios de las acciones (quienes se benefician)

1) asociaciones de beneficio mutuo en que los miembros son los beneficiarios (sindicatos, partidos políticos, asociaciones profesionales).

2) negocios donde los propietarios son los primeros beneficiarios (empresas, bancos, compañías de seguro).

3) organizaciones de servicio con los clientes como beneficiarios (hospitales, escuelas, universidades)

4) organizaciones de bienestar en que se beneficia el público en general (gobierno, institutos de investigación científica).

Según los medios de control aplicados en ellas. El éxito de una organización depende de su capacidad de mantener el control de los que participan de ella. La subordinación es la base para sus sistemas y es la forma como los participantes del nivel inferior responden al sistema de autoridad de la organización. Surgen tres tipos o bases de autoridad:

1) coercitivas, donde la coerción es el medio de control predominante sobre los miembros inferiores (cárceles).

2) remuneradora, en las cuales el medio de control es de naturaleza financiera o de recompensas materiales (empresas).

3) normativa, en las cuales los controles se apoyan en sanciones normativas (Iglesia).

Para cada una existe una base de subordinación: enajenante, instrumental o calculadora y moral, teniendo así 9 posibles tipos, quedando la mayoría en tipos congruentes (coercitiva-enajenante; remuneradora-calculadora; normativa-moral).

Según su estructuración para atender diversas contingencias que enfrentan

1) la estructura simple caracterizada por ser organizaciones pequeñas, que actúan en ambientes dinámicos, con tecnologías básicas y en donde prevalece el mecanismo de supervivencia directa

2) la burocrática mecánica caracterizada por ser organizaciones grandes, que actúan en ambientes estables, en donde el trabajo está estandarizado y las actividades están sujetas al control de algún cuerpo externo

3) la burocracia profesional caracterizada por el hecho de que el trabajo se estandariza mediante capacitación profesional, en un ambiente estable y sin controles externos en la organización. El factor clave son las habilidades y conocimientos de los trabajadores operativos que son profesionales o artesanos

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