Administración general de los Recursos Humanos, materiales, contables y financieros de la empresa

Actividades por Puesto.

Puesto Nombre

Gerente Administrativo

En el organigrama de la empresa, se visualiza en la línea siguiente a la Dirección General.

De la Gerencia Administrativa dependen un auxiliar/recepcionista y un mensajero.

Objetivo: Administración general de los recursos humanos, materiales, contables y financieros de la Empresa.

RECURSOS HUMANOS:

1 Contratación , Capacitación e Inducción del personal a su cargo.

2 Reclutamiento de personal para el área administrativa.

3 Implementación de programas de capacitación e inducción a los diferentes puestos que integran el área administrativa.

4 Capacitación del personal de nuevo ingreso en el área administrativa.

5 Asignación de funciones de cada uno de los elementos que integran el área administrativa.

6 Integración de expedientes y registro de control de todo el personal de la empresa.

7 Determinar los requisitos administrativos y solicitar documentación para integrar su expediente al personal de nuevo ingreso a la empresa.

8 Dar seguimiento al proceso de altas y bajas del personal ante el IMSS

9 Establecer control de asistencia, registro de horario de entrada y salida del personal en coordinación con los responsables de las diferentes áreas de la empresa.

10 Hacer el cálculo de las nóminas de la empresa y realizar el pago correspondiente al personal en los días establecidos de acuerdo a la política interna.

11 Realizar el cálculo y pago adicional a nómina al personal como vacaciones, aguinaldo, finiquitos, etc.

12 Definición de horarios de trabajo y jornada laboral de cada uno de los elementos que dependen de la Gerencia Administrativa.

13 Participar en la capacitación e inducción del personal de nuevo ingreso a las diferentes áreas y en los programas de capacitación interna.

CONTABLES Y FINANCIEROS:

1 Realizar los procesos y registros contables en coordinación con el despacho contratado por la empresa para ese fín.

2 Facturación y cobranza de los servicios prestados y control de clientes de la empresa.

3 Llevar un control de Clientes mediante expediente administrativo de cada uno de ellos que integre días y horario de recepción de facturas y pagos de facturas, directorio de contacto administrativo para facilitar la comunicación y R. Públicas con ellos.

4 Implementar política de pago a proveedores (recepción de facturas, contrarecibos, períodos, forma y tiempo.) y programar pagos correspondientes.

5 Tramitar y atender todos los asuntos relacionados con registro, pagos, cambios ante dependencias como Sindicato, Hacienda, Imss, Infonavit, Municipio, etc.

6 Control de cuentas bancarias de la empresa.

7 Análisis financiero para toma de decisiones. (flujo de caja, proyección de cobranza, informes periódicos de bancos),

8 Informar a Dirección status de Bancos, caja, Ctas. por cobrar, facturación, etc.

9 Establecer una comunicación amable y efectiva con los responsables de las áreas administrativas de nuestros clientes y proveedores que fortalezca nuestra relación con ellos.

10 Control de pago de comisiones por ventas a ejecutivos internos y agentes o agencias externas.

11 Recepción y seguimiento a solicitudes de compra por parte de los diferentes departamentos de la empresa.

12 Determinar las compras de insumos, equipo , material, mobiliario, herramienta, etc., necesaria (en coordinación con el área solicitante y la Dirección General.).

13 Establecer un control y archivo de contratos, convenios con proveedores: (Sindicato, IMSS, renta, Luz, Megacable, etc.)

RECURSOS MATERIALES:

Automóvil.-

Mobiliario y Equipo de oficina.

Inmueble.

Cuidar que los recursos materiales señalados, tengan un mantenimiento preventivo y correctivo, para mantenerlos en buenas condiciones de uso.

Para Seguimiento:

Arreglo definitivo a puerta de ingreso.

Ubicación de Sistema de Vigilancia y Monitor

Ubicación de Líneas telefónicas nuevas y anteriores

Compra de Persianas

Renta de el sáuz

Aire Acondicionado

Compra de una computadora para grabación de ocho canales mas de cable para servicio a P. A. N.

Compra de una Computadora para verificación permanente de señal

Actividades por Puesto.

Puesto: Nombre:

Gerente de Control y Análisis

En el organigrama de la empresa, se visualiza en la línea siguiente a la Dirección General.

De la Gerencia de control dependen dos ejecutivas de atención a clientes.

El Objetivo de la Gerencia de Control la atención personalizada a los clientes, lograr que reciban la información que procesa

Contacto con la calidad y oportunidad que el área de ventas comprometió, solicitando a cada departamento que organice sus procesos de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes.

las ejecutivas, conformando el enlace entre el vendedor y la empresa.

Las actividades de este departamento se dividen en tres partes:

a) Proceso final en el flujo de información (acumulado y formato de reportes) para los clientes.

b) Análisis de la información publicitaria generada por Contacto.

c) Control (Ejecución, seguimiento y entrega a clientes) del servicio ordenado por el área de ventas.

a) Proceso final en el flujo de información.

En este departamento, se genera la última fase del proceso de información, ya que es donde se organizanan los

datos capturados en el sistema por el personal del área operativa, (radio, prensa y TV) dando forma a los diferentes

reportes de información publicitaria de acuerdo con las solicitudes de los clientes proporcionadas por el área de ventas.

b) Análisis de la información publicitaria generada por Contacto.

Es el área donde se genera la información publicitaria para presentarla al cliente facilitando su interpretación

desde el punto de vista mercadológico: Porcentaje de participación por categoría o giro del anunciante, nuevos anunciantes, y estratégia de medios.

Con base en las pautas de transmisión que el cliente nos entrega, se realiza un análisis comparativo de lo

pautado contra lo transmitido por los medios, puntualizando las afectaciones como:

Spots faltantes, fuera de horario, con competencia o con versiones distintas a las ordenadas

c) Control (Ejecución, seguimiento y entrega a clientes) del servicio ordenado por el área de ventas.

El área de Control, tiene la responsabilidad de interpretar cada orden de servicio del área de ventas y solicitar

internamente a los departamentos involucrados lo necesario para la ejecución del servicio contratado en tiempo y forma,

la organización de expedientes de los clientes nuevos y asignación de las cuentas al personal ejecutivo a su cargo.

RECURSOS HUMANOS:

Contratación , Capacitación e Inducción del personal a su cargo.

Reclutamiento de personal para el área de Control.

Implementación de programas de capacitación e inducción a los diferentes puestos que integran el área de Control.

Capacitación del personal de nuevo ingreso a su departamento.

Asignación de funciones de cada uno de los elementos que integran su personal.

Tareas adicionales del Gerente de Control ( I )

Programación de las emisoras de radio y canales de cable que el área operativa debe monitorear diariamente

con base en las pautas publicitarias proporcionadas por los clientes y el compromiso establecido de Contacto.

Compra, admnistración del almacen y distribución de materiales de limpieza y artículos de oficina, (papelería, pilas

cd´s., etiquetas, carpetas, sobres, pintarrones, jabón, papel higiénico, escobas, etc.)

Para Seguimiento:

Actualizar registro de Clientes.

Reasignación de actividades a ejecutivos, que incluya la comunicación permanente con los clientes.

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