Administración para la Organización Moderna

[pic 1]

Escuela de Economía y Negocios

Ingeniería Comercial

Trabajo Individual Administración para la Organización Moderna

PROCESO ADMINISTRATIVO

- Consideraciones de Ampliación Panadería Don Felipe  -

Docente

Jorge Solís

Estudiante

Gerald Jacob Manríquez Bravo

Segundo Semestre, año 2020

Índice

1. Introducción…………………………………………………………………….3

1. Contexto de la Situación Empresarial………………………………………..3

1. Identificación del Tamaño de la Empresa…………………………………...4

1. Identificación de las partes del Proceso Administrativo……………………5

1. Consideraciones de Aplicación del Proceso Administrativo……………….6

5.1. Etapa de Planificación……………………………………………………6

5.2. Etapa de Organización…………………………………………………...7

5.3. Etapa de Dirección………………………………………………………..8

5.4. Etapa de Control………………………………………………………….8

1. Conclusión……………………………………………………………………10

1. Referencias Bibliográficas…………………………………………………..10

I. Introducción

Se plantea la aplicación de las etapas que considera el proceso administrativo para la panadería Don Felipe. En el transcurso del informe el lector podrá identificar aquellos supuestos necesarios para su comprensión. Con lo anterior se busca dar solución a la problemática par el negocio. En el planteamiento general se aprecia las partes del proceso administrativo. La pregunta es ¿todas intervienen para el tamaño de empresa definido para la panadería?. La respuesta es afirmativa, debido a que cualquier empresa independiente del tamaño, para establecer criterios de expansión, crecimiento o ampliación, debe considerar un sistema de planificación estratégica y su profundidad dependerá de la complejidad de la empresa y los objetivos del proyecto. A continuación el planteamiento y la propuesta.

II. Contexto de la Situación Empresarial

El informe es elaborado a partir de un caso supuesto de ampliación empresarial. Al respecto, como analista experto en procesos administrativos, se considera el asesoramiento de la empresa Don Felipe, la cual se encuentra operativa con ventas de 1000 Un/día. Se desconoce el precio de venta y tipo de unidad que corresponde. Actualmente, cuenta con un personal para sus funciones de 03 personas. Se desconoce; perfiles de cargo, tareas, responsabilidades asociadas y/o área de desempeño. Se supone que al menos 02 de 03 participan en el proceso productivo.

La problemática presente se asocia a una incipiente organización, acarreando dudas para permitir la correcta ampliación de su negocio. Se parte del escenario que dispone de financiamiento para llevar a cabo su proyecto.

Cabe señalar que, independiente del tamaño, para cualquier proyecto de intervención e independiente del objetivo, que la planificación debe estar aterrizada al contexto actual tanto del entorno interno como externo, permitiendo al involucrado definir con claridad los lineamientos de acción con una base fundada. Se asume que el proceso de análisis previo a las diferentes etapas del proceso administrativo consideró lo expuesto en la siguiente imagen.

[pic 2]

Imagen N°1. Proceso de análisis situacional para la definición del plan estratégico de intervención. (Fuente: Elaboración propia).

III. Identificación del Tamaño de la Empresa

En Chile, la clasificación del tamaño de una empresa puede realizarse bajo dos medidas, según el Estatuto Pyme (Ley N° 20.416);  tanto por ventas, como por número de trabajadores. Para Don Felipe, su tamaño será definido por el número de trabajadores, siendo el dato concreto que se presenta. Si bien es cierto, nos indican las unidades vendidas al día, este dato es volátil ya que no tenemos antecedentes del precio para proyectar las ventas totales. Por consecuencia, la panadería corresponde a micro empresa. Por otra parte, el Consejo Nacional Consultivo de la Empresa de Menor Tamaño (2014) indica que las ventas pueden experimentar variaciones importantes que no necesariamente están asociadas a la productividad, con lo cual propusieron incorporar la variable número de trabajadores como criterio adicional. Esto último es relevante ya que la OCDE clasifica a sus empresas por esta variable.

IV. Identificación de las partes del Proceso Administrativo

En la imagen N°2, se identifican las partes del proceso administrativo, factores seleccionados y aplicables a la solución de la problemática de Don Felipe. Estos serán analizados por separado y en profundidad más adelante.

[pic 3]

Imagen N°2. Partes del proceso administrativo seleccionado para la ampliación de la panadería Don Felipe. (Fuente: Elaboración propia).

El detalle de aplicación correspondiente que se propone a Don Felipe, se expone a continuación, se utiliza como base de referencia lo señalado por Robbins y Coulter (2010).

V. Consideraciones de Aplicación del Proceso Administrativo

5.1. Etapa de Planificación

• Misión, visión y valores: Bajo el supuesto que Don Felipe no tenga declarados estos elementos empresariales, se debe considerar crearlos. Es indispensable indicar que estos son claves para la planificación estratégica, debido a que las estrategias deben estar alineadas con estos elementos. La visión establecerá la gran meta a alcanzar por la empresa (realista, alcanzable). La misión indicará el quehacer de cada día para satisfacer los requerimientos y necesidades de los clientes. Ambas se relacionarán con la definición de objetivos. Los valores potenciarán la creación de una cultura organizacional.

• Establecimiento de objetivos: Aquí es relevante la fijación de objetivos que estén en diferentes periodos de tiempos. Esos pueden ser a corto, mediano y largo plazo. Se recomienda establecer objetivos de crecimiento económico y de desarrollo empresarial que permitan definir las directrices propias de acción posteriores.

• Objetivos estratégicos: A diferencia de los anteriores, estos deben plantearse y establecerse en función del plan estratégico asignado para la ampliación de la panadería, deben ser aterrizados al plan estratégico. Se debe considerar de igual forma estipular un plan de contingencia que permita tener una alternativa de acción respecto a acontecimientos propios del dinamismo del mercado, tal como se ha vivido en el último periodo en el país, con movimientos sociales y actual situación en materias de salud.

• Procedimiento: La metodología de trabajo de Don Felipe, del actuar y de la forma de llevar a cabo las diferentes actividades propias de la planificación, deben ser definidas a fin de permitir un orden lógico de aplicabilidad en función de responsabilidades, competencias y recursos.

• Presupuesto: Nada de lo anterior es válido, sin la asignación y el reconocimiento propio de las capacidades financieras de la empresa. Establecer un presupuesto real, factible y viable corresponde a un punto crítico de éxito. Aquí, se parte del supuesto que Don Felipe cuenta con los recursos económicos necesarios para llevar a cabo su proyecto de ampliación.

5.2. Organización

• Adaptación a la planificación: Lo planificado debe aterrizarse a las reales condiciones en recursos materiales, humanos y financieros de la empresa.

• Delegación de autoridad y autoridad organizacional: Se recomienda a Don Felipe una autoridad centralizada para la sostenibilidad de la empresa, asignando cierta autonomía a colaboradores para actividades cotidianas en situaciones particulares. Don Felipe debe delegar autoridad, por ejemplo; en el pedido de materia prima y negociaciones con el proveedor por insumos a menor costo.

• Estructura organizacional: Debe ser intencional y formal para la asignación de las funciones de la empresa, esencial para obtener un trabajo colaborativo eficiente. Don Felipe por su tamaño de empresa, se recomienda una estructura funcional. En el caso que definiera una ampliación a través de una diferenciación de productos, debería generar una diversificación de stock para una ventaja competitiva, por ende la estructura cambiaría a una orientada al producto.

5.3. Dirección

• Definición de necesidad de integración de personal: Para una ampliación es necesaria la integración personal para un mayor volumen de producción considerando los supuestos mencionados. Una promoción externa beneficiara y permitirá incorporar nuevas ideas en la metodología de trabajo, conocimiento previo del mercado exterior y apoyo colaborativo. Se le recomienda la creación de un perfil de cargo, detallando requerimientos para la contratación del candidato adecuado para los laborales. Finalmente, debe contemplar el proceso con inducción para otorgarle la ayuda necesaria para la adaptación y permitir así un desempeño eficiente, sentido de pertenecía y colaboración.

5.4. Control

• Establecimientos de estándares: La ampliación de la panadería, para generar diferenciación en el mercado y establecer una ventaja competitiva, debe mantener el control de los estándares históricos y de calidad definidos. Es importante, ya que estos le permitirán a Don Felipe la fidelización de clientes, generando así ingresos por ventas constantes, adicionado a las nuevas captaciones, y mantener un control comparativo de los comportamientos de las ventas en un periodo de tiempo.

• Supervisión de actividades: Es probable que Don Felipe no cuente con un establecimiento de responsabilidades de manera estructurada. En este sentido debe generar la ruta adecuada que permita establecer la correlación entre las actividades o tareas llevadas a cabo con aquellas definidas en la planificación y sus objetivos correspondientes. Esta acción permitirá a la panadería verificar si los esfuerzos y recursos están siendo aplicados de manera eficiente. Es preciso la elaboración de una carta Gantt de supervisión.

• Definición de Indicadores: Los objetivos planteados para la ampliación y su cumplimiento real, deben ser medidos en función de indicadores concretos, tanto de desempeño, como de productividad, a fin de corregir aquellas desviaciones en el proceso. Se recomienda para Don Felipe establecer indicadores con metas acordes a la realidad de la microempresa. Así, alternativas de indicadores válidos para este caso son: Aumento del volumen de unidades por día, Aumento del ingreso por ventas, Rendimiento individual del capital humano, Retorno sobre la inversión en ampliación, entre otros. Estos indicadores permitirán identificar acciones de mejoras que serán asociadas por medio de retroalimentación a la etapa del proceso que corresponda. Es importante que Don Felipe genere acciones preventivas.

En cada una de las etapas es indispensable contar con actividades de apoyo a la coordinación, la panadería debe establecer acciones que permitan validar y alinear cada una con los objetivos propuestos y principales resultados esperados.

VI. Conclusión

        En función de los antecedentes señalados, se concluye que la micro empresa de Don Felipe, para el cumplimiento de su proyecto de ampliación de la panadería, debe establecer criterios adecuados según su disponibilidad de recursos. Es importante que todo el proceso administrativo sea aplicado a fin de que pueda establecer los lineamientos de carácter estratégico, teniendo adecuación al contexto real de la empresa.

...