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Introducción

En las empresas existen áreas o departamentos que son muy sensitivos en la operación del negocio; en la cual debe haber mucha seguridad, controles, supervisión con el objetivo de minimizar cualquier riesgo o que un acto ilícito pueda suceder el cual afectaría al negocio y consigo dar una mala imagen hacia los clientes.

En el siguiente caso, que se trata sobre la Sustracción de Dinero proveniente de las Cuentas por Cobrar, observaremos cómo un empleado de la empresa que formaba parte del Departamento de Cobros identificó una debilidad en el proceso y empezó a jinetear cuentas para obtener un beneficio propio.

Inspección Judicial e Informe Pericial

Génesis, S.A. vs Luis Pérez (empleado)

SEÑOR JUEZ QUINTO DEL JUZGADO MUNICIPAL CIVIL, DISTRITO DE PANAMÁ

Yo, Fernando A. Lastra P., varón, panameño, mayor de edad, con cédula de identidad personal número 8-956-587, en función de Contador Público Autorizado número 2160, por este medio concurro respetuosamente ante su despacho en mi condición de perito por la empresa Génesis, S.A., a fin de hacer entrega  del informe resultado de la  Inspección Judicial realizada en las oficinas de dicha empresa ubicadas en calle 50 Edificio F&F Tower piso 14 en la ciudad de Panamá efectuada el día 25 de enero de 2016, a las 9:00 a.m.

El objetivo de la inspección consiste en  obtener información a través del  cuestionario abajo señalado y el cual pasamos a contestar de forma inmediata:

Se le solicita al perito revisar los documentos físicos del cliente Satguru, S.A. (cliente que manejaba el empleado Luis Pérez) contra los registros en el sistema contable de la empresa Génesis, S.A.

1. Existe relación comercial entre la empresa Génesis, S.A. y Satguru, S.A.?
2. Verificar existencia de estados de cuentas, recibos, facturas.
3. Determinar los pagos realizados por el cliente Satguru, S.A.
4. Verificar existencia de recibos emitidos al cliente Satguru, S.A. y su contabilización en el sistema.
5. Determinar los daños y perjuicios.

Conclusiones

El perito extrajo las conclusiones tras un estudio pormenorizado, conclusiones que están basadas en un razonamiento objetivo sobre los indicadores analizados. Más allá de la valoración de la prueba que se realizó, lo que se solicita del perito no es una opinión sino un análisis técnico. De ahí la necesidad de que cada conclusión expresada en el informe se fundamente en datos objetivos derivados del propio estudio.

1. Durante la verificación de la información obtenida a través del cuestionario se observó que las funciones del departamento de cobro no estaban bien definida en el sentido de que no había una repartición adecuada de las tareas y responsabilidades de cada empleado.
2. Se observó que la empresa no cuenta con un departamento de auditoria interna, la cual no da la certeza de que su información muestre la validez de los saldos de los estado de cuenta de los clientes y aun sabiendo esa las consecuencias del riesgo que se expone la empresa a cualquier tipo de fraude, no cuenta con un asesoramiento externo donde este pueda orientar y velar por el control de la empresa.
3. Por último la información que es manipulada por el personal del departamento de cobros no está siendo revisada por los supervisores del departamento y eso trae como consecuencia el riesgo a que exista errores intencionales.

Recomendaciones

Como perito, recomendamos que la empresa pueda implementar alguna de las siguientes sugerencias para mejorar el control de los procesos de la empresa:

1. Segregación de Funciones: En el Departamento de Cobros la persona encargada de registrar los recibos en el sistema contable no debe ser la misma que recibe el efectivo.
2. “Outsourcing” de Auditoría Interna: De no poder contar con un Departamento de Auditoría Interna para que periódicamente evalúen los controles de los procesos con el objetivo de verificar que exista seguridad en los mismos, pueden solicitar apoyo externo para que le realicen estas evaluaciones y mejoras.
3. Niveles de Supervisión: Dentro del departamento debe existir personal para supervisar las funciones que realizan los empleados con el propósito de minimizar los errores humanos o riesgos de cometer un acto ilícito.

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