Trabajo De Archivo: Contabilidad

El Archivo:

El termino archivo se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos y recibidos por una entidad como consecuentcia de la realización de sus actividades. No obstante “archivo” es una palabra polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física jurídica en el ejercicio de sus actividades.

• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

La ciencia que estudia los archivos es la Archivistica, La archivística se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

Importancia:

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen para la administración de:

• Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o rquerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso confusión y en general una deficiente administración.

Funciones:

• Guardar y organizar la documentación escrita, impresa, grafica, fotográfica y audiovisual que han producido todos los servicios de la diputación en el ejercicio de las diferentes competencias ejercidas desde el año 1812.

• Garantizar la conservación y custodia de los documentos para dar fe y difundirlos entre los ciudadanos,

• Facilitar la documentación y la información necesaria, tanto al personal de la diputación en su labor diaria administrativa como a los investigadores con el fin de facilitarles sus trabajos de estudio e investigación,

• Elaborar los instrumentos de descripción que aseguren el control, el acceso y la recuperación rápida y eficiente de la información.

• Asegurar a los ciudadanos el derecho de acceso a la información y, a su vez, preservar ek derecho a la intimidad y la reserva de los documentos privados.

• Asesorar en materia de organización de los archivos en gestión.

• Seleccionar y evaluar la documentación que procede de los archivos de gestión como el fin de realizar propuestas de conservación o eliminación a los órganos competentes en la materia.

• Proponer e impartir acciones de formación en colaboración con el servicio de recursos humanos, dirigidas a los usuarios de los archivos en gestión.

Factores que deberíamos tener en cuenta:

• La estandarización de los equipos puede resultar a la larga un gran ahorro. Elementos individuales pueden ser trasladados a diferentes lugares según sea necesario sin cambios drásticos en la estética de la oficina.

• Para los archivos de departamento la elección estará determinada por la colocación de los despachos la cantidad de suele disponible y la necesidad de movernos con facilidad para realizar el trabajo.

• Desde luego el tipo de documentos que guardamos también influirá en la decisión, no será lo mismo archivar correspondencia que listados de ordenador,

• La durabilidad es un factor importante: sobre todo cuando los archivo s tienen un uso constante. También deberíamos considerar equipos anti-incendios para archivos especialmente valiosos.

• Y por último la estética también es importante, La apariencia de nuestros archivos forma parte de la imagen de nuestra empresa y

...