Bases teóricas de la planificación. Principio indispensable en la administración

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Facilitador:

Lcda. Janetsy Castillo

Planificación

Diciembre – 2021

Principio indispensable en la administración

        Toda idea surge de una necesidad o problema a resolver, para formalizar y conseguir la mejor manera de concretar la idea se hacen proyectos, los cuales deben estar soportados por una planificación para tener éxito.

        Proyecto es “un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto, servicio o resultado único” (Project Managment Institute, 2017, p.4). Es decir, todo proyecto tienen un comienzo y un fin y los objetivos a alcanzar deben estar bien definidos.

        Un proyecto, puede ser: Sociales, buscan mejorar la calidad de vida de la población; Económicos, son aquellos que generan una ganancia monetaria; Personales, representan  “qué queremos ser” y “como lo vamos a hacer” en un momento determinado de nuestra vida.

        Los proyectos pueden ser simples o complejos, como por ejemplo: organizar la cena de Navidad familiar, constituir una agencia de marketing digital, construir una escuela, buscar el desarrollo sostenible de un país.

        Según el lapso de ejecución, encontramos proyectos a corto, mediano y largo plazo.  Los proyectos se dan en los diferentes niveles de una organización (sea publica o privada); pueden involucrar una persona o un grupo.

        En un mundo globalizado, con recursos limitados, altos niveles de competitividad y una tecnología cambiante que exige respuestas rápidas y oportunas; una buena planificación es fundamental para alcanzar el éxito de cualquier proyecto.

        En términos generales podemos decir que la planificación es la acción de asignar recursos y prever su utilización de manera optima para alcanzar objetivos, en un periodo de tiempo dado.

        Autores como Sallenave (Citado por Salazar, 2006, p. 10) introducen la definición de la planificación estratégica como un proceso en el cual se toma en cuenta el porvenir, las decisiones actuales, la definición de metas, objetivos, políticas y estrategias para desarrollar planes a mediano y largo plazo.

        Elementos de la planificación

• La misión que es una declaración que manifiesta la razón de ser de una organización; el propósito, el motivo por el cual existe. Se centra en el “quiénes somos y qué hacemos”

La misión se escribe y comparte con los gerentes y personal de los diferentes departamentos en un documento llamado declaración de misión, donde se describe de manera general sus capacidades, su enfoque de clientes, sus actividades y la situación actual de la organización. (Thompson, 2004, p.7).

• Los objetivos son los resultados que deseamos alcanzar sea para un individuo, un grupo y/o organizaciones  (Robbins y Coulter, 2005, p. 160 citado por Gallardo, s., p.15).

Los objetivos deben ser: Específicos, medibles, alcanzables, delimitados en el tiempo, y si hay varios objetivos estos deben ser compatibles entre si.  

Los objetivos deben quedar por escrito y a la disposición para consulta de todos los interesados e involucrados en el proyecto.

Los objetivos deben desglosarse por jerarquía en orden descendente desde los más generales a los más específicos.

Cuando los objetivos son cuantificables en un tiempo determinado se llaman metas (Ahumada, J. 1962, p.7).

• Las políticas son lineamientos basados en los valores esenciales que orientan a la organización para la toma de decisiones y en la ejecución de las acciones.

• Estrategias son las disposiciones generalizadas de las acciones a tomar para cumplir los objetivos. Se centra en el ¿cómo?, incluyendo el uso de los recursos y su coste.

• Planes, es el documento que reúne las políticas, estrategias y metas de una planificación.

En general, las políticas, las estrategias y el plan deben ser una mezcla única para alcanzar el éxito del proyecto.

• Los programas, reúnen las diferentes actividades necesarias para alcanzar una meta, ordenadas secuencialmente y distribuidas en el tiempo (calendario). Asigna a cada actividad los recursos (materiales, insumos, equipos, personal, etc.) que requiere y por ende permite determinar costos. Existen varios métodos para elaborar y presentar los programas, pero los mas conocidos (PERT-CPM y Diagrama de Gantt) reúnen en un grafico toda la información anteriormente mencionada para su análisis e interpretación.

• El presupuesto es un instrumento que permite estimar costos, capital, ingreso de las actividades requeridas para alcanzar los objetivos.

La planificación y los niveles organizacionales

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