CONTABILIDAD

Concepto de contabilidad, sus objetivos, sus funciones, su rol en la empresa

Definición: La contabilidad es el proceso de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa, los actos y operaciones que tengan características financieras y de interpretar los resultados.

La contabilidad proporciona datos referidos al patrimonio de la empresa y de los cambios que la afectan durante un período de tiempo. Estos datos son proporcionados a quienes administran la empresa (usuarios internos) y también a aquellos que interactúan actual o potencialmente con la empresa y que requieren de información para su propio proceso decisorio.

La contabilidad registra el conjunto de transformaciones que constituyen hechos económicos.

La organización cuenta con diferentes niveles administrativos que son los encargados de tomar decisiones a nivel estratégico, táctico u operacional.

La administración de la empresa es la encargada de fijar los objetivos y planificar la manera de buscar la consecución de tales objetivos a través de la operación que la entidad realice.

Estos datos deben ser transmitidos al ciclo operacional para que sea éste quien lleve a cabo los planes de la administración y le rinda cuenta de los resultados obtenidos, para que ésta pueda evaluar la aplicación y eficiencia de la planificación, contrastando lo real con lo planificado y efectuando correcciones a los planes de manera de converger con las operaciones a la consecución de los objetivos.

Para que el proceso antes planteado pueda ser eficiente, considerando todas las variables relevantes, la empresa requiere de un sistema capaz de procesar los diferentes datos con los que cuenta y obtener de ellos la información requerida por cada unidad dentro de la organización.

El Hecho Económico

El procesamiento de datos, extraídos de las operaciones que ha realizado la empresa y de su relación con su entorno, se efectúa a través del Sistema de información que posee la empresa, cuya finalidad es justamente entregar datos procesados y relevantes para:

• Realizar el planeamiento de las actividades de la organización.

• La toma de decisiones adecuadas ante variadas alternativas.

• El control eficiente del cumplimiento de lo planeado y de la consecución del objetivo, en los diferentes niveles administrativos, ya sea Estratégico, Táctico u Operacional.

El sistema de información contable es un subsistema del sistema general de información de la empresa, que consiste en una serie de elementos que interactúan entres sí, cuyo objetivo es entregar información para la planificación, la toma de decisiones y el control.

La Información Contable

La empresa para su supervivencia, requiere información del entorno y de sus relaciones con éste, información del ámbito político, económico, social, tecnológico, de la competencia, de las necesidades de los clientes, etc.

La información es un factor preponderante en la gestión administrativa de toda empresa, en su proceso constante de toma de decisiones. Pero también es un aspecto clave para todos aquellos que interactúen con la empresa y deban tomar decisiones basándose en esta información.

Las definiciones de Información distan mucho unas de otras, pero variados autores recalcan esencialmente que "la información es un conocimiento bajo una forma comunicable". Se entiende, entonces, que la información implica un proceso comunicacional.

Características y requisitos de la información contable

La información contable como base para la toma de decisiones debe cumplir con algunos requisitos básicos. Estas características se pueden sintetizar al indicar que la información debe ser:

1. Significativa: La información debe ser verdadera, exacta, para que refleje la realidad de los acontecimientos y debe estar referida a un nivel determinado, es decir, al usuario que realmente la necesita.

2. Completa: Que contenga la información necesaria sin omitir antecedentes importantes para el usuario.

3. Económica: El beneficio que se obtenga de la información debe ser superior al costo de obtenerla.

4. Oportuna: La información debe estar disponible para el usuario en el momento en que éste la necesite para tomar decisiones.

Usuarios de la Información Contable

Los usuarios de la información son aquellos que la requieren y la usan para procesos de toma de decisiones, y los podemos clasificar de la siguiente forma:

• Usuarios Internos: Es todo aquel que utilice la información que genere el sistema para la toma de decisiones en el desarrollo de las funciones que cumplen en la misma empresa a cualquier nivel administrativo (Estratégico, táctico y operacional).

• Usuarios Externos: Es todo aquel que requiere información de la empresa para realizar sus propios procesos administrativos, que pueden o no afectar a la empresa.

Del mismo modo, dependiendo del usuario de la información contable, ésta se puede clasificar de la siguiente forma:

Los informes obtenidos de la contabilidad deben ser preparados tomando en consideración al usuario de esta información, quien es él que la requiere para los procesos de toma de decisiones, al interior o al exterior de la empresa.

Adicionalmente, existe diferente reglamentación que exige que determinados entes comerciales presenten sus informes financiero-contables bajo una normativa específica, de manera de unificar la exposición y hacer comparables a las diferentes organizaciones.

Una vez definido el contexto en el que se desenvuelve la empresa y los requerimientos que hacen imprescindible un sistema que procese datos, transformándolos en información, para la toma eficiente de decisiones, estamos en condiciones de definir "Contabilidad", y los conceptos relacionados con ella, que serán presentados en la siguiente unidad.

Definición de los estados financieros

Los estados financieros básicos que toda empresa debiera preparar son los siguientes:

• Balance General

• Estado de Resultados

• Estado de Flujo de Efectivo

Balance

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