Contabilidad

MANUAL DE CAPACITACIÓN

SOBRE ASPECTOS CONTABLES

INTRODUCCIÓN

La tesorería y la contabilidad de una asociación son elementos de gran importancia para la buena marcha de la organización, por lo tanto merecen la atención de todos los integrantes de la junta directiva y no solo de la tesorería.

Para algunas asociaciones este manual es sencillo y elemental, aunque muy útil en diversos temas. Para otras asociaciones ofrece la oportunidad de crear un sistema organizado para la tesorería, que puede ser enriquecido con ideas de las personas que pertenecen a la junta directiva.

Es nuestro deseo que el tesorero de cualquier asociación que esté recién constituida, y de ser posible todo el resto de los y las integrantes de la directiva, encuentren apoyo para aclarar situaciones iniciales que podrían parecerles confusas.

Esta guía pretende, además, ofrecer al tesorero en funciones la oportunidad para que pueda darle adiestramiento al directivo que lo habrá de sustituir en el cargo.

En este manual nos referiremos a tres apartados que son:

La o el tesorero en funciones individuales del cargo.

La o el tesorero/a en funciones conjuntas al lado de otros integrantes de la directiva.

Actividades que podrían producir entradas de dinero.

Algunas asociaciones, individualmente o agrupadas, pueden pagar los servicios de un o una contabilista cuando sus actividades así lo requieran o cuando sus recursos se lo permitan. Sin embargo cada integrante de la directiva debe tener algunas nociones sobre la organización de la tesorería y en este aspecto el manual puede ser también útil.

De todas maneras, esperamos que este esfuerzo del departamento de Capacitación de DINADECO permita organizar mejor los sistemas de tesorería y que ello beneficie a las comunidades que, con esfuerzo y buena voluntad, están trabajando por lograr mayor bienestar y desarrollo.

INDICE

Introducción

1

Objetivo General y Objetivos Específicos

2

Funciones del tesorero

2

Instrucciones generales

2

Recibir dinero y otras contribuciones

3

Custodiar dinero

4

La cuenta corriente

4

Retiro de fondos

4

La libreta de depósitos

5

La libreta de cheques

5

Nota de crédito

5

Nota de débito

5

Estados de la cuenta corriente

5

La conciliación bancaria

5

Responsabilidad de la junta directiva

6

Funciones de la junta directiva

6

El registro contable de las operaciones

7

El libro de caja general

7

Ejemplos

8

Anotaciones en el libro de caja general

9

Sistema de bancos (entradas, salidas y saldos)

10

Ejemplos de registros en el libro de bancos

11

Caja chica

11

Ejemplo de registro de caja chica

12

Funcionamiento caja chica

12

Libros auxiliares

13

Importancia del control de bienes

13

Ejemplo de libro de inventarios

13

Libro de proyectos

14

Los comprobantes

14

Impuesto sobre la renta

14

Informe económico

14

Elaboración informe económico

14

Ejemplo de informe económico

15

Bibliografía 16

OBJETIVO GENERAL

Presentar a los y las integrantes de las juntas directivas y a las personas afiliadas, aspectos básicos de contabilidad en una asociación de desarrollo comunal, con el fin de mejorar la calidad de su gestión.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.Conocer y utilizar correctamente los libros de tesorería

2.Hacer el informe económico y presentarlo antes de cierre a DINADECO

FUNCIONES DEL TESORERO

1.Instrucciones Generales

Toda organización, por pequeña que sea, necesita, entre otras cosas, contar con algunos recursos económicos para realizar su acción. Es decir, debe tener un PATRIMONIO, que puede estar constituido por cuotas de personas afiliadas, terrenos, muebles, edificio, subvenciones, donaciones, ventas, ganancias de actividades lícitas, etc. En el caso de las asociaciones de desarrollo de la comunidad, el patrimonio está detallado en el artículo 60 del Reglamento a la ley sobre el Desarrollo de la Comunidad (Ley Nº 3859). Este patrimonio es propiedad de la asociación y no de ningúna persona en particular. Es un patrimonio que le pertenece a todas las personas asociadas y debe ser administrado por una junta directiva, cuyos integrantes se eligen libremente en asamblea general.

Uno de los cargos que existen en la junta directiva es el o la tesorero/a. Esta persona es a quien la asamblea general confía la responsabilidad de la administración de su patrimonio. La tarea de administrar ese patrimonio debe hacerse con cuidado y responsabilidad, realizando todo con mucho orden. Llevando todas la cuentas correctamente, la tesorería podrá dar los informes que se le soliciten en cualquier momento.

Pensando en el tesorero o tesorera, es muy conveniente que antes de elegirlo se tenga presente lo importante de que el candidato reúna algunas características de modo que le sea fácil cumplir las responsabilidades propias del cargo.

Como características deseables en la persona de tesorero/a pueden citarse:

•Que sea de honradez intachable

•Que tenga tiempo disponible

Que tenga voluntad para servir a la comunidad

Que sepa leer y escribir correctamente

Que tenga relaciones amistosas con la mayoría de los vecinos

Como responsabilidades propias del cargo de tesorero/a de una asociación de desarrollo de la comunidad, pueden citarse:

Coordinar actividades con las otras personas que integran la junta directiva.

Recibir por inventario los bienes de la asociación y responder por ellos hasta que entregue el

cargo.

Dar informes periódicos, detallando el movimiento de caja.

Evitar los endeudamientos cuando estos sean innecesarios.

Llevar todas las cuentas detalladas.

Mantener su archivo de facturas al día.

Facilitar cualquier documento que requieran otras personas de la junta directivas o afiliados/as de la asociación, funcionarios de DINADECO, o la Contraloría General de la República.

Trabajar con aseo, orden y corrección.

Llevar la contabilidad general de la asociación.

En caso de imposibilidad del o la tesorero/a para asistir a una reunión, éste puede ser reemplazado por el vocal que corresponda. Cuando el tesorero deja el cargo en forma definitiva y todavía resta tiempo del período para el cual fue nombrado, si en el estatuto está aprobada la suplencia, uno de ellos asume la tesorería enviando a la Dirección Legal y Registro de DINADECO el nombramiento por acuerdo de junta directiva, de lo contrario deben convocar a una asamblea general extraordinaria para nombrar el o la tesorero/a.

Lo anterior porque, según reza un pronunciamiento de la Procuraduría General de la República, como órganos colegiados que son las asociaciones deben estar debidamente integrados para que sus acuerdos surtan efectos legales.

Para que el libro o libros de tesorería tengan validez deberán estar legalizados por la Dirección Regional de DINADECO a la que pertenezcan, antes de ser puestos en uso, como se indica en el artículo 39 Inciso a) del Reglamento a la ley 3859.

Los libros y documentos de la tesorería no deben ser custodiados por ninguna otra persona de la directiva ni afiliado/a, que no sea el o la tesorero/a o vocal que lo sustituya y se usan solo para los fines de la asociación, no obstante, todos los afiliados tienen derecho de revisarlos, así como los funcionarios de DINADECO y de la Contraloría General de la República, lo mismo que los representantes de cualquier entidad que le otorgue recursos a la asociación.

2.Recibir dinero y otras contribuciones

Al o la tesorero/a le corresponde la custodia de los bienes de la asociación y la recaudación de dinero. Este ingreso puede venir de varias fuentes: donaciones, subvenciones de la municipalidad, ganancias producidas por las actividades licitas que hace la asociación, cuotas que reglamentariamente corresponden a la asociación como el 2% del impuesto sobre la renta y también por recursos provenientes de proyectos por parte de DINADECO o cualquier ONG o embajada.

Cualquier bien que el o la tesorero/a entregue debe estar respaldado por un RECIBO. Un recibo es un comprobante, con el nombre y la firma del encargado de la tesorería en el que aparece detallado lo que el o la tesorero/a recibió, indicando la cantidad y especie de lo recibido, el nombre de la persona que hizo entrega o depósito, debe llevar fecha (día, mes y año) y el sello de la asociación. La persona encargada de la tesorería debe entregar el original del recibo a la persona que hace la donación y se debe conservar la copia siempre. En caso de que la donación la haga la asociación

por cualquier concepto, el tesorero debe solicitar un comprobante (RECIBO) original debidamente firmado.

3. Custodiar el dinero

Los dineros recaudados por la asociación deben ser depositados en una cuenta bancaria a más tardar el día siguiente hábil a la recaudación del mismo, el o la tesorero/a junto con el o la presidente/a serán las personas responsables de la cuenta pudiendo suplir la ausencia de alguno de ellos el o la vicepresidente/a, según lo establece el artículo 72 del reglamento

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