COSTO Y SUSTENTABILIDAD

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Todos los proyectos están limitados por una restricción presupuestaria. La gestión de los costos es un área con varias nociones técnicas que se deben conocer para lograr un proyecto exitoso.

Entendamos primero que 3 de los 4 procesos de la gestión de costos se encuentran dentro de la etapa de planificación, por lo que son indispensables para integrar el Project Charter.

Costo: 4 procesos

• Planificar los costos
• Estimar los costos
• Determinar el presupuesto
• Controlar los costos

Hago la aclaración de que en proyectos pequeños los 3 primeros procesos se pueden realizar simultáneamente.

 Planeación de costos: en este proceso se establecen y documentan los lineamientos necesarios para gestionar los costos a lo largo del proyecto.

Entradas---Acta de constitución del proyecto

Herramientas---Técnicas de análisis para determinar el tipo de financiamiento

Salidas---Plan de gestión de costos

¿Que se obtiene de este plan?

Sencillamente la respuesta a las siguientes preguntas

• ¿Cómo gestionar el proyecto según su presupuesto?
• ¿Qué nivel de precisión vamos a utilizar? Por ejemplo los decimales
• ¿Cuál es el nivel de exactitud de las estimaciones de costos? +-¿?
• ¿Cuáles son los enlaces de cada grupo de costos con las cuentas de control de la WBS?
• ¿Cuáles son los límites permitidos en la variación de costos?
• ¿Cómo responder ante las variaciones de costo?
• ¿Cuándo realizar análisis de valor?

Estimación de los costos: una vez que tenemos el plan de gestión de costos, se puede realizar la estimación de costos de los recursos de cada una de las actividades del proyecto.

Entradas---Línea base del alcance: enunciado del alcance del proyecto, WBS y diccionario de la WBS.

Planes: costos, cronograma, recursos humanos y riesgos.

Debo de aclarar y entiendo que los planes de RH y riesgos, podrían no tenerse al inicio del proyecto o en sus fases iniciales, pero la estimación de costos al igual que otros procesos es iterativa por lo consiguiente se perfeccionara conforme se complemente la información de las distintas áreas del proyecto.

Herramientas---Estimación Análoga, estimación paramétrica, estimación ascendente, estimación por 3 valores.

• Análoga: utiliza costos de proyectos anteriores para estimar el costo próximo del proyecto, es importante mencionar que mientras más similitudes contenga el proyecto próximo más acertado será el análisis.
• Ascendente: descomponer la actividad en menores componentes para estimar con mejor precisión cada una de las partes inferiores y luego sumar los costos en forma vertical ascendente.
• Paramétrica: relación estadística entre los datos históricos este método se puede aplicar a un proyecto en su totalidad o a partes del mismo.
• 3 valores: Más probable, optimista y pesimista.

Análisis de reserva: agregar una reserva de costo adicional para contingencia sobre aquellos eventos previstos pero inciertos o incógnitas conocidas.

Salidas---Estimaciones de costos de las actividades, base de las estimaciones.

Base de las estimaciones: información de respaldo de las estimaciones. Documentos que justifican como se realizaron las estimaciones de costo, justificación de los supuestos utilizados y especificaciones de rango de precisión.

Determinar el presupuesto: durante el proceso de preparar el presupuesto se establece la línea base del costo del proyecto.

Entradas---Línea base del alcance y plan de gestión de costos, estimaciones de costos y respaldo de las estimaciones, cronograma y disponibilidad de recursos, acuerdos contractuales.

Herramientas:

• Suma de costos: sumar los costos de las actividades del proyecto distribuidas a través del tiempo
• Análisis de reserva: agregar una reserva de contingencia para los riesgos conocidos o una reserva de gestión para aquellos cambios por riesgos imprevistos.

Salidas:

• Línea base de costo : está formada por el presupuesto acumulado del proyecto
• Requisitos de financiamiento: necesidades de fondos para financiar el proyecto a través del tiempo.

Control de costos: durante el proceso de controlar los costos del proyecto se llevan a cabo tareas principales:

• Gestionar e influir sobre  los cambios
• Seguir periódicamente los avances de costos del proyecto
• Monitoreo de desembolsos vs financiación autorizada
• Asegurar la utilización del control integrado de cambios.
• Notificación de cambio a los interesados del proyecto

Entradas--- línea base de costos y plan de gestión de costos, requisitos de financiamiento, informes de desempeño del trabajo.

Herramientas:

• Gestión del valor ganado
• Proyecciones
• Índice de desempeño del trabajo por completar
• Revisiones
• Análisis de reserva

Salidas:

• Medición del desempeño del trabajo: cuál es el estado de avance y desvíos del proyecto en relación a su línea base
• Proyecciones del presupuesto: cuál es el costo estimado a la finalización del proyecto
• Solicitudes de cambio y actualizaciones

EVM: esta herramienta se utiliza para controlar la gestión integrada del alcance, el tiempo y los costos. Para llevar a cabo la gestión del valor ganado  es necesario determinar 3 valores.

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