Carta de presentacion de propuesta

Neiva,

Doctor:

CARLOS FERNANDO PUENTES RAMIREZ

Jefe Oficina de Contratación

Alcaldía Municipal de Neiva

Ciudad.

REF. CARTA DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA

YISETH RAMÍREZ PEÑA, mayor de edad, identificada con la cédula de ciudadanía No. 1.075.286.904 de Neiva, mediante la presente me permito presentar propuesta con el fin de suscribir contrato de prestación de servicios y apoyo a la gestión, cuyo objeto es “FORTALACER PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE PROCESOS DE LA MODERNIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL DE LA ALCALDIA DE NEIVA Y DE SUS ENTIDADES DESENTRALIZADAS DURANTE EL CUATRILENIO” de acuerdos a los siguientes lineamientos:

ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

1) Apoyar en la realización del Inventario en estado natural, lo cual comprende la realización de una relación descriptiva de cada carpeta, legajo, tomo o empaste que se encuentre en los diferentes depósitos, con el fin de controlar la documentación que se transfiera y facilitar el servicio de consulta y préstamo de documentos.

2) Apoyar en la realización a la Clasificación de documentos, lo cual comprende la fase del proceso de organización documental en el cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales conforme a las estructuras orgánicas de la Entidad. En este proceso se debe separar la documentación con afectación biológica de la documentación no contaminada, inventariarla, envolverla en papel kraff, amarrarla con cinta de falla, marcarla con el logo de material contaminado y aislarla donde indique la coordinadora del Archivo.

3) Apoyar en la realización de la limpieza y ordenación conforme al instructivo de limpieza que indique la coordinadora del archivo, con los materiales propios que no afecten la documentación. Para la intervención una vez clasificados los documentos se inicia la etapa de ordenación que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales previamente definidas, organizando los documentos por Series, Subseries y tipos documentales al interior de cada expediente, conforme a las TRD y TVD y las que se llegasen a definir en este proceso.

4) Apoyar en la preparación física de documentación, efectuar limpieza a los documentos, retirar los residuos de polvo, ganchos, chips, ganchos de cosedora, y otros que ocasionen deterioro a la documentación.

5) Apoyar en el cambio y rotulado de carpetas, lo cual comprende el cambio de A-Z, legajos y cajas donde se almacenan documentos y que se encuentran en los distintos depósitos de archivo, y reemplazadas por carpetas desacidificadas para las Series de conservación total; en propalcote para las Series de Archivo de Gestión y Central de acuerdo a las recomendaciones que imparta la supervisión. En caso que no se cuente con este material, los documentos deben ser almacenados en cartulina blanca. Las unidades de conservación (carpetas y cajas) serán suministradas por el municipio, Todas las cajas y carpetas deben ser rotuladas de acuerdo a su contenido. El rótulo que se utilice será el indicado por el Archivo y debe ser estándar para todas las dependencias del municipio.

6) Apoyar en la revisión y foliar la documentación consecutivamente y cronológicamente al interior del expediente, para lo cual se debe tener en cuenta como mínimo lo siguiente: (i) Numerar todos los folios de uno a N --consecutivamente, al interior de cada unidad de conservación (carpeta, tomo, legajo, etc.); (ii) Utilizar lápiz de mina negra y blanda (HB-B), en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras; (iii) Tachar con lápiz trazando una línea en diagonal (/) sobre la numeración anterior y hacer la foliación correctamente, si existe alguna foliación anterior; (iv) Respetar la foliación anterior si es correcta; (y) Separar los folios en blanco y que estén sueltos; y, (vi) Foliar en la primera página, como un solo folio y dejar constancia en el campo de observaciones del formato único de inventario, si se encuentran impresos que formen parte de los anexos (gacetas, plegables, instructivos, folletos, publicaciones pequeñas).

7) Apoyar en la depuración de aquellos documentos que no deben formar parte de los expedientes (copias, fotocopias, folletos, invitaciones, revistas, periódicos, etc) y que no sean anexos del mismo. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. Culminado el proceso de preparación de la documentación a intervenir, la administración, suministrará al contratista los instructivos donde se indique el procedimiento a seguir en cada etapa de ejecución de las tareas para el cumplimiento del objeto a contratar.

8) Apoyar en la actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental y aplicar una nueva versión de las TRD, labor que el contratista apoyará con la aplicación de encuestas y entrevistas a los productores de documentos, con las orientaciones y acompañamiento de la Supervisión. En el proceso de implementación de la TRD se deben retirar los documentos que hayan culminado la etapa de retención en cada fase de archivo y se debe preparar el inventario de los documentos que vayan a ser objeto de eliminación y/o selección.

9) Apoyar en estructurar las Tablas de valoración documental para los documentos que se encuentren en los depósitos y que no hayan sido objeto de valoración, además que no figuren en las TRD. Para el efecto, la supervisión indicará el procedimiento a seguir, de acuerdo a la normatividad

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