Catalogo De Cuentas

Catalogo De Cuentas

El catálogo de cuentas es un documento que tiene una lista analítica y ordenada de las cuentas o partidas que se emplean en el registro de las operaciones contables de una empresa. También es entendido como una lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa.

El catálogo de cuentas puede considerarse como una importante herramienta de aprendizaje contable debido a que al avanzar en el análisis de su diseño y estructuración, nosotros como estudiantes podemos ir adquiriendo paulatinamente conocimientos contables. También se familiarizará con diversos e importantes términos y definiciones que le permitirán obtener un lenguaje técnico apropiado.

La informática ha evolucionado tanto, que en la actualidad existen en el mercado una gran variedad de paquetes contables que permiten entre otras cosas llevar la contabilidad en forma simultánea de diferentes empresas, elaborar pólizas de ingresos, egresos y diario; generar estados financieros, reportes y cédulas de trabajo. También ofrecen entre sus beneficios la posibilidad de estructurar en forma sencilla uno o varios catálogos de cuentas.

No obstante lo anterior, todo contador debe poseer los conocimientos necesarios para diseñar y estructurar de manera adecuada un catálogo de cuentas que se ajuste perfectamente a las necesidades presentes de la organización y que provea además la incorporación futura de nuevas cuentas.

Se considera al catálogo de cuentas como una herramienta contable de gran valor, su finalidad es la de proporcionar los elementos necesarios para el adecuado orden y clasificación de las cuentas contables utilizadas o a utilizarse por el ente económico.

El catálogo de cuentas debe estar estructurado de una manera tal que además de estar apegado a los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados, y sujetarse a las políticas contables de la compañía, debe permitir la fácil comprensión de la clasificación y codificación que tiene cada cuenta permitiendo con esto que las afectaciones contables se hagan con la menor probabilidad de error posible.

Cada una de las cuentas que integran el catálogo se codificarán ya sea en forma numérica (utilizando números), alfabética (usando letras) o alfanumérica (combinando letras y números), esto permitirá darle un orden lógico, secuencial y sistemático.

Tipos De Catálogos De Cuentas

La elaboración de este catálogo puede ser de forma:

Numérica: Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros.

Decimal: Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así sucesivamente

Alfabética: Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros.

Numérica alfabética o alfanumérica: Se usan las letras iníciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleara además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación.

Combinado: Se ocupan dos o más sistemas anteriores.

Diseño y Estructura del catálogo de cuentas

El diseño del catálogo de cuentas representa la base estructural del modelo contable y su visualización facilita la captura y navegación del historial de la vida económico financiero de las empresas.

El diseño y estructuración del Catálogo de Cuentas reviste tal importancia que para su elaboración debe hacerse un análisis profundo y sistemático de las operaciones presentes y futuras que en un momento determinado pudiera tener una empresa o negocio.

Un adecuado diseño permite además de un claro entendimiento contable de las operaciones por parte de los usuarios (contadores, auxiliares, directivos, etcétera) una fácil y eficaz incorporación de nuevas cuentas sin tener que hacer modificaciones de último momento en el catálogo ya que esto podría representar entre otras cosas:

• Confusión de los criterios contables a seguir.

• Reprocesos contables.

• Modificaciones a los programas de computación por parte del área de sistemas.

• Pérdida de información.

• Equivocación en la preparación de los estados financieros —Estado de Situación Financiera (Balance General), Estado de Pérdidas y Ganancias (Estado de Resultados).

• Errores diversos y retrasos derivados de los puntos anteriores.

Todo buen catálogo de cuentas debe considerar en su estructura:

• Incremento de operaciones.

• Apertura de nuevas sucursales.

• Creación o comercialización de nuevos productos o servicios.

• Inicio de exportaciones o importaciones de uno o varios países

• Expansión del mercado a nivel nacional.

• Condiciones generales de desarrollo económico de la organización.

• Apego a las políticas contables establecidas.

• Unificación del criterio contable que deberá prevalecer en todos los elementos que integran el ente económico (sin importar de que este constituido por una sola empresa o por un grupo de compañías filiales).

• Practicidad y fácil comprensión.

Objetivos:

* Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

* Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

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