Catalogos De Cuenta

El catálogo de cuentas es un documento que tiene una lista analítica y ordenada de las cuentas o partidas que se emplean en el registro de las operaciones contables de una empresa. También es entendido como una lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa.

El diseño y estructuración del Catálogo de Cuentas reviste tal importancia que para su elaboración debe hacerse un análisis profundo y sistemático de las operaciones presentes y futuras que en un momento determinado pudiera tener una empresa o negocio.

Un adecuado diseño permite además de un claro entendimiento contable de las operaciones por parte de los usuarios (contadores, auxiliares, directivos, etcétera) una fácil y eficaz incorporación de nuevas cuentas sin tener que hacer modificaciones de último momento en el catálogo ya que esto podría representar entre otras cosas:

• Confusión de los criterios contables a seguir.

• Reprocesos contables.

• Modificaciones a los programas de computación por parte del área de sistemas.

• Pérdida de información.

• Equivocación en la preparación de los estados financieros

—Estado de Situación Financiera

(Balance General), Estado de Pérdidas y

Ganancias (Estado de Resultados).

• Errores diversos y retrasos derivados de los puntos anteriores.

Un contador debe poseer los conocimientos necesarios para diseñar y estructurar de manera adecuada un catálogo de cuentas que se ajuste perfectamente a las necesidades presentes de la organización y que provea además la incorporación futura de nuevas cuentas.

Todo buen catálogo de cuentas debe considerar en su estructura:

• Incremento de operaciones.

• Apertura de nuevas sucursales.

• Creación o comercialización de nuevos productos o servicios.

• Inicio de exportaciones o importaciones de uno o varios países

• Expansión del mercado a nivel nacional.

• Condiciones generales de desarrollo económico de la organización.

• Apego a las políticas contables establecidas.

- Unificación del criterio contable que deberá prevalecer en todos los elementos que integran el ente económico (sin importar de que este constituido por una sola empresa o por un grupo de compañías filiales).

• Practicidad y fácil comprensión.

Se considera al catálogo de cuentas como una herramienta contable de gran valor, su finalidad es la de proporcionar los elementos necesarios para el adecuado orden y clasificación de las cuentas contables utilizadas o a utilizarse por el ente económico.

El catálogo de cuentas debe estar estructurado de una manera tal que además de estar apegado a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, y sujetarse a las políticas contables de la compañía, debe permitir la fácil comprensión de la clasificación y codificación que tiene cada cuenta permitiendo con esto que las afectaciones contables se hagan con la menor probabilidad de error posible.

Cada una de las cuentas que integran el catálogo se codificarán ya sea en forma numérica (utilizando números), alfabética (usando letras) o alfanumérica (combinando letras y números), esto permitirá darle un orden lógico, secuencial y sistemático.

Los catálogos de cuentas están estructurados por niveles, el número de éstos así como el nombre o número que se les asigne dependerá directamente de las necesidades particulares, del ente económico de que se trate. Podemos encontrar diferentes formas de ordenar y estructurar los diversos catálogos de cuentas.

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