CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:

1. Creación o recibo
2. Archivo y protección
3. Utilización
4. Transferencia
5. Eliminación

1. Creación o recibo. El número de documentos que se utiliza diariamente dentro de una organización típica es impresionante. La mayor parte de los documentos se conservan en sistemas de archivo, de tal manera que pueden ser consultados cuando se necesiten para la toma importante de decisiones y acciones administrativas.
2. Archivo y protección. Cuando se decida tener documentos comerciales, se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida útil. Los documentos de mucha importancia, se guardan en gabinetes resistentes al calor extremado en caso de incendio. Cualquier documento que se retenga debe ser guardado adecuadamente para que pueda ser localizado rápidamente cuando se necesite y de tal manera que esté siempre debidamente protegido.
3. Utilización. Los documentos se guardan por un motivo principal: para su utilización. Solamente aquellos documentos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos. Para saber cuáles documentos serán usados de nuevo y cuáles no, se necesita conocer el negocio, las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común.
4. Transferencia. A medida que los documentos se tornan inactivos, es decir, se consultan ocasionalmente, deben ser sacados de os archivos activos para dejar espacio a los documentos activos. Los archivos de poco uso se deben extraer periódicamente de los archivos principales y se deben colocar en archivos inactivos mediante un sistema de transferencia o traslado de documentos. Los archivos de documentación transferida o inactiva se parecen a los archivos regulares, excepto que las cajas utilizadas para conservarlos son menos costosas (generalmente cajas de cartón prensado o corrugado), y se colocan en anaqueles ubicados en sitios menos accesibles, tales como sótanos y depósitos especiales.
5. Eliminación. La última etapa en el ciclo de manejo de documentos es su eliminación. Todos los documentos que dejan de ser útiles deben ser destruidos. Se debe establecer un plan definido para la destrucción periódica de aquellos documentos que ya no tienen valor para la organización.

MATERIALES, MUBELS Y ACCESORIOS DE ARCHIVO

Factores que influyen en la selección del sistema de archivo

Para decidir cuál

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