La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos

1.6        DOCUMENTOS DE GESTION.

Los documentos que formalizan la Gestión de los Gobiernos Locales, será determinados por las normas que regulan la elaboración y ejecución de los mismos.

Podemos decir entonces que, “La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Universidad.” (Universidad de Málaga. Archivo General. 2006).

 Por otro lado, se comenta que la gestión documental según Fernández Gil, Paloma (1999) “pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.”

La Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”

Los documentos de gestión que deben contar son los siguientes:

Reglamento de Organización y Funciones - ROF.-  Es un documento Técnico normativo de Gestión que completan, regulan y fijan la Estructura Orgánica de la Municipalidad, en el cual se precisan la naturaleza, finalidad y funciones generales; tipificando las atribuciones  relaciones de las Unidades Orgánicas.

Cuadro de Asignación de Personal - CAP.- Es un documento Técnico Normativo de Gestión Institucional que contiene y permite normalizar las previsiones de  cargos necesarios que requiere la Municipalidad, determinando la cantidad, características de los puestos de trabajo necesarios para proporcionar los servicios y lograr los fines y objetivos institucionales.

Presupuesto Analítico de Personal - PAP.- Es un documento que incluye las plazas requerida durante el año de gestión Presupuestal y que están debidamente financiadas a través del Presupuesto Institucional. Las plazas es la dotación presupuestal que se considera en  cada  caso para las remuneraciones por los servicios específicos de personal permanente y contratado, de acuerdo a la disponibilidad económica, ésta asignación presupuestal permite activar determinadas plazas de los cargos que figuran en el CAP.

Manual de Organización y Funciones - MOF.- Documento Normativo que describe las Funciones Especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo, desarrollándolas a partir de la estructura Orgánica  Funciones generales Establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones   y de acuerdo con el cuadro para Asignación de Personal.  

Manual de Procedimientos Administrativos – MAPRO.- Es un documento descriptivo y de sistematización normativa de carácter instructivo e informativo. Cuyo contenido es el detalle de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones.

Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA.- Es un documento unificado que contiene toda la información relativa a la tramitación de los procedimientos administrativos que se generan en la Municipalidad.

1.6.1. Municipalidad Provincial de Arequipa (MPA)

Al analizar la página web de la Municipalidad Provincial De Arequipa (http://www.muniarequipa.gob.pe/ )  comprobamos que posee todos los documentos,

En caso delo ROF la última modificación se realizó en el 2018 , mientras que los demás documentos  se actualizaron entre 2015 -2017 .

1.7        SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

Mediante los sistemas administrativos se orienta y organiza la actividad de las entidades públicas, y a su interior, de los sus gestores, permitiendo el logro de los objetivos y metas preestablecidos, a partir de coordinar sus actividades y utilización de diversos recursos. Los sistemas administrativos apuntan a que gestión pública tenga un desempeño eficiente, eficaz e inclusivo, con resultados que beneficien al ciudadano.

Los Sistemas Administrativos son de aplicación nacional, y comprende los siguientes:

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Es el conjunto de políticas, normas y procesos cuya finalidad es dar racionalidad, eficacia y uniformidad a la Gestión Municipal, sistemas más relevantes en la Administración Pública son :

A.- SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS (PERSONAL)

El Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos establece, desarrolla y ejecuta la política del Estado respecto del servicio civil; y, comprende el conjunto de normas, principios, recursos, métodos, procedimientos y técnicas utilizados por las entidades del sector público en la gestión de los recursos humanos. Se debe tener en cuenta que el servicio civil es el conjunto de medidas institucionales por las cuales se articula y gestiona el personal al servicio del Estado, que debe armonizar los intereses de la sociedad y los derechos de las personas al servicio del Estado.

B.- SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO.

El Sistema Nacional de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de los medios materiales que utilizan las entidades del sector público.

C.-  SISTEMA NACIONAL DE PRESUPUESTO PÚBLICO

El Sistema Nacional de Presupuesto es el conjunto de órganos, normas y procedimientos que conducen el proceso presupuestario de todas las entidades del Sector Público en todas sus fases (programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación).

D.- SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA

El Sistema Nacional de Tesorería es el conjunto de órganos, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos orientados a la administración de los fondos públicos en las entidades del Sector Público, cualquiera sea la fuente de financiamiento y el uso de los mismos.

E.- SISTEMA NACIONAL DE ENDEUDAMIENTO

El Sistema Nacional de Endeudamiento es el conjunto de órganos, normas y procedimientos orientados al logro de una eficiente administración del endeudamiento a plazos mayores de un año de las entidades y organismos del Sector Público.

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