Control de costos. ¿Qué son los mecanismos de control de costos?

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA FACULTAD DE POSTGRADOS

ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS

1. BIOGRAFÍA DEL AUTOR DEL TEXTO

Sam Anderson

Sam Anderson posee 35 años de experiencia en control de procesos como fabricación, operaciones industriales, administración de instalaciones y construcción, enseñanza y consultoría. Tiene una licenciatura en ingeniería general ^[b]de la Universidad de Illinois y una maestría en operaciones industriales ^[c]de la Universidad de Bradley. Además de la certificación como Project Management Professional (PMP®), tiene la certificación de la Sociedad Americana de la Calidad como Six Sigma Black Belt. (https://www.projectmanagement.com/articles/283844/Project-Cost-Control?forcemobile=on)^[d]

1. OBJETIVO DEL AUTOR DEL TEXTO

• Tomar acciones necesarias para evitar que los costos definidos al principio del proyecto no sobrepasen el límite en su desarrollo y que el proyecto  no fracase por tal motivo    
• Tener un equipo de trabajo donde sea primordial la buena comunicación y se aplique y trabaje con base en los mecanismos de control de costos del proyecto.

1. CONCEPTOS PRINCIPALES

Control de costos: es la aplicación de procedimientos, que permitan limitar los costos de un proyecto y no sobrepasen los pactados y autorizados al inicio, logrando un máximo control a un mínimo costo.

Orden de compra: es un documento de solicitud que se emite a un proveedor para determinar un convenio de un artículo y su precio, establecer las condiciones de pago y entrega y autorizar al proveedor de la entrega del producto y emisión de factura.

1. OPINIÓN FRENTE A LOS PROPOSITOS ^[e]DEL SEMINARIO

El artículo busca brindar una ayuda en el manejo y control de costos para que en el desarrollo del mismo se evite un resultado negativo debido a que los costos sobrepasan los pactados al inicio. Lo anterior se logra realizando un estudio previo del proyecto, manejando una buena comunicación con el equipo de trabajo, área de compras, área de contabilidad y de recepción y aplicándolos los cuatro mecanismos de control que expone el autor del texto.

• Primero: manejar una hoja de cálculo para mantener un control detallado de los gastos que se presentan en el desarrollo del proyecto. Lo anterior es muy apropiado, ya que es una opción muy asequible a todas las áreas implicadas en el proyecto, a diferencia de un software de gestión de proyectos que en su mayoría no están disponibles para todas las partes interesadas.
• Segundo: establecer y definir los niveles de control, permite tener mayor confianza en lo que se está realizando, todos se deben trabajar de manera paralela para que tengan un óptimo resultado
• Tercero: es una manera de tener control sobre el manejo de las compras que necesita el proyecto teniendo como base una cuenta principal que será la encargada de administrar unas cuentas auxiliares y estas cuentas tendrán a cargo los diferentes tipos de compras de acuerdo a la parametrización que se le haya dado a estas subcuentas, esto permitirá saber de manera más fácil lo que se adquiere y lo que se dispersa.
• Cuarto: el control de las requisiciones que entran es de suma importancia, para saber desde el principio el lugar donde son necesarias y no evitar confusiones que harán perder tiempo.  

Como opinión general, lo anterior permitirá mantener un control detallado de gastos lo cual facilitara ^[f]que en caso de que el costo sobrepase al establecido, saber de manera inmediata donde incurrió el error, si de una estimación de gastos inicial defectuosa, o que por necesidad del proyecto.

1. PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA RESOLVER INQUIETUDES

• ¿Qué son los mecanismos de control de costos?
• ¿El aumento de los gastos incurre a que el proyecto no sea viable?
• ¿Es posible realizar cambios del presupuesto después que el proyecto inicie?
• ¿La aplicación de los mecanismos de control asegura el éxito del proyecto?
• ¿El gerente de proyectos puede interferir directamente en los cambios de presupuesto?

1. BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

 www.gestiopolis.com/que-es-una-orden-de-compra/

PMI. (s.f.). PMBOK® 5 EDICION (5 ed.).

https://www.projectmanagement.com/articles/283844/Project-Cost-Control?forcemobile=on

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