¿Cuándo es necesario utilizar un flujograma?

Flujograma:

Es una herramienta utilizada para representar la secuencia de las actividades en un proceso. Para ello, muestra el comienzo del proceso, los puntos de decisión y el final del mismo, proporcionando una visualización del funcionamiento del proceso, a través de símbolos y formas geométricas que tienen su propio significado, volviendo la descripción más intuitiva y analítica.

Estos símbolos son una parte importante de la estructura de un flujograma, ya que representan los materiales, servicios, pasos y recursos involucrados. Están vinculados por flechas que indicarán en qué dirección se debe realizar la lectura, es decir, apuntan en la dirección del flujo de actividades.

Características:

• Debe ser fácil de leer.
• Su interpretación debe ser visual.
• La información debe ser sintetizada.
• Utiliza simbología.
• De fácil análisis.
• Debe identificar procesos rápidamente.
• Debe integrar todos los aspectos de los procesos.

¿Cuándo es necesario utilizar un flujograma?

En el ámbito profesional, el flujograma se utiliza cuando se quiere lograr mayor eficiencia para desarrollar un estándar para la realización de tareas. Puede aplicarse tanto a un proyecto específico como en tareas cotidianas.

Al utilizar el flujograma les aclaras a los miembros de tu equipo qué tareas, pasos o procesos deben cumplir de forma individual o grupal.

Es una forma de establecer una comunicación clara con el empleado. Estas son otras situaciones en las que es posible utilizar el flujograma:

• Para mostrar relación y responsabilidad entre las actividades involucradas,
• Para guiar a tu equipo sobre cuáles caminos debe tomar un proceso,
• Buscas minimizar los costos y reducir el tiempo que tarda un proyecto en completarse.

Principales símbolos de un flujograma:

Existen notaciones y elementos estándar que se utilizan en la mayoría de los flujogramas. Cada símbolo representa una acción o paso diferente dentro de una secuencia o proceso. A continuación destacamos los símbolos más comunes:

• Óvalo: Un elemento ovalado en un diagrama de flujo representa el terminal. En otras palabras, indica el inicio y la parada dentro de una secuencia.
• Paralelogramos: El paralelogramo indica una entrada o una salida.
• Rectángulos: Los rectángulos indican las acciones.
• Diamantes: Los diamantes indican las decisiones que hay que tomar. Suelen dar lugar a dos caminos alternativos en función de la decisión tomada.
• Líneas de flujo: Las líneas de flujo y las flechas representan las direcciones tomadas en la secuencia.

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Tipos de flujograma

El diagrama de flujo se puede dividir en clases, siendo el más utilizado en las empresas el flujograma de procesos.

• Flujograma de bloques: Está formado por una secuencia de bloques lineales, donde en cada bloque se representa una actividad por secuencia. Ten en cuenta que esta secuencia de bloques no implica la toma de decisiones.
• Diagrama de flujo simple: Permite una vista simplificada de un proceso de principio a fin en función de cada paso o tarea. Aquí se incluyen algunos puntos de decisión en los que debes determinar cuál es la pregunta y qué caminos tomar en vista de las respuestas disponibles para esa pregunta, es una forma útil de hacer un estudio de mercado.
• Diagrama de flujo funcional: se muestra una secuencia de tareas y actividades que están separadas por las áreas en las que se desarrolla o también por las personas que realizarán cada tarea.
• Flujograma vertical: es muy utilizado en procesos de mejora, ya que, permite visualizar las relaciones entre actividades, puntos de decisión, inspección, bucles y trabajos. Aquí los símbolos están organizados en una columna vertical, van seguidos de una columna que describe cuáles son las acciones y a lo largo del diagrama se dibuja una línea que conectará estos puntos, dando al gráfico un sentido lógico.

¿Cómo hacer un flujograma?

Cuando buscamos la sencillez y la claridad, no podemos complicarnos demasiado. A veces, encontramos diagramas de este tipo que en vez de aclarar confunden. Por eso, conviene tener en cuenta unas recomendaciones básicas:

1. Planificar. Todo parte de un plan. Por eso, para crear una imagen de un proceso debemos tener claro cuáles son los pasos que se van a dar. Tiene que ser lo más detallado posible y mejor si se escribe.
2. Elegir. Una vez tenemos claro dónde queremos ir, hay que elegir el camino. Para hacerlo, decidimos cómo lo vamos a representar, con qué colores, figuras o diseño. Porque no solo debe ser sencillo, también es importante que sea atractivo a la vista.
3. Ejecutar. Este paso es, quizá, el más relevante. Debemos crearlo y hacerlo con lógica. El ejemplo que veremos al final es un caso sencillo, pero los procesos reales pueden complicarse mucho.
4. Comprobar y mejorar. Como todo en la vida, un diagrama de flujo también es mejorable. Por eso, antes de publicarlo en la empresa, conviene escuchar segundas y terceras opiniones. Además, una vez puesto en marcha, habrá que hacer mejoras, seguro.

¿Cómo influye la comunicación según su procedencia?

La comunicación desempeña un papel importante a la hora de influir en el origen y el desarrollo de diversos aspectos dentro de la sociedad. He aquí algunas formas en que la comunicación puede influir en su origen:

1. 1. Intercambio de ideas y conocimientos: La comunicación permite el intercambio de ideas, conocimientos e información entre individuos y grupos. Este intercambio puede conducir a la creación de nuevos conceptos, innovaciones y avances. A través de una comunicación eficaz, los individuos pueden compartir sus experiencias, perspectivas y conocimientos, fomentando el crecimiento de las ideas e influyendo en su origen.

2. Transmisión cultural: La comunicación sirve como medio de transmisión de normas culturales, valores, creencias y tradiciones de una generación a otra. Permite preservar y difundir el patrimonio cultural, configurando el origen y la continuidad de las prácticas culturales. La comunicación influye en el modo en que se comparten, interpretan y adaptan los conocimientos culturales, contribuyendo a la evolución de las culturas a lo largo del tiempo.

3. Desarrollo de la lengua: El lenguaje, como forma de comunicación, desempeña un papel crucial en la formación de la cognición humana, las interacciones sociales y las expresiones culturales. El origen y el desarrollo de las lenguas están influidos por las pautas de comunicación dentro de las comunidades. A medida que las personas se comunican e interactúan, las lenguas evolucionan, se adaptan y, en ocasiones, dan lugar a nuevos dialectos o idiomas.

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