DOCUMENTACION NECESARIA PARA EL MOVIMIENTO DE MERCANCIAS

DOCUMENTACION NECESARIA PARA EL MOVIMIENTO DE MERCANCIAS

Hoy día en las transacciones internacionales se ve involucrado numerosos documentos, muchos más que en un intercambio puramente local. Algunos de estos documentos son exigidos por en el país exportador, algunos por el importador, algunos por los bancos involucrados, esto si se hace mediante una carta de crédito, otros por las compañías de envíos y otros por el importador de bienes.

Su importancia dentro del movimiento de mercancía tanto local como internacional es fundamental e imprescindible, ya que un error u omisión en la creación de estos documentos puede provocar dificultades tanto para el exportador como para el importador, pues los bienes podrán ser retenidos en la aduana del país importador, el banco solicitará enmienda a fin de procesar el pago o el transportista cargará los bienes de manera inadecuada.

Por lo tanto y como se menciona es fundamental e importante que los encargados de la logística internacional presten especial atención y sigan las menores prácticas al generar los documentos que se vinculan con cada transacción internacional.

1. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN

La gran mayoría de las transacciones comerciales internacionales requieren numerosos documentos, cada uno de los cuales se debe llenar de manera muy específica, dependiendo del país de destino de los bienes, el tipo de bienes, el método de transporte que se vincula, los métodos de pagos elegidos por el exportador e importador, los bancos involucrados, entre otros. Cada uno de estos documentos debe contener también información muy detallada y declaraciones específicas, y se debe llenar en cierto límite de tiempo con una administración especifica. Las dificultades de generar estos documentos son tales, que existe una multitud de paquetes de software para ayudar en el proceso del movimiento de las mercancías local e internacional de manera efectiva.

Por otra parte, es un requisito común emitir más de un original para algunos de estos documentos, así como múltiples copias, una para casi cualquier posible intermediario que se vea involucrado.

Finalmente, la mayoría de los países aún exigen que todos estos documentos se emitan en papel. A pesar de que se ha habido un incremento reciente en el número de países que aceptan presentaciones electrónicas de papeleo, la mayoría aun prefieren los documentos en papel que lo ven como un estatus legal.

1. FACTURAS

Uno de los documentos comunes en las transacciones internaciones y locales es la factura que el exportador envía al importador. Sin embargo, el contenido de una factura internacional es mucho más complejo y se debe preparar de manera sustancialmente diferente para un cliente extranjero como para uno local.

Dentro de este tipo de documento se pueden mencionar algunas variantes como se menciona a continuación:

Factura comercial

Es la factura que acompaña al embarque. Dependiendo de las condiciones de pago que hayan acordado tanto el exportador con el importador, la factura comercial podría enviarse directamente al importador o indirectamente, por medio de los canales bancarios. Esta factura se debe presentar de manera precisa lo que se le está cobrando al importador. Algunas consideraciones dentro de esta factura que son de gran importancia se encuentra la redacción, esto para evitar inconveniente o situaciones complejas en el futuro.

• Se debe dar una descripción muy precisa del producto. En el marketing local es común imprimir sólo un numero de parte, un número de unidades, un precio por pieza y un total. Esto en el comercio internacional es insuficiente, ya que la factura es uno de los documentos que usara el importador o exportador dependiendo de los términos comerciales, para obtener una autorización aduanal en el país de destino. Esto debido a que la tarifa pagada es una función de la clasificación del producto importado, se debe escribir una descripción clara y precisa del producto en la factura. Además, debido a que las tasas tarifarias se determinan por ciertos o varios criterios como: número de unidades en el embarque, sus dimensiones, peso y valor total; toda esta información deberá incluirse.

• Los términos comerciales, deben quedar muy claros, esto ha de ser crucial para aclarar si el exportador o importador es responsable por el pago de un numero de servicios y cuotas secundarias como los envíos, estiba, seguro, cuotas portuarias, cuotas de terminal, impuestos, entre otros. Un malentendido en esta área puede causar incontables problemas, y costar una cantidad sustancial de dinero. En una transacción internacional, el uso de términos comerciales tradicionales o el uso de términos comerciales locales, que nadie entiende, se debe evitar a toda costa.
• Se debe hacer una lista detallada de los artículos que el exportador ha pre pagado para el importador, por ejemplo, se debe indicar claramente la cantidad que pagó el exportador por un seguro internacional en el caso de un embarque CIF o CIP, pues en algunos países importadores excluyen este monto cuando calculan los impuestos.
• Las condiciones de pago también deben estar claramente detalladas; son las condiciones bajo las cuales se debe pagar la factura.
• Debe quedar claro en que moneda se hará el pago.
• También se debe presentar la información de envío, la cual incluye los puertos de salida y destino, nombre de las compañías de envíos, fechas del embarque, numero de cajas o contenedores, su peso y tamaño.
• Finalmente, se debe proporcionar la información habitual: nombre del vendedor o exportador, del comprador o importador, etc.

Factura Proforma

Es un documento internacional muy común, no es una factura en absoluto, más bien una cotización.

Una transacción internacional incluye tantas variables que en ocasiones es difícil para un importador tener una buena comprensión de cuáles serán sus costos finales, por ejemplo, el costo de los bienes incrementa por los costos de envío, seguro y otros más. A fin de determinar estos costos, el importador puede solicitar una factura proforma, es decir más que todo, una factura por adelantado o una pre visualización precisa y exacta de cómo será la factura real de la transacción que llevara a cabo. El importador puede entonces comparar esta factura con otras cotizaciones que reciba.

En los casos que el exportador solicite el pago por medio de una carta de crédito, el banco emisor usa la informacióncontenida en la factura proforma para abrir la carta de crédito. Puesto que la carta de crédito dicta que los documentos presentados para el pago deben concordar exactamente con los descritos en la carta de crédito, cualquier información que se incluya en la factura proforma estará presente en la carta de crédito. Por lo tanto, es de hecho contra la información contenida en la factura proforma que se revisan los documentos. Se debe prestar debida atención a la redacción de una factura proforma, pues la factura comercial final no debe variar de ella.

También se debe incluir una fecha de vencimiento o la fecha después de la cual la cotización ya no es válida. En una transacción internacional, la fecha de vencimiento recibe un trato muy diferente que en una transacción local.

El manejo informal de una factura proforma puede causar incontables problemas a futuro. Como sabiamente puntualiza una GuíaBásica de Exportación: “los problemas se evitan más fácilmente de lo que se rectifican después de que ocurren”

Factura Consular

Para las exportaciones a algunos países, puede ser necesaria una factura consular. Esta no es más que una factura comercial regular, pero impresa en papel membretado que proporciona el consulado del país del importador, y que el consulado hace oficial (se legaliza) antes que se envíe al importador.

El proceso de obtener una factura consular a menudo consume mucho tiempo, puesto que involucra al menos un intercambio, ya sea por correo o por persona, con el consulado. Debido a que los consulados de muchos países rara vez se ubican en una ciudad conveniente al exportador, existen varias compañías que ofrecen mensajeros que recogen dicha factura en el consulado donde solicitan su legalización y luego la devuelven a la compañía de exportación.

Este proceso resulta en gran medida un poco tedioso puesto que algunos países sacan provecho de este proceso, ya que genera ingresos adicionales, ya que la papelería oficial que vende el consulado y el procedimiento de oficialización usualmente son bastante costosos. Todas estas cuotas también se generan, obviamente, en moneda fuerte, otro beneficio más. Por fortuna, este tipo de requisito está desapareciendo lentamente, pues en gran medida los exportadores lo ven como una barrera o comercial. Hasta junio de 2013, las facturas consulares aún eran un requisito en algunos países de Latinoamérica.

Facturas Comerciales Especializadas

Algunos países exigen que todas las facturas comerciales estén impresas en un formato estándar, que usualmente está disponible a un bajo costo con impresores internaciones especializados. En general estos requisitos no se consideran barreras comerciales, más bien se definen como un propósito de simplificar el trabajo de los empleados aduanales.

II. DOCUMENTOS DE IMPORTACIÓN

Los países en los cuales se importan los bienes exigen un número muy grande de documentos. Existen varias razones para estos requisitos. Estos documentos:

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