El estudio de la contabilidad de la oficina principal y sus sucursales

Agencias y Sucursales

El estudio de la contabilidad de la oficina principal y sus sucursales puede ser dividido en dos partes. La primera se relaciona con la contabilidad de las transacciones de la sucursal, las cuales unas veces serán con la oficina principal, y otras, con los particulares; la segunda se refiere a la consolidación periódica de las cuentas d la oficina principal con las de la sucursal (o sucursales) con el fin de preparar estados financieros para la compañía en conjunto (como una sola unidad).

Contabilidad de la Sucursal

Cuando una compañía abre una sucursal, y ésta va a llevar sus propios registros de contabilidad, quiere decir (al menos hasta donde incumbe a la contabilidad), que la sucursal operará más o menos como si fuera una compañía separada. Tendrá sus propios libros de entrada original y su libro mayor, y en ellos registrará todas las transacciones (sean con la oficina principal o los particulares) que la afecten. También justamente como si fuera una compañía separada, hará periódicamente los asientos de ajustes necesarios, cerrará sus libros y preparará estados financieros.

La diferencia principal entre la contabilidad de una sucursal y la de una compañía verdaderamente independiente consiste en que la primera no lleva las cuentas de Patrimonio convencionales. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino más bien la oficina principal, y por lo tanto la única cuenta de patrimonio que lleva una sucursal es llamada algo así, como Oficina Principal por Pagar por cuanto los activos netos, de la sucursal son de propiedad de la compañía misma, la oficina principal. Igualmente, la oficina principal en sí llevará en sus libros una cuenta recíproca, llamada Sucursal por Cobrar. La oficina principal lleva esta cuenta como un activo y siempre debe ser igual a la cuenta recíproca Oficina Principal por Pagar que es llevada en los libros de la sucursal.

Ilustración

Para ilustrar los fundamentos de la contabilidad de las sucursales (y al mismo tiempo los de la oficina principal respectiva), digamos que una compañía cuyas oficinas principales están situadas en Caracas, abre una sucursal de ventas en Valencia, el 02 de enero de 19XX. La sucursal va a mantener sus propios registros de contabilidad (un diario general, un libro mayor, etc.), y cerrará sus libros y preparará estados financieros al final de cada mes.

La sucursal va a funcionar en un local amoblado tomado en alquiler, e inicia operaciones con 5.000,00 Bs., en dinero efectivo y 50.000,00 Bs. en inventario de mercancía que le ha dado la oficina principal. Esto se considera como la transacción (a).

Durante el mes hubo otras transacciones, así:

(b) Compras de inventario a crédito hechas por la sucursal, Bs. 10.000,00 (Nota: con frecuencia las sucursales adquieren toda su mercancía de la oficina principal, pero por vía de ilustración, supondremos aquí que alguna es comprada directamente por la sucursal).

(c) Ventas de la sucursal: (1) a crédito Bs. 50.000,00 (2) de contado Bs. 20.000,00.

(d) Cobros de la sucursal de cuentas a cobrar Bs. 42.000,00

(e) Pagos de la sucursal sobre cuentas por pagar, Bs. 7.500,00.

(f) Gastos de la sucursal (incluyendo alquiler del local donde funciona) pagados en efectivo, Bs. 12.000,00

(g) Dinero enviado por la sucursal a la oficina principal, Bs. 40.000,00.

Los asientos que serian hechos para contabilizar estas transacciones en los libros de la sucursal (y también en los de la oficina principal, cuando sean aplicables a ésta), son los siguientes:

TRANSACCION (a)

DIARIO DE LA SUCURSAL

Caja 5.000,00

Embarque de Of. Principal 50.000,00

Of. Principal por pagar 55.000,00

P/R: transferencia de activos dentro de la compañía.

DIARIO DE LA CASA CENTRAL

Sucursal por Cobrar 55.000,00

Caja 5.000,00

Embarque a Sucursal 50.000,00

Comentario Explicativo

La sucursal fue abierta con Bs. 5.000,00 en caja y Bs. 50.000,00 en inventario, que dio la oficina principal, esto es una transacción dentro de la compañía y requiere por lo tanto un asiento en los libros de la sucursal como en los de la oficina principal. La sucursal registra el recibo de estos activos debitando (a) Caja por Bs. 5.000,00 y (b) a la cuenta Embarques de Oficina Principal por Bs. 50.000,00 valor del inventario recibido. Esta cuenta es similar a la de compras, y se usa en vez de esta última para cualquier mercancía que se reciba, directamente de la oficina principal; al igual que la cuenta de Compras, se cierra al final del período contable con el Estado de Ganancias y Pérdidas. La cuenta que la sucursal acredita, Oficina Principal por Pagar, equivale, según se mencionó antes, a la cuenta de Patrimonio de la sucursal; sus activos netos en este momento valen Bs. 55.000,00 y son de propiedad de la oficina principal.

Al mismo tiempo que la sucursal está haciendo su asiento, la oficina principal debe hacer otro correspondiente. Esta última acredita Caja por los Bs. 5.000,00 que dio a la sucursal, y otra cuenta llamada Embarque a sucursal por Bs. 50.000,00 en inventario que transfirió a esta. Esta cuenta de Embarque a Sucursal la trata la oficina principal como una cuenta de Ventas, y la utiliza en vez de esta última para cualquier embarque de inventario que haga a la sucursal; al igual que la cuenta de Ventas, la cierra al final del periodo, con el Estado Ganancias y Pérdidas.

La cuenta que la oficina principal debita, Sucursal por Cobrar, es de activo, la cual muestra la suma que la sucursal le “adeuda”. Esta cuenta se debita cuando la oficina principal transfiere activos a la sucursal, y se acredita cuando la primera recibe activos de la última; igualmente la cuenta de Oficina Principal por Pagar se acredita cuando se reciben activos de la oficina principal y se debita cuando estos se remiten a dicha oficina principal. Ambas cuentas son por consiguiente recíprocas en su naturaleza y el saldo de un debe ser siempre igual al de la otra.

TRANSACCION (b)

DIARIO

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