Empresa llantera el OSO S.A

EMPRESA LLANTERA EL OSO S.A

RELEVAMIENTO DE CAJA-BANCOS

Al 31 de Diciembre del 2013

• La empresa tiene como política ajustar a moneda extranjera al finalizar el año.

• Los fondos de caja chica durante los últimos años no han tenido arqueo por consideran son inmateriales su valores.

• Los fondos de caja chica para tener mejor cuidado cuando se realiza la reposición se lo realiza al a cuenta corriente del custodio.

• Los respaldos de las reposiciones se las guarda en un cartón en forma desordenada y sin ninguna seguridad.

• Los soportes de las reposiciones de caja chica no tienen la palabra anulado o sujeto a reposición.

• La empresa tiene como política emitir cheques cruzados sin son mayores a $1 000, oo., y si es menor a $ 1000, oo. No emitirlos como cruzados si el cliente no lo solicita.

• Todos los cheques emitidos deben contener dos firmas para su validez, para ello se registraron 5 firmas distintas en el banco.

• Los cheques en blanco por seguridad se guardan en el escritorio del contador general.

• Los cheques devueltos de bancos, son destruidos inmediatamente para evitar un fraude.

• La compañía por política no emite cheques en blanco.

• Las firmas conjuntas es la forma del gerente general con una de las firmas de los gerentes de los otros departamentos.

• Cuando sale de viaje el gerente general y por no existir otra firma deja firmado cheques en blanco en poder del gerente de Tesorería.

• Los cheques no cobrados después de seis meses son reversados contra resultados.

• La empresa cuenta con cuatro cuentas corrientes y una cuenta de ahorro.

• La empresa realizas conciliaciones bancarias mensuales en base a instructivos.

• La conciliación bancaria es automática y se lo realiza en el programa Excel.

• El estado de cuenta lo recibe la secretaria quien entrega al contador para revisar los valores y después entrega a la persona que concilia.

• Las conciliaciones bancarias se guarda.

• Para acceder a la consulta de cuentas se ha solicitado que a más de las formas se de una clave al contador general y como contingencia al auxiliar contable.

• En el proceso de conciliación bancaria se verifica que los cheques hayan sido cobrados por los beneficiarios de los cheques.

• La compañía tiene firmado con los bancos una autorización para poder realizar los formularios con la Empresa OCT con la cual tiene firmado un contrato que se vence el 30/NOV/2014.

PUNTOS FUERTES DE AUDITORÍA

 La empresa tiene como política cambiar de moneda al finalizar el año.

 La empresa realiza conciliaciones bancarias mensuales.

 Los cheques deben tener dos firmas obligatorias para tener validez

 Los valores de los estados de cuenta son revisados por el contador general antes de realizar su conciliación.

 La empresa emite cheques cruzados si son superiores a $1000,00 y si son inferiores lo hace si el beneficiario lo solicita.

 Se verifica que los cheques han sido cobrados por el beneficiario.

 No se emite cheques en blanco.

 Las firmas válidas son del gerente general y una de cualquiera de los otros gerentes de los departamentos.

 Los cheques son guardados en el escritorio del contador.

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• La compañía tiene firmado con los bancos una autorización para poder realizar los formularios con la Empresa OCT con la cual tiene firmado un contrato que se vence el 30/NOV/2014

PUNTOS DEBILES DE AUDITORÍA

CAJA

 Los respaldos de las reposiciones se guarda sin ninguna seguridad y en forma desordenada.

 Los respaldos de reposiciones no tiene la palabra anulados o sujetos a reposición

 Los fondos de caja chica no ha tenido un arqueo de fondos.

 Las reposiciones de caja chica se lo realiza a la cuenta corriente del custodio.

BANCOS

 La empresa cuenta con cuatro cuentas corrientes y una de ahorro.

 Las conciliaciones bancarias se las realiza en Excel.

 Las conciliaciones bancarias se guardan.

 Los cheques devueltos son destruidos.

 Cheques firmados por parte del gerente general cuando sale de viaje y quedan en poder del gerente de tesorería.

 El auxiliar contable tienen la clave de las cuentas bancarias.

RIESGO DE AUDITORÍA

 Perdida de información y requerimiento de mucho tiempo para encontrar un documento de respaldo.

 Hay el riesgo de que se realice doble reposición de caja chica al no contar con las respectivas palabras que identifiquen la situación del documento.

 Uso de fondos para cubrir gastos personales del custodio, desviación de fondos perdida de dinero.

 Mal uso de fondos (utilización del dinero para gastos personales del custodio), pérdida de fondos

 Al tener todas las cuentas en una institución financiera, se corre con el riesgo de pérdidas del total o parcial de fondos por causas de posibles quiebras bancarias.

 No hay la suficiente capacidad de ahorro al contar con cuatro cuentas corrientes y una de ahorro.

 Se puede filtrar información hacia fuera de la empresa o se puede perder el archivo por daños en el computador.

 Se puede perder la información de conciliaciones realizadas en fechas pasadas o filtración de información al no tenerlas con seguridades.

 No se cuenta con respaldos de contabilidad de salidas de dinero al destruir los cheques lo que podría ocasionar diferencias en la contabilidad e incurrir sanciones

 Se puede realizar el uso para pagos de cosas distintas de la empresa, y desviación de fondos.

 Desviación de fondos hacia otras cuentas bancarias y autorizaciones indebidas que afecten los fondos ahorrados.

EMPRESA LLANTERA EL OSO S.A

RELEVAMIENTO DE INVERSIONES PERMANENTES

Al 31 de Diciembre del 2013

• Por política las inversiones no se realizan en una misma institución.

• Las inversiones se realizan en instituciones con calificación AAA

• El monto máximo por institución es de $200.000,00 e inversiones hasta $500.000,00 lo aprueba el Gerente general y pasados el $500.000 el directorio.

• Los soportes de las inversiones se guardan en la caja fuerte de la gerencia general.

• Los intereses de las inversiones se contabilizan al vencimiento de las mismas.

• Por política al final del año el contador general realiza un arqueo de las inversiones y presenta un informe a la gerencia general.

PUNTOS FUERTES DE AUDITORÍA

• Por política las inversiones no se realizan en una misma institución.

• Las inversiones se realizan en instituciones con calificación AAA

• Los soportes de las inversiones se guardan en la caja fuerte de la gerencia general.

• Los intereses de las inversiones se contabilizan al vencimiento de las mismas.

• Por política al final del año el contador general realiza un arqueo de las inversiones y presenta un informe a la gerencia general.

PUNTOS DEBILES DE AUDITORÍA

• El monto máximo por institución es de $200.000,00 e inversiones hasta $500.000,00 lo aprueba el Gerente general y pasados el $500.000 el directorio.

RIESGOS DE AUDITORÍA

• Siempre las inversiones van a ser autorizadas por una sola persona sin consentimiento del directorio ya que por institución se lo puede hacer solo de $200. 000,oo, incurre que solo habrá responsabilidad en una sola persona.

EMPRESA LLANTERA EL OSO S.A

RELEVAMIENTO DE CLIENTES

Al 31 de Diciembre del 2013

• La empresa tiene aproximadamente 300 clientes los cuales previo a su vinculación con la empresa son sujetos a una calificación sobre su capacidad de crédito, solvencia, antecedentes del mercado y en proyecto la revisión de lavado de activos.

• La base de clientes se lleva en un módulo automatizado que mensualmente es conciliado con contabilidad y si hay diferencias los ajustes se realizan de forma mensual para lo cual requiere la autorización del Gerente Financiero.

• La política de créditos es de 30 días para ventas hasta $5.000,00 y si supera los $5.000,00 es de 45 días

• Cualquier venta que requiere un cliente debe estar soportado con una nota de pedido las cuales no tienen ninguna numeración consecutiva y no se tiene un control sobre estas notas de pedido.

• La empresa cuenta con 10 vendedores los cuales también hacen gestiones de cobranza en caso de que los vendedores realicen recuperación de cartera deben ser depositados lo que cobraron de toda la semana el viernes en la cuenta corriente que asigna la empresa y los respaldos del depósito se deben entregar en el departamento de tesorería el día lunes a primera hora de la mañana.

• La base de clientes en los últimos meses ha sufrido problemas por ingreso de virus lo cual ha ocasionado la perdida de información sobre los antecedentes de clientes.

• Todo cliente que ingresa a trabajar con la empresa debe llenar los siguientes campos de forma obligatoria:

Dirección (calle principal y calle transversal), número de teléfono de ubicación, número de teléfono convencional, número de teléfono celular, correo electrónico, casilla postal.

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