Ensayo Legislacion Docuemental

Introducción

Los documentos contienen toda la información histórica, económica y financiera, de una empresa desde sus inicios; decisiones tomadas, cambios de personal, elecciones en general, compras, créditos, etc. De ahí la importancia de estos y la forma en que se archivan para preservarlos a través del tiempo y más adelante servir como soportes ante situaciones que lo ameriten.

Como bien dice el dicho “las palabras se las lleva en viento”, pero las letras impresas en un documento bien archivado, el tiempo a pesar de las circunstancias no hará que desaparezcan, y continuaran dándole vida a los procesos de una empresa desde su conformación, sirviendo como evidencia histórica y financiera en esta, para su crecimiento y expansión.

Desarrollo

Todo nace para empezar a crecer desde el mismo instante, y una empresa no es la excepción; desde el momento en que se conforma la idea de sus creadores es que aumente tanto en tamaño como en utilidad, por lo que es necesario someterla a múltiples procesos de crecimiento y todos estos procesos deberán ser plasmados en documentos, por bien que hayan sido ejecutados la evidencia más veraz será la información plasmada, para soportar nuevas y antiguas situaciones que ameriten consultar estos documentos.

Las imágenes escritas de manera informativa, nutre el presente de toda sociedad, ya que revela la historia de los instantes ya perdidos en el tiempo; su compromiso es darle vida al pasado y el de la sociedad es preservar esta información plasmada en documentos.

Las empresas deben tomar medidas necesarias para conservar cuidadosamente el material documental de su propiedad, para así facilitar los procesos que harán que aumente su productiva y tamaño. Es de suma importancia que las áreas encargadas en las empresas del cuidado de la información realicen una buena gestión archivística para maximizar la eficacia en la búsqueda utilizando el orden de clasificación como la ley dicta.

Las leyes obligan preservar la información, mantenerla en buen estado para su posterior aplicación cuando se necesario, cuidando esta del deterioro al pasar del tiempo, además de que personas ajenas a determinados documentos de carácter oficial no puedan acceder a ellos sin autorización, y que la información para toda la sociedad en general pueden revisar esta cuando sea necesario sin inconvenientes.

Las empresas con el tiempo después de crecer, algunas desaparecerán, otras pararan de crecer y unas últimas continuaran creciendo aunque sea lentamente, durante estos sucesos será necesario llevar a cabo múltiples procesos como: cambio de personal, planeación de estrategias y ejecución de estas, evolución de productos, adquisición de bienes, créditos, etc. Para todo esto será necesario revisar los antecedentes históricos incluidos en la información plasmada en los documentos; será preservar estos de manera adecuada lo que permitirá un buen control y una buena ejecución.

Conclusión

La información documental debe conservarse lo mejor posible, para su utilización en procesos que recurrir a su información lo requiera, en muchas ocasiones recuperar la información perdida se hace muy difícil, a veces imposible, lo que hace que el buen desarrollo de una situación se detenga o tome un mal rumbo.

Es importantísimo que las áreas encargadas de la gestión documental clasifiquen de forma legal y adecuada los documentos para su fácil acceso, y cuidar que la información con calidad oficial no sea explorada sin autorización.

Conservar los documentos que contienen información histórica y financiera dan vida a los procesos futuros, de los encargados de preservar estos depende que esta información sea utilizada a tiempo y para su uso correcto.

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