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Enviado por jcedgar20 • 11 de Septiembre de 2015 • Apuntes • 1.337 Palabras (6 Páginas) • 161 Visitas
Evento: Congreso de comerciantes e industriales
Lugar: Bucaramanga
Fecha: 28-29-30 de Julio
Hotel: Holiday inn
Auditorio: Juan Pablo II. Universidad Pontificia Bolivariana
Restaurante: Restaurante en el Hotel Holiday inn
Transporte:
Temática: Evento comercial
OBJETIVO GENERAL
Brindar oportunidades al mundo del comercio por medio de asistentes de tal forma que se puede reflejar el aumento de comercio en Colombia asociándonos al TLC.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Identificar pro y contras del comercio en Colombia
- Verificar el beneficio que se puede llegar a tener las empresas de Colombia con este proceso
- Analizar el proceso del TLC en Colombia
POLITICAS DEL EVENTO
- El lugar tiene que estar debidamente organizado para cada ocasión.
- Los asistentes deben ser registrados en la entrada de cada actividad social
- En cuanto a la alimentación debe estar verificado por el registro IMVIMA
- El personal necesitado en cada actividad estará totalmente capacitado.
Perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes.
Estructura organizacional.
[pic 1]
Funciones de comités.
- Comité de finanzas
- Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo
- Buscar recursos económicos necesarios
- Abrir cuentas bancarias
- Mantener reuniones periódicos con el comité programador
- Establecer las prioridades de gastos
- Efectuar los pagos
- Llevar el balance detallado de los gastos efectuados
- Comité de programas
- Preparar un cronograma de las actividades estableciendo fechas
- Escoger temas a tratas y actividades a realizar
- Estructurar el programa técnico
- Seleccionar a los conferencistas o ponentes
- Seleccionar coordinadores de actividades
- Establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección final de trabajo
- Comité de servicios generales
- Reservación del centro de convenciones
- Montaje de salones
- Alquiler de equipos de sonido
- Alquiler de medios audiovisuales
- Reproducción del material
- Organización y contratación del personal técnico
- Comité de promoción y relaciones publicas
- Diseño y elaboración de logotipo
- Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones distintivos.
- Promoción interna y externa
- Diseño y compra del material promocional
- Elaboración de pancartas
- Planificación y coordinación del protocolo
- Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación
- Coordinar programas especiales para comité organizador, los conferencistas e invitados especiales
- Coordinar los actos de inauguración y clausura
- Elaborar los instructivos
- Comité de seguridad
- Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes
- Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa a las prestatarios de servicio
- Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios
- Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios
- Comité de alojamiento
- Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje
- Contratar los servicios de alojamiento
- Distribuir las habitaciones
- Asignar habitaciones a invitados especiales
- Comité de alimentos y bebidas
- Seleccionar todo lo que concierne a alimentos y bebidas: desayuno, almuerzos, cenas y refrigerios
- Organizar horarios
- Seleccionar menú
Perfil de conferencistas:
Perfil de participantes:
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Formas de financiamiento, presupuesto y flujo de dinero
- El evento estará financiado por medio de patrocinadores
- El área de alimento y transporte será financiada por parte de nuestra organización
- Sera una sociedad mixta la cual estará apoyada por patrocinadores y nuestros recursos
Contratación de lugares y servicios
Lugares:
- Hotel Holiday Inn
- Auditorio Juan Pablo II, Universidad Pontificia Bolivariana
- Restaurante Holiday Inn
- Imperial salón de eventos
Estos lugares atacan las necesidades de nuestro evento, los cuales son los precisos para ponerlo en marcha. La contratación se realizara directamente con cada compañía responsablemente y legalmente redondeando todos los requisitos para adquirir su servicio.
Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos.
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