Ficha de Procesos Créditos y Cobranzas

VISIÓN DE PROCESOS

             Ficha del Proceso: Créditos y Cobranzas

                                Bahiense JMS

                                       Junio-2015  

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PROCESOS, Marco Teórico:

Podemos definir al Proceso como todo conjunto de actividades repetitivas, de secuencia lógica y ordenada, mutuamente relacionadas o que interactúan, que se realizan en la Organización por una persona, grupo  o departamento, con la capacidad de transformar entradas (inputs) en salidas o resultados programados (outputs) con un valor agregado, para un destinatario, que es el cliente en cada proceso y que puede estar dentro o fuera de la Empresa.

Los Procesos deben ser capaces de atravesar la Organización en forma vertical y horizontal.

Estos Procesos a su vez cuentan con Subprocesos, los cuales son partes bien definidas del mismo. Su debida identificación suele resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.

Siendo que la Gestión por Procesos es también un sistema de gestión de Calidad, su principal objetivo es aumentar los resultados de la Empresa a través de conseguir niveles superiores de satisfacción de sus clientes.

Efectividad, Eficiencia y Flexibilidad deben ser las características claves para todo buen Proceso.

Entre sus principales ventajas encontramos:

• Reconoce e identifica los procesos internos claves y relevantes relacionados con los factores críticos para el éxito, lo que proporciona ventaja competitiva. También los procesos de apoyo.
• Mide su actuación (calidad, costo y plazo) y la relaciona con el valor agregado percibido por el cliente.
• Integra y facilita el cumplimiento de exigencias normativas internas y externas.
• Implica menor burocracia, estandarizando la operatoria y unificando criterios.
• Fomenta el trabajo en equipo.
• Identifica y opera sobre las necesidades del cliente interno y externo, midiendo su satisfacción.
• Asigna responsabilidades personales a cada proceso y subproceso.
• Establece en cada proceso indicadores de funcionamiento y objetivos de mejora, lo que permite mantenerlos bajo control.

Los resultados obtenidos en cada Proceso son controlados y pueden ser medidos mediante Indicadores, los cuales deben ser comparables en el tiempo para poder analizar su evolución. Estos Indicadores se caracterizan por ser útiles para permitir la mejora continua, expresables en forma de índice, fáciles de calcular y controlar, referidos a un período de tiempo definido, sensibles y capaces de detectar irregularidades, ligados a un objetivo y concretos, no manipulables.

Para facilitar el conocimiento, interpretación y control de estos Procesos y Subprocesos, se hace indispensable la construcción formal de un diagrama, cuadro o Ficha de Procesos.  

Toda Organización que oriente sus esfuerzos a dar respuesta oportuna a las necesidades de sus clientes requiere identificar, mejorar y documentar sus procesos, convirtiéndose éstos en una muy útil herramienta de trabajo que contribuye al cumplimiento eficaz y eficiente de la planeación estratégica.

Esta Ficha de Procesos se transforma, en consecuencia, en un documento completo y actualizado de consulta, que establece un método estándar para ejecutar el trabajo en las distintas áreas de una Empresa, logrando un adecuado control interno.

En estos instrumentos de información se consignan en forma metódica, resumida y clara los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa, representando una verdadera guía de trabajo.

Entre los objetivos, beneficios y ventajas de la emisión y uso de las Fichas de Procesos tenemos:

.  Presentan una visión integral de cómo opera la Empresa y sus Departamentos.

.  Precisan la secuencia lógica de los pasos que componen cada uno de los procesos.

.  Facilitan la uniformidad de control con el cumplimiento de la rutina de trabajo.

.  Permiten evaluar la operatividad de las unidades de negocios.

.  Incrementan la confiabilidad en el desempeño de los Procesos, mejorando su calidad.

.  Permiten controlar los procesos de manera ordenada, facilitando la reingeniería de los mismos.

.  Permiten una rápida y sencilla identificación de los problemas, así como la rápida resolución de

   los mismos. Por lo tanto disminuye tiempos de respuesta y costos.

.  Facilitan las labores de las auditorías internas y externas.

.  Son de gran ayuda para el entrenamiento de personal nuevo dentro de la empresa.

.  Determinan la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.

.  Describen resumida y gráficamente los flujos de las operaciones y los resultados esperados.

.  Propician el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

En estas Fichas de Procesos, por lo tanto, se deben representar las etapas relevantes en que podemos descomponer y documentar los mismos.

Atento a ello, los pasos necesarios para la construcción de esta Ficha son:

1. Definición de los límites del Proceso: inicio y fin, identificando claramente los elementos     componentes del Input  y los resultados esperados del Output.
2. Identificación de las etapas principales de un proceso, es decir sus Subprocesos.

      3)   Determinar la duración de cada etapa y el tiempo de ciclo total.

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