Formularios y Registros de Contabilidad Importancia de controlar los formularios.

REPORTE DE LECTURA DEl TEMA V

 Formularios y registros de contabilidad

5.1. Importancia de controlar los formularios.

Es de mucha importancia, ya que toda empresa tiene la necesidad de controlar los formularios y la información contenida en ellos. Existen señales que indican la necesidad de implantar el control de los formularios que son:

• Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadoras.
• Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.
• Omisión de detalles importantes para procesar la información.
• Falta de prenumeración.
• Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
• Errores en el llenado.
• Poca estética en su diseño.

 5.2. Técnicas para el diseño de formularios.

Para la elaboración de los formularios se deben tener en cuenta una serie de técnicas que ayudaran a mejorar su diseño. Hay que tomar en cuenta:

Características de los formularios

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Las características que debe cumplir todo formulario son:

• Sencillez en su diseño.
• Diseñado para su procedimiento específico.
• Orden en la secuencia de la información.
• Un mismo empleado no puede validar dos formularios.
• Las copias deben ser hechas y distribuidas para los departamentos que manejan la información contenida en ellos.
• Deben estar prenumerados.
• Deben poseer espacios para las aprobaciones y autorizaciones.

Clasificación de los formularios.

De acuerdo a su presentación pueden ser: simples y compuestos.

De acuerdo a su uso: para originar una acción, para registrar una acción, para informar resultados.

De acuerdo a su elaboración: Manuales, semimecanizados y mecanizados.

Principios que deben seguirse en el diseño de los formularios

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, que son:

• Facilidad para su llenado.
• Reducción de las posibilidades de error.
• Estética.
• Reducción de costos.

5.3. Diseño de un sistema de formularios.

Un sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen todo el manejo de la información escrita, a través de los documentos en la organización. Para diseñar un adecuado sistema de formularios debemos contemplar las siguientes etapas:

Inventario de formularios: el primer paso para diseñar un sistema de formularios en una organización, es el elaborar una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista de formularios deberá comprender tanto los que se encuentran diseñados formalmente, como los que se han hecho de manera informal.

Para realizar un inventario de formularios se pueden considerar los siguientes parámetros de clasificación:

• Por áreas o secciones.
• Por tamaños.
• Por cualquier característica física.
• Formales e informales.

 Análisis de formularios

Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estén utilizando de manera formal e informal, debe evaluarse su utilización. Un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la información que posee:

• Información impresa o fija.
• Información variable o para rellenar.

Cuando se lleva a cabo el análisis de los formularios, es necesario relacionarlo con los procedimientos a los cuales están asociados.

El análisis los formularios debe conducir a una de las siguientes decisiones:

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