Funcion Financiera

Unidad III. “Función Financiera”

Duración: 10 horas

Competencia por unidad: “Identificar en forma clara y responsable cual es la función que desempeña el administrador financiero dentro de una organización, para una eficiente toma de decisiones, bajo una perspectiva global”

3.1 Concepto

La administración financiera es definida por las funciones y responsabilidades de los administradores financieros. Las funciones básicas del administrador financiero se pueden resumir en las siguientes:

1.- Análisis y planeación de actividades financieras:

Se deben de transformar los datos contables de modo que puedan utilizarse para vigilar la posición financiera de la empresa, evaluar la necesidad de incrementar la capacidad productiva y determinar el financiamiento adicional que se requiera.

2.- Determinación de la estructura de activos de una empresa:

El administrador financiero determina la composición (importe monetario) y el tipo de activos que se señalan en el Balance de la empresa. Una vez que se determina la composición, el administrador financiero debe determinar y tratar de mantener ciertos niveles óptimos para cada tipo de activo circulante; también debe determinar cuales son los mejores activos fijos que deben adquirirse y el momento adecuado de su reemplazo.

3.- Manejo de la estructura financiera de la empresa:

Esta función se ocupa del pasivo y del capital. Deben tomarse 2 decisiones fundamentales acerca de la estructura financiera de la empresa:

PRIMERO.- Determinar la composición mas adecuada de financiamiento a corto y a largo plazo. Esta decisión afecta la rentabilidad y la liquidez general de la empresa.

SEGUNDO.- Determinar cuales fuentes de financiamiento a corto o a largo plazo son mejores para la organización en un momento dado.

El administrador financiero reconoce entonces su necesidad de fondos y determina el volumen adecuado para invertir en la empresa, proponiendo el índice de crecimiento del negocio. Dentro de su inversión el administrador debe señalar que tipo de activos ocupará y que cantidad de dinero es necesario invertir en ellos, por ejemplo: la cantidad de inventario adecuado, el volumen de cuentas por cobrar que soporta la empresa, o el efectivo depositado en sus cuentas bancarias, y en cada uno de ellos su manejo correcto. Cuando la empresa desea invertir en activos que le produzcan (activos fijos), debe determinar que tipo de bienes y cuando reemplazarlos para optimizar su uso, ejemplos de inversiones en maquinaria y equipo, edificios o equipo de transporte, deben ser adecuadamente administrados y desechados en el momento adecuado, esto es, cuando se convierten en un alto gasto por su mantenimiento (por ejemplo: maquinaria en mal estado), o por su obsolescencia (el equipo de computo, cuando esté ya no es útil al negocio).

Pero también se requiere determinar que tipo de fondos serán necesarios para soportar el financiamiento más adecuado, ya que fondos caros (altas tasas de interés), pueden afectar tanto las utilidades del ente económico (su rentabilidad), como su capacidad para cumplir con sus obligaciones inmediatas (su liquidez). Así, se determinará, las fuentes de financiamiento más adecuadas en forma (hipotecas, créditos a corto plazo, acciones, etc.) y tiempo (a corto o a largo plazo).

3.2 Marco de referencia: Entorno organizacional

Fig. 3.2 Entorno organizacional

El entorno organizacional son todos los elementos que existen fuera de los límites de la organización y que tienen el potencial de afectarla en todo o en parte. El dominio de una organización es el campo de acción ambiental escogido. Es el territorio que una organización toma para ella respecto de productos, servicios y mercados atendidos. El dominio define el nicho de la organización y los factores externos con los cuales interactuará para alcanzar sus metas.

La actividad del entorno incluye sectores con los cuales interactúa directamente y que tienen un impacto directo en su capacidad para alcanzar sus metas; algunos ejemplos pueden ser el sector industrial, el sector de materias primas, el sector de mercado, los sindicatos o hasta el sector internacional.

El entorno general incluye los sectores que pueden no tener un impacto directo en las operaciones diarias de una empresa, pero que influyen indirectamente en ella. A menudo se incluye al gobierno, las condiciones económicas y socioculturales, la tecnología y los recursos financieros.

3.3 Concepto de administración financiera

3.3.1 Relación con el proceso administrativo

Las funciones descritas en puntos anteriores que realiza el administrador financiero, son llevadas a cabo a través del proceso de la administración en sus cuatro etapas principales: Planeación, Organización, Dirección y Control Financiero.

1. Planeación financiera:

Consiste en decidir por anticipado los recursos que se obtendrán y el uso adecuado que se les dará a los mismos a fin de obtener el objetivo financiero de la empresa. Comprende la previsión, la cual permite estudiar simultáneamente varias alternativas y decidir en la etapa de planeación aquella alternativa con la cual debe trabajar la empresa para conseguir su objetivo.

Campos Objetivos específicos

Inventarios Planificación del abastecimiento

Cartera Garantizar el flujo adecuado de los fondos líquidos acudiendo a la herramienta de los descuentos

Tecnología Incremento de la productividad, mejoramiento de las calidades y minimización de costos

Financiación Establecimiento de la estructura que auspicie los menores costos de capital

Utilidades Fortalecimiento de la autonomía y retribución de la inversión a los socios o accionistas

Transacciones Canalización adecuada de los fondos aportados por socios o accionistas o suministrados por las entidades del sistema financiero

Cuadro 3.1 Ejemplo de objetivos financieros. “Gerencia financiera: un enfoque estratégico”. Alberto Ortiz Gómez

Los planes y presupuestos financieros proporcionan “mapas” de las trayectorias a seguir para alcanzar los objetivos de la empresa. Además, estos instrumentos proporcionan una estructura para coordinar las diversas actividades de la empresa, además de que actúan como un mecanismo de control para establecer un patrón de financiamiento respecto al cual pueden evaluarse los resultados reales.

Dos aspectos son fundamentales en el proceso de la planeación financiera: el efectivo y las utilidades. La primera, que por lo general se realiza al elaborar el presupuesto de caja o efectivo, debe su importancia al hecho de que el dinero efectivo es el elemento primordial de la empresa; de no contar con una cantidad de efectivo adecuada (sin importar el nivel de utilidades) la empresa perdería solvencia y acabaría en la bancarrota. La planeación de las utilidades generalmente se lleva a cabo con estados financieros pro-forma que muestran niveles anticipados de utilidades, activos, pasivos y capital. Los presupuestos de efectivo y los estados financieros pro-forma no solo son útiles para la planeación financiera interna, ya que también los acreedores actuales y futuros tienen por costumbre solicitarlos.

La planeación debe cumplir con tres principios básicos:

Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas. Planear “ser el mejor” es una meta vaga, sería mejor aumentar nuestra rentabilidad un 10% con respecto al período anterior.

Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que puedan ser necesarios, ya sea en razón de una situación imprevisible, o que sea por que las circunstancias hayan variado. Un cambio en la situación económica externa, como una devaluación, por ejemplo, puede variar los planes proyectados, y el administrador tendrá que reaccionar ajustándolos de acuerdo a las nuevas circunstancias.

Unidad: Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función, mismo que integrado a los demás planes de las otras funciones, forman un solo plan general. La administración debe consolidar sus planes de tal manera que persigan un solo fin, sin importar el área de la empresa de la que se trate.

Algunos ejemplos de las herramientas de la planeación financiera son:

El presupuesto de caja o efectivo: Es la representación numérica de las entradas y salidas del efectivo de la empresa. Su finalidad es anticipar los movimientos económicos en efectivo y determinar los saldos probables en períodos determinados.

El pronóstico de ventas: Debe determinarse por anticipado las ventas probables de un período determinado, ya sea mensual, semestral, anual, etc.; y puede basarse en técnicas de estadísticas o de comparación con otros períodos.

Estados financieros pro-forma: Los documentos financieros pueden ser proyectados de tal manera que representan la posición financiera planeada a un futuro determinado. La empresa podría entonces realizar un Balance General Pro-forma, o un Estado de Resultados Pro-forma, documentos que representarían la situación financiera esperada con relación a sus activos, pasivos o capital, o de sus ventas, costos, gastos y utilidades.

Análisis del punto de equilibrio (planeación de utilidades): La empresa determina en forma gráfica o matemática la igualdad entre sus ingresos y costos, el punto donde puede planear y verificar la sensibilidad

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