Función de los sistemas y procedimientos en la administración general

Función de los sistemas y procedimientos en la administración general

La dirección de una empresa debe decidir lo que va a hacerse y después, valorar lo que se ha hecho. Aun dentro de los límites de este exceso en la simplificación, será posible darse cuenta de que en todo momento, el administrador tiene ante sí una serie de consideraciones básicas.

Consideraciones básicas:

1. Consideraciones anteriores a hecho. Decidir lo que va a efectuarse, políticas expresadas en cantidades específicas de los productos, servicios, etc.

a) ¿Cuándo debe hacerse? Prioridad, secuencia y programación de la producción

b) ¿Quién va a efectuarlo? Organización, delegación de autoridad, división y coordinación del trabajo y relaciones funcionales

c) ¿Cómo va a efectuarse? Sistemas, procedimientos, métodos de control de calidad, estandarización de las prácticas de trabajo, publicación de manuales de operaciones

d) Disponibilidad de los recursos necesarios con que hacerlo

2. Consideraciones inmediatas de ejecución

a) Consiste en la ejecución de lo que va a hacerse

3. Consideraciones posteriores a hecho

a) ¿Qué se ha hecho?

b) ¿Qué tan bien se hizo?

c) ¿Debe continuarse haciendo?

d) ¿Podría mejorarse lo que se ha hecho?

Concepto de un sistema, de un procedimiento y de sistemas y procedimientos

EL termino sistema ha formado parte del lenguaje humano desde tiempos inmemorables, el concepto está mereciendo gran atención, lo mismo en el ámbito de una empresa pública o privada.

Definiciones de sistemas

Johnson y Kast

En un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o partes fundamentalmente relacionadas, que forman un todo unitario.

Barisch

Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella.

Nuestra definición

Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes están interrelacionadas a través de un orden lógico, que concatena sus actos hacia un fin determinado.

Desde el punto de vista de la administración de la empresa

Son medios por los que se vale un organismo social a fin de lograr los objetivos para los cuales se ha creado.

Los componentes básicos de un sistema son: el objetivo, los elementos y las interrelaciones.

Definiciones de procedimiento

Gómez Ceja

Es una serie de labores concatenadas que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado,

Barrios

Es el conjunto de rutinas específicas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacio, etc.

Koontz y O’Donnnell

Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guías de acción, más que pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Nuestra definición

Es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.

Responsables de los sistemas y procedimientos

Cuando no se lleva a cabo la definición de responsabilidad, sucede una de estas dos cosas:

a) El personal hace poco o ningún caso de los sistemas y procedimientos

b) El personal que de alguna manera lo hace, establece objetivos duplicados, conflictivos e incompletos

Para adquirir el grado de comprensión que se persigue es necesario:

1. Un documento explicativo del programa general de sistemas y procedimientos de la empresa

2. Partiendo del programa

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