GUIA DE REMISION

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Los albaranes o notas de entrega, pese a su frecuente uso práctico, suelen ser documentos bastante desconocidos por parte de la mayoría de las empresas, que los usan sin ser conscientes de la trascendencia de los mismos. En este artículo pretendemos ofrecerles las claves del uso de estos documentos, los requisitos que deben reunir y los efectos que producen.

¿Qué son los albaranes de entrega?

El albarán o nota de entrega, es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido.

El albarán original y una copia se envía al comprador, el cual debe firmarlo como prueba de que ha recibido el pedido, quedándose con el original y entregando la copia al mensajero o transportista. Otra copia permanecerá en poder del vendedor. Es necesario guardar el albarán por si se produjese alguna reclamación.

El uso del albarán no es obligatorio por lo que en ocasiones se entrega directamente la factura. En los casos en los que las transacciones son muy continuas se entrega albarán y al final de cada periodo se emite la factura de todas las transacciones.

¿Para qué sirven los albaranes de entrega?

Este documento es vital para el comprador, el vendedor e, incluso, también, para la empresa de transporte.

En el caso del comprador, el albarán le sirve para comprobar que lo que ha recibido coincide con lo que solicitó y verificarlo con la facturación del pedido cuando ésta sea posterior. Por ello, el albarán debe ser comparado con la nota de pedido para corroborar si se trata efectivamente de la mercadería solicitada. También le es útil para controlar los productos o mercaderías que ha recibido con la facturación posterior.

En el caso del vendedor, el albarán debidamente firmado por el comprador le sirve como una constancia de haber entregado la mercadería de manera conforme y para poder elaborar la factura. Por ello, se dice que el albarán cumple, para la empresa emisora, una doble función:

Por un lado, representa un justificante de la salida de los productos del almacén correspondiente y,

Por otro, acredita la entrega del producto al cliente, de ahí que habitualmente contenga más de una copia. La copia firmada por el cliente debe regresar siempre a la empresa vendedora, de tal modo que ésta tenga constancia de la entrega o prestación y pueda emitir la factura correspondiente.

Para la empresa de transporte, el albarán es una garantía de que ha entregado en buen estado las mercaderías solicitadas.

¿Es lo mismo el albarán que la factura?

El albarán, más que cumplir funciones tributarias, sirve para acreditar la entrega de una mercancía. Por esta razón, es frecuente el uso de albaranes donde sólo se consignan datos de la mercancía pero no el valor de la misma. Sin embargo, y como veremos a continuación, también existe el albarán valorado que, además de evidenciar una transacción o la entrega de una mercancía, también incluye el precio individual y total de la operación.

Ahora bien, incluso tratándose de un albarán valorado, hay que reconocer que el mismo no produce los mismos efectos de la factura y no es sustitutivo de la misma.

Los valores que se detallan en esta clase de albarán no cuentan con efectos tributarios. El albarán es un documento que sólo garantiza una entrega, si se le agrega el valor de la mercancía es solo para ofrecer un mayor detalle de la transacción.

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