Gestión de cambio de un proyecto

GESTIÓN DE CAMBIO

Actividad de responsabilidad única de la PM con origen diverso.

Como el cambio puede afectar a una o más líneas base, el proceso de gestión de cambios no se utilizar si todavía no estás delimitadas-

De acuerdo al PMBok 6ta edición se plantea el esquema:

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IDENTIFICAR

1. Identificar el cambio: Determinar si existe una solicitud de cambio y su documentación

• La documentación del cambio implica el cumplimiento de un formulario de solicitud y la incorporación al registro de cambios.

1. La PM asegura que la solicitud de cambio se documente a través del formulario y se rellena el registro de cambios

EVALUAR Y PRIORIZAR

1. Asegurar que el cambio impacte al menos una línea base del proyecto.
2. Valorar qué ocurre si el cambio no se lleva a cabo – necesidad real del mismo
3. Estimar el impacto del cambio – en términos de coste, cronograma y objetivos del proyecto
4. Priorizar la cola de trabajos existentes – En caso de aprobarse el cambio, la PM deberá llegar a un acuerdo para que se minimice el impacto sobre otros trabajos en curso.
5. La información se debe registrar
6. Matización: En la experiencia, hay que evaluar el impacto del cambio en coste, cronograma, alcance y riesgos. Así como también en cualquier área que se considere clave

APROBAR

El propósito de este paso es llegar a una decisión sobre la aprobación del cambio

1. La PM deberá seguir el procedimiento que aplique; si es de su competencia, deberá analizar y decidir. De lo contrario, deberá elevar la situación a los tomadores de decisión que corresponda, según el modelo de gobernabilidad del proyecto. No es extraño tener un comité de control de cambios.
2. El resultado será_ aprobado, rechazado o postpuesto
3. Se diligencia el apartado correspondiente y se comunica la decisión al solicitante y al resto de stakeholders, por el medio determinado en el plan de gestión de comunicaciones del proyecto.

IMPLEMENTAR

En caso de aprobarse el cambio:

1. La PM deberá incorporar las acciones que fueron estimadas en la evaluación del cambio a la cola de trabajos o actividades del cronograma.
2. Tendrá que actualizar la documentación del proyecto afectada, con las líneas de base impactadas.
3. En particular, deberá revisar el plan de riesgos para determinar si el cambio conlleva alguna modificación a este.
4. Registrar la información correspondiente a esta fase al registro de cambios

CONTROLAR

El objetivo es supervisar y controlar los cambios aprobados en el proyecto.

1. Esta supervisión incluirá un control de su estado, así como informar a los stakeholders afectados de cualquier modificación.

IMPORTANTE

1. Tener en cuenta los factores ambientales de la empresa, así como los activos de los procesos de la organización

El que existan procedimientos de cambio y estos son ágiles, influirá en que el cambio se lleve a cabo en el momento necesario.

1. La PM es la RESPONSABLE de este proceso y deberá estar al tanto de estas circunstancias para llevar a cabo el cambio en el plazo adecuado y evitar retrasos por temas organizativos.

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