Inventario

Inventario: Son las existencias de una pieza o recurso utilizado en una organización. Este se crea cuando el volumen de materiales, partes o bienes terminados que se recibe es mayor que el volumen de los mismos que se distribuye.

Tipos de inventarios:

• Inventario de materia prima: Corresponde a materiales que se compraron, pero aún no se han procesado.
• Inventario de trabajo en proceso (WIP): Consta de componentes o materias primas que han sufrido ciertos cambios, pero no están terminados.
• Inventario para mantenimiento, reparación y operaciones: Se refieren a los artículos de mantenimiento, reparación y operaciones, necesarios para mantener productivos la maquinaria y los procesos.
• Inventario de productos terminados: Corresponde a los productos que están listos para la venta, y que todavía son activos en la contabilidad de la empresa.

Propósitos del inventario:

• Mantener la independencia entre las operaciones: El suministro de materiales en el centro de trabajo permite la flexibilidad en las operaciones.
• Cubrir la variación en la demanda: En ningún caso se conoce la demanda de forma exacta, por lo cual, es precio tener un inventario de seguridad para absorber esas variaciones.
• Permite la flexibilidad en la programación de la producción: Al existir inventario, la presión sobre la producción se reduce. Esto produce tiempos de entrega más alejados, lo que permite planear la producción más tranquilamente y que la operación sea de menor costo.
• Protegerse contra la variación en el tiempo de entrega de la materia prima: A veces los proveedores se demoran más de la cuenta en entregar los materiales solicitados.
• Aprovechar menores costos basados en el tamaño del pedido: Cuando hablamos de pedidos, existen costos relacionados como la mano de obra, llamados telefónicos, formularios, etc. Por lo tanto, mientras más grande sea el pedido, la necesidad de otros pedidos se reducirá de igual forma. Así mismo, los costos de envíos favorecen los pedidos más grandes, ya que mientras más grande sea él envió, el costo unitario será menor.

Presiones a favor de los inventarios bajos:

• Mantener inventario incurre en costos de interés u oportunidad, es decir, para financiar un inventario, las compañías tienen que conseguir un préstamo o perder la oportunidad de hacer una inversión que promete un retorno atractivo.
• Mantener inventario incurre en costos de almacenamiento y manejo, ya que el inventario requiere de espacio y tiene que ser acarreado para entrar y salir de bodega.
• Mantener inventario incurre en costos de impuestos, seguros y mermas, mientras más alto sea el inventario se paga más impuesto, y el seguro sobre los activos es más caro. Por otro lado, las mermas, es decir, el robo de elementos del inventario por empleados o clientes, representa un costo significativo de las ventas.
• Mantener inventario incurre en costos de mantenimiento por la obsolescencia de estos.
• El costo anual de tener una unidad en inventario, fluctúa normalmente entre el 20 y el 40% de su valor.

Presiones a favor de los inventarios altos:

• Servicio al cliente: La creación de inventarios puede acelerar la entrega y mejorar la puntualidad en el reparto de mercancías.
• El inventario alto reduce las posibilidades de que haya faltantes, es decir, un producto que no se encuentre disponible para satisfacer la demanda en el momento que se presenta.
• El inventario alto reduce las posibilidades de que haya ordenes atrasadas, ya que el pedido será atendido de inmediato.
• Costo de hacer pedidos: Cada vez que una empresa solicita mercancías tiene que pagar un costo por hacer ese pedido, por lo cual, es más conveniente mantener una gran cantidad de inventario para no realizar pedidos tan seguidos. Además, realizar pedidos constantemente también implica tiempo para preparar documentos, realizar seguimientos y recibir la mercancía.
• Costo de preparación: Corresponde al costo que implica reajustar una máquina para que fabrique un componente o articulo diferente del que ha efectuado anteriormente. Este costo incluye mano de obra, tiempo para modificaciones, limpieza y la instalación de nuevas herramientas. Este costo es independiente del tamaño del pedido, por lo cual, existen presiones a favor de mantener inventarios altos.
• Utilización de mano de obra y equipo: Mientras más grande el inventario, la gerencia estima que puede incrementar la productividad de la fuerza de trabajo y la utilización de las instalaciones, ya que las ordenes de producción más grandes y menos frecuentes reducen el número de preparaciones iniciales improductivas, las cuales no aportar valor alguno al producto. Además, mantener inventario reduce las posibilidades de tener que efectuar costosas reprogramaciones de las ordenes de producción. También, la existencia de un inventario mejora la utilización de recursos porque estabiliza el ritmo en las industrias cuando la demanda es estacional, ya que usa el inventario acumulado para atender la demanda adicional en las temporadas altas.
• Costo de transporte: Muchas veces, el costo de transporte se reduce aumentando los niveles de inventario. Ya que, al contar con inventario, permite realizar otros embarques con cargas completas y sin la necesidad de acelerar el embarque.
• Pago a proveedores: Una compañía puede reducir el total de pagos a sus proveedores, si es capaz de soportar niveles de inventario más alto.

Sistemas de inventarios

Proporciona la estructura organizacional y las políticas operativas para mantener y controlar los bienes en existencia. El sistema es responsable de pedir y recibir los bienes, es decir, establecer el momento de hacer los pedidos y llevar un registro de lo que se pidió, la cantidad ordenada y a quien.

Clasificar los artículos del inventario

Análisis ABC

Este análisis en una técnica para dividir el inventario en tres grupos según su volumen anual monetario.

La idea consiste en establecer políticas de inventario que centren sus recursos en los pocos artículos importantes del inventario y no en los muchos triviales.

Con el fin de determinar el volumen monetario, se mide la demanda anual de cada artículo en el inventario y se multiplica por su costo unitario.

Los tipos de clases son:

• Clase A: Artículos con alto volumen anual monetario, normalmente constituyen alrededor de 15 % de los artículos, sin embargo, representan entre 70 y 80% del volumen total monetario.
• Clase B: Artículos con volumen anual monetario intermedio, estos representan alrededor del 30% de los artículos, y entre el 15 y 25% del volumen total monetario.
• Clase C: Artículos con volumen anual monetario bajo, representa alrededor del 55% de los artículos del inventario y un 5% del volumen anual monetario.

Mantener registros precisos del inventario

El registro de entrada como el de salida debe ser bueno. También la seguridad del almacén debe ser bueno. Por lo cual, un almacén bien organizado se caracteriza por acceso restringido, buen manejo y áreas de almacenamiento para alojar cantidades fijas de existencias.

• Conteo cíclico: Aunque se haya registrado con precisión su inventario, estos deben verificarse, mediante una auditoria conocida como conteo cíclico.  En vez de llevar cabo inventarios físicos anuales, los registros del inventario deben validarse con una comprobación del ciclo. Para ello se utiliza la clasificación de inventario ABC. Con esto se cuentan los artículos, se verifican los registros y se documentan las imprecisiones para tomar medidas correctivas.

Los artículos A se cuentan frecuentemente (una vez al mes). Los artículos B se cuentan con menos frecuencia (cada trimestre), y los artículos C (una vez cada seis meses)

Ventajas conteo cíclico:

• Evita detener o interrumpir la producción necesaria como cuando se hace inventario físico anual.
• Elimina los ajustes anuales de inventario.
• Personal capacitado audita la precisión del inventario.
• Permite identificar las causas de error y tomar medidas correctivas.

Control de inventarios para servicios

Para aquellos negocios que mantienen grandes cantidades de inventario el control de inventario es clave para el desarrollo de ese negocio.

Por ejemplo, para el servicio de comida, el control de inventario puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

En las tiendas, el inventario por el que nadie es responsable entre la recepción y venta se conoce como merma.

Algunas técnicas, para lograr la precisión y control de inventario correcto corresponden a:

• Buena selección del personal, capacitación y disciplina.
• Control estricto de envíos que llegan.
• Control estricto de todo artículo que sale de la instalación.

Tipos de costos en los modelos de inventarios

• Costos de mantener: Son los costos que se asocian con guardar o manejar el inventario en el tiempo. Incluye la obsolescencia y otros costos relacionados con el almacenaje, como seguros, personal adicional y pago de intereses.
• Costos de ordenar: Corresponden a los costos en el proceso de colocar la orden, incluye formas, procesamiento de órdenes y personal de apoyo.
• Costos de preparar: Son los costos que se refieren a establecer una maquina o un proceso para la manufactura de un producto. Incluye el tiempo, y la mano de obra para limpiar y cambiar.

Modelos de almacenes para demanda independiente

1. Modelo de cantidad económica a ordenar (EOQ)

Supuestos:

• La demanda se conoce, es constante e independiente.
• Tiempo de entrega (tiempo entre colocar y recibir una orden) se conoce y es constante.
• Recepción de inventario es instantánea y completa.
• Descuentos por cantidad no son posibles.
• Los únicos costos variables son el costo de preparar o de colocar una orden (costo de preparación) y el costo de mantener o almacenar el inventario en el tiempo (Costo de mantener o manejar)
• Los faltantes (escasez) se evitan por completo si las ordenes se colocan en el momento adecuado.

1. Modelos probabilísticos con tiempo de entrega constante

Supuestos:

• La demanda no es conocida, pero es posible especificarla mediante una distribución de probabilidades.
• Ante una demanda incierta, uno de los objetivos de la administración, es mantener un nivel de servicio adecuado.
• Una de las técnicas para reducir los faltantes es mantener unidades adicionales en inventario (inventario de seguridad).
• La cantidad de inventario de seguridad depende del costo de incurrir en faltantes y el costo de mantener el inventario adicional. El objetivo es minimizar la suma de estos costos.

1. Modelos de la cantidad económica a producir

Supuestos:

• Se aplica cuando no se da el supuesto que la orden se recibe completa al mismo tiempo.
• Se aplica cuando el inventario fluye de manera continua o se acumula durante un periodo después de colocar una orden.
• Se aplica también cuando las unidades se producen y venden en forma simultánea.
• Este modelo es adecuado para los entornos de producción, por eso se le conoce como modelo de la cantidad económica a producir.

1. Modelo de cantidad de pedido fija con inventario de seguridad

Supuestos:

• Este modelo vigila en forma constante el nivel de inventario y hace un pedido nuevo cuando las existencias alcanzan cierto nivel, ROP.
• El peligro de tener faltantes ocurre solo durante el tiempo de entrega, entre el momento de hacer el pedido y su recepción.
• Se establece el punto de volver a pedir para cubrir la demanda esperada durante el tiempo de entrega más el inventario de seguridad determinado por el nivel de servicio deseado.

1. Modelo de periodo fijo con inventario de seguridad

Supuestos:

• El inventario se cuenta solo en algunos momentos (cada semana, cada mes, etc.).
• Estos modelos generar cantidades de pedido que varían de un periodo a otro, dependiendo de los índices de uso. Por lo general, para esto es necesario un nivel más alto de inventario de seguridad que en el sistema de cantidad de pedido fija.
• El sistema de cantidad de pedido fija supone el rastreo continuo del inventario disponible y que se hará un pedido al llegar al punto de reorden.

1. Modelo de descuento por cantidad

Supuestos:

• Para aumentar sus ventas, muchas compañías ofrecen a sus clientes descuento por cantidad. Este es un precio reducido por la compra de grandes cantidades.
• Su objetivo consiste en minimizar el costo total.
• El trueque más importante en este modelo es entre un costo reducido del producto y un costo de mantener más alto.

Sistemas de inventarios simples

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